Sector
Automatisering voor drukkerijen en signalisatie
Offertes per oplage of project, koppelingen tussen webshop, productie en boekhouding, statusvragen van klanten en werkbonnen van de productie, geautomatiseerd.
Automatisering voor drukkerijen en signalisatiebedrijven
In een drukkerij of signalisatiebedrijf is bijna elke opdracht anders. Een flyer, een bedrukt voertuig, een reeks borden of een bouwwerfpaneel vraagt telkens een eigen formaat, materiaal, oplage en afwerking, en dus een eigen offerte. Tegelijk lopen de bestanden van de klant, de drukproef, de productie en de levering door verschillende handen en programma's.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor drukkerijen en signalisatiebedrijven die geen eigen IT-dienst hebben. Na een scan van een halve dag in jullie bedrijf bekijken we hoe offertes, bestellingen en productiebonnen nu lopen. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Een offerte of een bericht aan een klant vertrekt pas nadat een van jullie medewerkers het heeft goedgekeurd. Prijzen en productiebeslissingen blijven bij jullie.
Waar de tijd naartoe gaat
Offertes per formaat, oplage en afwerking
Een offerte hangt af van materiaal, formaat, oplage, kleuren en afwerking. Voor een nieuwe opdracht rekent iemand dat uit in een Excel of een prijslijst, en veel klanten vragen dezelfde opdracht in meerdere oplages aan.
Webshop, productie en boekhouding los van elkaar
Bestellingen komen binnen via een webshop of per mail, productiebonnen staan in een ander systeem en de facturatie in de boekhouding. Dezelfde gegevens worden zo op meerdere plaatsen overgetypt.
Vragen over de stand van een bestelling
Is mijn drukproef goedgekeurd, wanneer wordt het geleverd, kan het formaat nog gewijzigd worden. Klanten bellen of mailen daarover terwijl de stand van de opdracht in het productiesysteem staat of op een bon aan de machine hangt.
Werkbonnen, machine-uren en plaatsingen
Productie-uren per machine en plaatsingsuren van de ploeg die borden of belettering komt aanbrengen, komen op papier of in aparte lijsten binnen. De nacalculatie, wat een opdracht werkelijk kostte, gebeurt zelden tijdig.
Aankoopfacturen van papier, inkt en plaatmateriaal
Papier, inkt, folies en plaatmateriaal komen van enkele groothandels, met facturen die achteraf worden verwerkt. Wat er op een opdracht is gebruikt en wat er is gefactureerd, wordt zelden naast elkaar gelegd.
Wat we automatiseren
- KlantvragenEen assistent beantwoordt vragen over orderstatus, bestandsrichtlijnen en levertermijnen met jullie eigen informatie. Prijzen, wijzigingen en klachten gaan naar een medewerker.
- Offertes opmakenEen prijsvraag met oplage, formaat, papier en afwerking wordt een offerte met staffelprijzen uit jullie eigen lijst. Een medewerker controleert de technische punten en verstuurt.
- Software koppelenBestellingen uit een webshop of orderportaal worden omgezet in productieorders, facturen en verzendinformatie. Een medewerker keurt het drukbestand goed voor het werk start.
- Werkbonnen en urenMontageploegen en productiemedewerkers geven uren en materiaal door via een eenvoudig formulier. Daaruit ontstaan werkbonnen per order en een vergelijking met de offerte.
- Facturen inlezenFacturen van papier-, inkt- en materiaalleveranciers en onderaannemers worden ingelezen en aan een order gekoppeld. Zo staat de inkoop klaar voor de boekhouding en voor de nacalculatie.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Dat bekijken we tijdens de scan. Een webshop zoals WooCommerce heeft een koppeling, en veel productiepakketten hebben een export of een koppeling. Kan een stuk niet netjes gekoppeld worden, dan zeggen we dat eerlijk en zoeken we een omweg.
Volgens jullie eigen prijslijsten en rekenregels, die we samen met jullie vastleggen. De automatisering stelt de offerte op en iemand van jullie keurt hem goed voor hij vertrekt. Wijkt een opdracht af van de regels, dan geeft ze dat aan.
Als de stand in jullie systeem of in een bestand staat, kunnen we een antwoord klaarzetten op vragen daarover. Ook dat gaat in het begin langs een medewerker van jullie. Voor wat niet vaststaat, verwijst het bericht door naar jullie team.
De scan is een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan wordt de scan verrekend. Daarna betalen jullie een prijs op maat per automatisering en maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.