Werkt dit met ons syndicuspakket?

Dat bekijken we tijdens de scan. Veel beheerpakketten hebben een export of een koppeling die we kunnen gebruiken. Hebben jullie pakket geen van beide, dan kijken we of een gedeelde mailbox of een bestand volstaat en zeggen we eerlijk wanneer dat niet haalbaar is.

Wie beslist of een herinnering naar een mede-eigenaar gaat?

Jullie. De automatisering stelt het overzicht en de brief op, en een herinnering voor een achterstallig voorschot gaat pas uit nadat een van jullie beheerders ze heeft nagekeken. Of en wanneer er een formele stap volgt, beslissen jullie en niet wij.

Geven jullie juridisch advies over vergaderingen of afrekeningen?

Nee. We bouwen de administratieve stappen: documenten samenstellen, versturen en opvolgen. Of een oproeping aan de regels voldoet of hoe een kost verdeeld moet worden volgens de basisakte, beoordelen jullie zelf of jullie juridisch adviseur.

Wat kost de eerste stap en van wie zijn de gegevens?

De scan is een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan verrekenen we de scan met de prijs. Daarna betalen jullie een prijs op maat per automatisering en maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud. Accounts en gegevens blijven op naam van jullie kantoor.

Sector

Automatisering voor syndici en vastgoedbeheerders

Herstellingsmeldingen, facturen per gebouw, vergaderstukken en herinneringen aan mede-eigenaars geautomatiseerd, met een beheerder die goedkeurt wat naar buiten gaat.

Automatisering voor syndici en vastgoedbeheerders

Een syndicus beheert de gemeenschappelijke delen van tientallen gebouwen tegelijk en krijgt van elk gebouw dezelfde soort post. Bewoners melden een lek of een defecte lift, mede-eigenaars vragen naar hun saldo, aannemers sturen offertes en onderhoudsfirma's en nutsbedrijven sturen facturen. Daar komt het jaarritme van de algemene vergadering bovenop, met oproepingen, verslagen en afrekeningen die op tijd klaar moeten zijn.

Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor syndici en vastgoedbeheerders die geen eigen IT-dienst hebben. Na een scan van een halve dag in jullie kantoor bekijken we hoe meldingen, facturen en afrekeningen nu door het dossier lopen. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Berichten aan bewoners en mede-eigenaars vertrekken pas nadat een van jullie beheerders ze heeft goedgekeurd. Wat de wet of de basisakte voorschrijft, blijft jullie beslissing. Wij bouwen alleen de administratieve stappen eromheen.

Waar de tijd naartoe gaat

Herstellingsmeldingen van bewoners
Een bewoner meldt een lekkage per mail, per telefoon of via de conciërge. De melding moet aan het juiste gebouw en de juiste aannemer gekoppeld worden, soms ook aan een verzekeringsdossier, en de bewoner wil weten wat er met zijn melding gebeurd is.
Algemene vergaderingen voorbereiden
Voor elke algemene vergadering worden agenda, oproeping, bijlagen en volmachtformulieren per gebouw samengesteld en verstuurd. Na de vergadering volgt het verslag. Bij tientallen gebouwen vallen die periodes samen en stapelt het werk zich op.
Facturen en afrekeningen per gebouw
Facturen van liftonderhoud, verwarming, schoonmaak en nutsbedrijven moeten op het juiste gebouw en de juiste kostenrekening terechtkomen voor de jaarafrekening. Een factuur die op het verkeerde gebouw belandt, valt vaak pas op bij het opstellen van de afrekening.
Achterstallige voorschotten van mede-eigenaars
Mede-eigenaars betalen voorschotten voor de gemeenschappelijke kosten. Wie achterloopt krijgt een herinnering, maar het overzicht per gebouw wordt met de hand bijgehouden en de herinnering gaat pas weg als er tijd voor is.
Vragen van mede-eigenaars over hun dossier
Wanneer is de volgende vergadering, wat staat er op mijn rekening, wie is de contactpersoon voor de lift. Veel antwoorden staan in het verslag, het reglement of het gebouwdossier, maar elke vraag komt toch bij de beheerder terecht.

