Sector
Automatisering voor schoonmaakbedrijven
Prestaties per site, personeelsgegevens, offertes en betalingsopvolging voor schoonmaakbedrijven met ploegen die op meerdere locaties werken.
Automatisering voor schoonmaakbedrijven
Een schoonmaakbedrijf bestaat uit ploegen die op veel locaties werken, vaak buiten de kantooruren. Het kantoor ziet de mensen zelden en moet toch weten wie waar was, hoeveel uur er is gepresteerd en wie ziek of afwezig is. Daar hangt zowel de loonadministratie als de factuur aan de klant van af.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor schoonmaakbedrijven zonder eigen IT-dienst. Na een scan van een halve dag bekijken we hoe prestaties, afwezigheden en offertes nu worden verwerkt. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. De loonberekening blijft bij jullie sociaal secretariaat. Wat naar klanten gaat, keurt een van jullie goed.
Waar de tijd naartoe gaat
Prestaties per site verzamelen
Medewerkers geven hun uren door via een papieren lijst, een bericht of een app. Op kantoor wordt alles per site en per persoon samengebracht voor de loonadministratie en de factuur.
Contracten, afwezigheden en vervangingen
Wanneer iemand ziek is, moet er een vervanger worden gevonden en moet de afwezigheid correct worden doorgegeven. Het personeelsdossier wordt met de hand bijgehouden, naast het rooster.
Offertes op basis van oppervlakte en frequentie
Een offerte voor een kantoor, een school of een gemeenschappelijk deel hangt af van oppervlakte, frequentie en soort werk. Dat wordt telkens opnieuw berekend, vaak na een bezoek ter plaatse.
Ploegenplanning wijzigt voortdurend
Klanten wijzigen toegangsuren, ploegen worden herverdeeld en nieuwe sites komen erbij. Elke wijziging moet bij de juiste medewerker aankomen, en dat gebeurt per telefoon of bericht.
Maandelijkse facturen en herinneringen
Contracten worden maandelijks gefactureerd. Klanten die laat betalen worden opgevolgd uit een lijstje, op een moment dat het kantoor daar tijd voor heeft.
Wat we automatiseren
- Werkbonnen en urenEen automatisering verzamelt de prestaties van poetsploegen per object, vergelijkt ze met de afgesproken uren en zet uren en meerwerk klaar voor loonadministratie en facturatie.
- BetalingsherinneringenEen automatisering stelt herinneringen op voor openstaande maandfacturen, stuurt ze naar het juiste boekhoudcontact en slaat klanten over bij wie een klacht of betwisting loopt.
- PersoneelsadministratieEen automatisering bewaakt de onboardingtaken per nieuwe medewerker, houdt sleutels en badges bij, verzamelt verlofaanvragen en zet wijzigingen klaar voor het sociaal secretariaat.
- Offertes opmakenEen automatisering zet de gegevens van een plaatsbezoek om in een offerte volgens jullie eigen rekenregels en volgt de offerte op tot de klant antwoordt.
- Afspraken plannenEen automatisering stuurt wekelijks het rooster per object naar de medewerkers, stelt vervangers voor bij ziekmeldingen en verwittigt klanten als een beurt wijzigt.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Nee. Wij verzamelen de prestaties en afwezigheden en zetten ze klaar in het formaat van jullie sociaal secretariaat. Een medewerker van jullie controleert de gegevens voor ze worden doorgegeven. De loonberekening zelf blijft bij het secretariaat.
Ja, bijvoorbeeld via een bericht of een formulier dat ze al kennen. Wij lezen de uren uit, koppelen ze aan de site en persoon en melden afwijkingen aan het kantoor. Het gebruik van extra apps door medewerkers houden we zo beperkt mogelijk.
Jullie geven oppervlakte, frequentie en soort werk door, en de automatisering rekent met jullie eigen tarieven een voorstel uit. Een van jullie kijkt het na en past aan voor het naar de klant gaat. De prijs bepalen jullie.
De scan van een halve dag wordt in mindering gebracht als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna betaalt een bedrijf een prijs op maat per automatisering en maandelijks een bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.