Sector
Automatisering voor vastgoedkantoren
Leads van portalen opvolgen, bezoeken inplannen en pandendossiers compleet krijgen, voor vastgoedkantoren zonder eigen IT-dienst.
Automatisering voor vastgoedkantoren
Een vastgoedkantoor leeft van snelle antwoorden. Een zoeker die via een portaal zoals Immoweb of Zimmo een vraag stuurt, contacteert meestal ook andere kantoren. Daarnaast hangt achter elk pand een dossier met attesten, plannen en afspraken dat compleet moet zijn voor een verkoop of verhuur kan doorgaan.
Wij bouwen automatiseringen voor vastgoedkantoren zonder eigen IT-dienst. Na een scan van een halve dag bekijken we hoe aanvragen binnenkomen, hoe bezoeken worden ingepland en hoe pandendossiers worden samengesteld. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Berichten naar kopers, huurders en eigenaars vertrekken pas nadat een van jullie makelaars of bedienden ze heeft goedgekeurd.
Waar de tijd naartoe gaat
Aanvragen uit meerdere portalen
Aanvragen komen binnen via verschillende portalen, de eigen website en de telefoon. Ze belanden in verschillende mailboxen en niemand ziet meteen welke zoeker al een antwoord kreeg en welke nog wacht.
Bezoeken inplannen
Een bezoek afspreken betekent heen en weer mailen met de zoeker, de eigenaar of huurder en de collega die het pand toont. Elke verplaatsing zet die ronde opnieuw in gang.
Het pandendossier compleet krijgen
Voor een verkoop of verhuur moet het kantoor documenten verzamelen, zoals het EPC en de stedenbouwkundige informatie. Elk document komt via mail of van de eigenaar, en het dossier is pas na veel nabellen compleet.
Dezelfde vragen van kandidaten
Is het pand nog beschikbaar en mag er een huisdier in. De antwoorden staan al in de fiche, maar iemand stuurt ze telkens opnieuw door, ook buiten de kantooruren.
Een mailbox met alles door elkaar
Mails van eigenaars en notariskantoren staan tussen de mails van kandidaten. Een bericht dat op een beslissing wacht verdwijnt onder de rest en blijft soms dagen liggen.
Wat we automatiseren
- Leads opvolgenAanvragen van kandidaten en eigenaars worden per pand samengebracht, krijgen snel een eerste antwoord en worden opgevolgd na de bezichtiging. De makelaar blijft beslissen over bod en prijs.
- Afspraken plannenKandidaten kiezen zelf een bezoekmoment binnen de vensters die de makelaar vastlegt. Bevestiging, herinnering en agenda lopen automatisch, plaatsbeschrijvingen bevestigt de makelaar zelf.
- Documenten verwerkenEPC, keuringsverslagen, attesten en plannen worden herkend, benoemd en in het juiste pandendossier geplaatst. Een checklist toont wat nog ontbreekt.
- KlantvragenVragen van kandidaten, eigenaars en huurders krijgen een antwoord op basis van het pandendossier. Biedingen, prijs en juridische punten blijven bij de makelaar.
- Mails sorterenDe algemene mailbox wordt per pand en makelaar gesorteerd, mails van notarissen met een deadline krijgen voorrang en standaardantwoorden liggen als concept klaar.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Meestal komen die aanvragen als mail binnen in een gedeelde mailbox. Daar kunnen we ze uit lezen, aan een pand koppelen en een antwoord klaarzetten. De aanpak bepalen we tijdens de scan, op basis van hoe jullie nu werken.
Dat beslissen jullie. In het begin zet de automatisering een antwoord klaar dat een van jullie makelaars nakijkt en verstuurt. Wie dat wil, kan voor eenvoudige vragen later een automatisch antwoord activeren.
We herkennen welk document het is, koppelen het aan het juiste pand en tonen wat er nog ontbreekt in het dossier. Een medewerker controleert of de inhoud klopt. Of een document volstaat voor een verkoop of verhuur beoordelen wij niet.
We komen een halve dag langs voor een scan. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan wordt de scan in mindering gebracht. Daarna volgt een prijs op maat per automatisering en een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.