Wat we automatiseren

Software in deze sector

Veelgestelde vragen

Dat bekijken we tijdens de scan. Veel beheerpakketten hebben een export of een koppeling die we kunnen gebruiken. Hebben jullie pakket geen van beide, dan kijken we of een gedeelde mailbox of een bestand volstaat en zeggen we eerlijk wanneer dat niet haalbaar is.
Jullie. De automatisering stelt het overzicht en de brief op, en een herinnering voor een achterstallig voorschot gaat pas uit nadat een van jullie beheerders ze heeft nagekeken. Of en wanneer er een formele stap volgt, beslissen jullie en niet wij.
Nee. We bouwen de administratieve stappen: documenten samenstellen, versturen en opvolgen. Of een oproeping aan de regels voldoet of hoe een kost verdeeld moet worden volgens de basisakte, beoordelen jullie zelf of jullie juridisch adviseur.
De scan is een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan verrekenen we de scan met de prijs. Daarna betalen jullie een prijs op maat per automatisering en maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud. Accounts en gegevens blijven op naam van jullie kantoor.

Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.

Plan een gesprek Of doe eerst de gratis check

20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.

Automatisering voor syndici en vastgoedbeheerders

Waar de tijd naartoe gaat

Herstellingsmeldingen van bewoners
Een bewoner meldt een lekkage per mail, per telefoon of via de conciërge. De melding moet aan het juiste gebouw en de juiste aannemer gekoppeld worden, soms ook aan een verzekeringsdossier, en de bewoner wil weten wat er met zijn melding gebeurd is.
Algemene vergaderingen voorbereiden
Voor elke algemene vergadering worden agenda, oproeping, bijlagen en volmachtformulieren per gebouw samengesteld en verstuurd. Na de vergadering volgt het verslag. Bij tientallen gebouwen vallen die periodes samen en stapelt het werk zich op.
Facturen en afrekeningen per gebouw
Facturen van liftonderhoud, verwarming, schoonmaak en nutsbedrijven moeten op het juiste gebouw en de juiste kostenrekening terechtkomen voor de jaarafrekening. Een factuur die op het verkeerde gebouw belandt, valt vaak pas op bij het opstellen van de afrekening.
Achterstallige voorschotten van mede-eigenaars
Mede-eigenaars betalen voorschotten voor de gemeenschappelijke kosten. Wie achterloopt krijgt een herinnering, maar het overzicht per gebouw wordt met de hand bijgehouden en de herinnering gaat pas weg als er tijd voor is.
Vragen van mede-eigenaars over hun dossier
Wanneer is de volgende vergadering, wat staat er op mijn rekening, wie is de contactpersoon voor de lift. Veel antwoorden staan in het verslag, het reglement of het gebouwdossier, maar elke vraag komt toch bij de beheerder terecht.

Veelgestelde vragen

Dat bekijken we tijdens de scan. Veel beheerpakketten hebben een export of een koppeling die we kunnen gebruiken. Hebben jullie pakket geen van beide, dan kijken we of een gedeelde mailbox of een bestand volstaat en zeggen we eerlijk wanneer dat niet haalbaar is.
Jullie. De automatisering stelt het overzicht en de brief op, en een herinnering voor een achterstallig voorschot gaat pas uit nadat een van jullie beheerders ze heeft nagekeken. Of en wanneer er een formele stap volgt, beslissen jullie en niet wij.
Nee. We bouwen de administratieve stappen: documenten samenstellen, versturen en opvolgen. Of een oproeping aan de regels voldoet of hoe een kost verdeeld moet worden volgens de basisakte, beoordelen jullie zelf of jullie juridisch adviseur.
De scan is een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan verrekenen we de scan met de prijs. Daarna betalen jullie een prijs op maat per automatisering en maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud. Accounts en gegevens blijven op naam van jullie kantoor.