Software · e-mail en agenda
Excel en Google Sheets automatiseren en koppelen
Excel en Google Sheets zijn rekenbladen waarin veel kmo's prijslijsten, planningen, urenstaten en rapporten bijhouden.
Excel en Google Sheets bij kmo's
In bijna elke kmo draait er ergens een rekenblad dat meer doet dan het zou moeten. Prijslijsten van leveranciers, een planning, urenstaten, een klantenlijst of een weekrapport staan in Excel of Google Sheets, vaak onderhouden door één persoon die weet hoe het bestand in elkaar zit.
Het rekenblad is meestal een plek waar gegevens belanden en waar ze met de hand worden bijgewerkt. Cijfers worden uit het ene programma gekopieerd en in het blad geplakt, een leveranciersbestand wordt elke maand handmatig verwerkt en een rapport voor de zaakvoerder wordt telkens opnieuw opgebouwd. Dat kopieerwerk kan een automatisering overnemen.
Wat we automatiseren
Rapporten automatisch laten bijwerken
We halen cijfers uit boekhouding, CRM of webshop en schrijven ze in een vast rekenblad of overzicht dat op een afgesproken moment klaarstaat. De opmaak blijft die van jullie, het kopieerwerk verdwijnt.
Prijslijsten van leveranciers inlezen
Een nieuw prijsbestand van een leverancier lezen we in, vergelijken we met de huidige prijzen en werken we bij. Een medewerker bekijkt de grootste wijzigingen voor ze in de offerte- of kassaprijzen terechtkomen.
Gegevens uit mails en formulieren in een lijst zetten
Aanvragen, bestellingen of meldingen die per mail of formulier binnenkomen, komen als rij in een gedeeld blad, met de bron erbij. Iedereen werkt in dezelfde lijst.
Uren en werkbonnen verzamelen
Uren die medewerkers doorgeven, komen per persoon en project in één overzicht. Dat overzicht kan dienen voor facturatie of voor het doorgeven aan het sociaal secretariaat, na controle door een verantwoordelijke.
Een lijst vervangen die een systeem is geworden
Soms is het rekenblad zelf het probleem, omdat meerdere mensen erin werken en gegevens botsen. Dan bespreken we in de scan of de gegevens beter in een CRM, boekhoudpakket of eenvoudige database staan, in plaats van er nog meer op te bouwen.
Hoe we koppelen
Voor Google Sheets bestaat een officiële API, waarbij een beheerder of de eigenaar van het blad toegang geeft. Voor Excel werken we via Microsoft Graph wanneer het bestand op OneDrive of SharePoint staat. Een bestand dat enkel op één computer of een lokale schijf staat, kunnen we niet rechtstreeks bewerken. In dat geval verhuizen we het eerst naar OneDrive of SharePoint, of we werken met een export of de mailbox. De toegang loopt via jullie eigen account en kan door jullie worden ingetrokken, en de bestanden blijven in jullie omgeving.
Automatiseringen
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
- Werkbonnen en urenWe laten medewerkers op locatie uren en materiaal doorgeven via een eenvoudig formulier en zetten dat om in werkbonnen, urenstaten en factuurvoorstellen.
- PersoneelsadministratieWe automatiseren het onthaal van nieuwe medewerkers, verlofaanvragen en het bewaken van vervaldata van personeelsdocumenten.
- Offertes opmakenWe zetten een offerteaanvraag per mail of formulier om in een volledig ingevulde offerte in jullie eigen sjabloon, klaar om na te lezen.
Excel en Google Sheets koppelen met
- Exact OnlineCijfers uit Exact Online komen in een vast rekenblad en lijsten uit een rekenblad komen klaar in Exact, na goedkeuring. Zo hoeft niemand nog te exporteren en te plakken.
- TeamleaderLijsten uit Excel of Google Sheets worden contacten en deals in Teamleader, en cijfers uit Teamleader komen in een vast blad. Zo blijft het klantdossier in Teamleader en het rapport in het blad.
Sectoren
- Accountantskantoren
- Advocatenkantoren
- Architectenbureaus
- Bouw en renovatie
- Dierenartsenpraktijken
- Drukkerijen en signalisatie
- Evenementen en catering
- Fitness en sportclubs
- Garages en autobedrijven
- Groothandel
- Horeca
- Installateurs
- Interieur en keukenbouw
- Kappers en schoonheidssalons
- Marketing- en communicatiebureaus
- Opleidingscentra
- Productiebedrijven
- Reisbureaus
- Schilders en afwerkingsbedrijven
- Schoonmaakbedrijven
- Syndici en vastgoedbeheer
- Transport en logistiek
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Uitzend- en selectiekantoren
- Vastgoedkantoren
- Verhuisbedrijven
- Verzekeringsmakelaars
- Webshops
- vzw's en sociale organisaties
Veelgestelde vragen
Ja, als het bestand op OneDrive of SharePoint staat en de structuur voorspelbaar is. Een bestand op één computer kunnen we niet rechtstreeks bewerken. In dat geval verhuizen we het eerst of werken we met een export.
Dan kan de automatisering niet meer vinden wat ze zoekt. Daarom spreken we vooraf af welk deel van het blad vast staat, en bewaken we de automatisering. Loopt er iets mis, dan krijgen jullie en wij een melding.
Niet noodzakelijk. Voor veel zaken is een rekenblad prima. We stellen pas een ander systeem voor als meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken en gegevens botsen, of als er gevoelige gegevens in staan die beter beschermd zijn. De beslissing is aan jullie.
De scan duurt een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Werken jullie met Excel en Google Sheets? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.