Automatisering
Werkbonnen en gewerkte uren digitaal verwerken
We laten medewerkers op locatie uren en materiaal doorgeven via een eenvoudig formulier en zetten dat om in werkbonnen, urenstaten en factuurvoorstellen.
Hoe het nu gaat
Technici, plaatsers en ploegen op de werf noteren uren en gebruikt materiaal op papier, in een notitie op hun gsm of in een berichtje 's avonds. Op kantoor typt iemand dat over in een werkbon, een Excel of het facturatieprogramma. Handschrift is slecht leesbaar, bonnen raken kwijt en uren worden pas op het einde van de maand gereconstrueerd.
Daardoor worden uren niet of laat gefactureerd, en weet je pas achteraf of een werk rendabel was. Voor wie op kantoor werkt is het wekelijks uitzoeken wie wat op welk dossier deed een van de vervelendste klussen.
Hoe het werkt
- 01
Eenvoudig invoeren op locatie
Medewerkers vullen na een job een kort formulier in op hun gsm: dossier of klant, datum, uren, gebruikt materiaal en eventueel foto's. Het formulier past bij jullie werkwijze en vraagt niet meer dan nodig.
- 02
Koppelen aan het juiste dossier
De gegevens worden gekoppeld aan het project of de klant in Teamleader, Odoo of Exact Online, op basis van het dossiernummer dat de medewerker kiest uit een lijst. Een onbekend nummer gaat naar een controlelijst.
- 03
De werkbon maken
Per job ontstaat een werkbon als PDF met uren, materiaal en foto's, in jullie opmaak. De klant krijgt ze, indien gewenst, als concept dat iemand van jullie nakijkt en verstuurt.
- 04
Uren verzamelen
Elke week of maand ontstaat per medewerker een urenstaat. De ploegbaas of verantwoordelijke keurt ze goed. Is het formaat van jullie sociaal secretariaat bekend, dan maken we ook een export in dat formaat.
- 05
Een factuurvoorstel opstellen
Op basis van uren, tarieven en materiaal komt er een concept van de factuur in jullie facturatiepakket. Wijkt iets af van de offerte, dan staat dat vermeld naast het voorstel.
Wat er verandert
Uren en materiaal worden niet meer vergeten
Wat op de werf wordt ingegeven, komt rechtstreeks in het dossier terecht. Facturatie hangt niet meer af van hoe goed iemand zich een week later de uren herinnert.
Sneller factureren
Een factuurvoorstel staat klaar zodra een job is afgerond. De tijd tussen werk en factuur wordt korter.
Zicht op rendabiliteit per dossier
Omdat uren en materiaal per dossier worden bijgehouden, kun je tijdens of na een werk vergelijken wat er begroot was met wat er werd gewerkt.
Waar jullie beslissen
Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt, en een factuur blijft een concept tot iemand ze verstuurt. Foute uren corrigeer je op de urenstaat zelf. Loonberekening en aangiftes blijven bij jullie sociaal secretariaat; wij bereiden alleen de aanlevering voor.
Per sector
- Bouw en renovatieDe ploegbaas registreert uren, materiaal en meerwerk per werf op de telefoon. Het kantoor krijgt een weekoverzicht en een concept voor facturen in regie.
- SchoonmaakbedrijvenEen automatisering verzamelt de prestaties van poetsploegen per object, vergelijkt ze met de afgesproken uren en zet uren en meerwerk klaar voor loonadministratie en facturatie.
- Interieur en keukenbouwPlaatsers vullen op hun telefoon uren, extra materiaal en meerwerk in, met foto's, en leggen opleveringspunten vast. De zaakvoerder keurt meerwerk goed voor het op de factuur komt.
- Schilders en afwerkingsbedrijvenPloegen geven per werf uren, verfverbruik en meerwerk door via de gsm, met foto's en een handtekening van de klant. Het kantoor vergelijkt met de offerte en maakt het factuurvoorstel.
- ProductiebedrijvenOperatoren registreren uren en afkeur per order en operatie op een tablet of telefoon. De uitvoerder krijgt meldingen bij afwijkingen en keurt de week goed.
- Drukkerijen en signalisatieMontageploegen en productiemedewerkers geven uren en materiaal door via een eenvoudig formulier. Daaruit ontstaan werkbonnen per order en een vergelijking met de offerte.
- InstallateursTechniekers registreren elke interventie op hun telefoon, met uren, onderdelen en handtekening van de klant. Het kantoor krijgt een concept-factuur en de voorraad van de bestelwagen blijft kloppen.
- ArchitectenbureausMedewerkers geven elke week hun uren per dossier en fase door via een kort formulier. De automatisering zet ze samen en toont per fase hoeveel van het ereloon al verbruikt is.
- Tuinaanleg en groenonderhoudPloegen geven uren, machines en materiaal per werf door op hun gsm. Daaruit ontstaan een werkbon voor de klant, een weekoverzicht van uren en een factuurvoorstel.
- Marketing- en communicatiebureausMedewerkers geven uren per klant en project door via een eenvoudig formulier. Het systeem bewaakt het budget en zet maandelijks een factuurvoorstel klaar. Een projectleider keurt goed.
Werkt met
- TeamleaderTeamleader is een Belgisch pakket voor kmo's met onder meer CRM, offertes, facturatie en projectbeheer.
- OdooOdoo is modulaire bedrijfssoftware (ERP) van Belgische oorsprong, met onder meer CRM, verkoop, voorraad, boekhouding en projecten.
- Exact OnlineExact Online is cloudsoftware voor boekhouding en facturatie, veel gebruikt door Belgische kmo's en boekhoudkantoren.
- Excel en Google SheetsExcel en Google Sheets zijn rekenbladen waarin veel kmo's prijslijsten, planningen, urenstaten en rapporten bijhouden.
- Google WorkspaceGoogle Workspace is het zakelijke pakket van Google met onder meer Gmail, Agenda, Drive, Docs en Sheets.
Voor wie
- HR-verantwoordelijkenWat een HR-verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan onthaal, verlof, vervaldata en uren, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
- Operationeel verantwoordelijkenWat een operationeel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan planning, werkbonnen, uren en klantvragen, en wat daarvan te automatiseren valt.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
Wat het kost, hangt af van het aantal soorten werk, het facturatiepakket en of de uren ook naar het sociaal secretariaat moeten. De scan van een halve dag levert een voorstel op maat met de prijs op en wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Daarbovenop komt een maandelijks beheerbedrag voor hosting, opvolging en onderhoud.
Meestal niet. Het formulier opent in de browser van de gsm via een link, en kan op het startscherm worden gezet. Werken jullie op locaties zonder bereik, dan kijken we of een formulier met opslag op het toestel nodig is, wat het werk groter kan maken.
Het formulier is bewust kort, met keuzelijsten voor dossier en materiaal, zodat er weinig getypt wordt. Een spraakbericht omzetten naar tekst is mogelijk, maar minder betrouwbaar voor aantallen en artikelcodes. We testen met jullie ploeg wat daar het best werkt voor we iets bouwen.
Niet zomaar. Voor het loon gelden wettelijke regels die het sociaal secretariaat toepast. Wij verzamelen en ordenen de uren, en leveren ze aan in een formaat dat het secretariaat kan inlezen als dat bestaat. De beslissing over loon en prestaties blijft bij jullie en bij het secretariaat.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.