Automatisering
Wekelijkse cijferrapportage automatisch samenstellen
We halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Hoe het nu gaat
In veel kmo's is rapportering een maandelijkse Excel-klus. Iemand exporteert omzet uit het boekhoudpakket, openstaande posten uit een ander overzicht en orders uit de webshop of het CRM, plakt ze samen en maakt de grafieken opnieuw. Het gebeurt meestal door de persoon die het best met Excel overweg kan, en die heeft vaak iets anders te doen.
Door de handmatige stappen is een rapport bij verschijnen al enkele dagen of weken oud en is er kans op een kopieerfout. Bestaan er twee versies van hetzelfde bestand, dan gaat de discussie over welk cijfer klopt in plaats van over wat het betekent.
Hoe het werkt
- 01
Bepalen welke cijfers ertoe doen
In de scan kiezen we samen vijf tot tien cijfers die jullie echt gebruiken, zoals omzet per product of klant, openstaande facturen, aantal offertes en orders. Voor elk cijfer leggen we schriftelijk vast hoe het wordt berekend.
- 02
Gegevens automatisch ophalen
We halen de data op uit de bronnen, bijvoorbeeld Exact Online, Teamleader, Odoo of Mollie, volgens een vast schema. Waar geen koppeling bestaat, gebruiken we een export die automatisch in een map of mailbox terechtkomt.
- 03
Berekenen en controleren
De cijfers worden berekend met vaste formules, niet door een taalmodel. We controleren of totalen overeenkomen met de bron, bijvoorbeeld de omzet met de boekhouding. Ontbreekt er data of wijkt iets sterk af, dan staat dat vermeld bovenaan het rapport.
- 04
Het rapport opmaken en versturen
Het rapport komt als Google Sheet, Excel-bestand op SharePoint of PDF in de mailbox van wie het nodig heeft, elke week of maand op een vast moment. Het ziet er elke keer hetzelfde uit, zodat vergelijken met vorige periodes eenvoudig is.
- 05
Een korte toelichting toevoegen
Boven de cijfers komt een korte tekst met de grootste verschillen ten opzichte van de vorige periode. Die tekst gebruikt enkel wat in de cijfers staat. Oorzaken en conclusies voegt de automatisering niet toe.
Wat er verandert
Het rapport staat elke keer klaar
Op de afgesproken dag ligt het rapport klaar. Niemand hoeft nog te exporteren, te plakken of grafieken opnieuw te maken.
Vaste definities van cijfers
Omdat de berekening vastligt, betekent omzet of marge elke maand hetzelfde. Een aanpassing van een definitie gebeurt bewust en is zichtbaar.
Vroeger zien wat afwijkt
Een wekelijks rapport laat je eerder zien dat iets afwijkt dan een maandrapport dat pas halverwege de volgende maand af is.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Per sector
- WebshopsOmzet, marge per product, retourpercentage en advertentiekosten worden wekelijks samengebracht in één rapport. Vooraf leggen we vast hoe elk cijfer wordt berekend.
- Marketing- en communicatiebureausCijfers uit advertenties, nieuwsbrieven en website komen per klant in een vast rapport. De accountmanager schrijft de toelichting en beslist wat de klant ziet.
- vzw's en sociale organisatiesCijfers uit ledenlijst, boekhouding en activiteitenregistratie komen in vaste rapporten voor het bestuur en voor subsidiegevers. De penningmeester of directie controleert voor ze vertrekken.
- GroothandelOmzet, marge, voorraad en openstaande facturen komen wekelijks uit het ERP in één vast rapport. Signalen wijzen op trage lopers, lage marges en klanten die achterblijven.
- ArchitectenbureausOp een vaste dag in de maand ontvangt de partner één pagina met per dossier de uren tegenover het budget, het ereloon dat nog gefactureerd moet worden en de openstaande ereloonnota's.
- ProductiebedrijvenElke maandagochtend ontvangt de bedrijfsleider één pagina met late orders, uitval en de nacalculatie van afgesloten orders, samengesteld uit ERP, werkbonnen en boekhouding.
- Kappers en schoonheidssalonsOmzet per stylist, productverkoop en bezetting uit kassa en agenda staan elke maandag in één rapport voor de zaakvoerder.
- Fitness en sportclubsLedenaantal, instroom, opzeggingen en bezetting van lessen staan elke maand in één rapport voor de zaakvoerder of het bestuur van de club.
- AccountantskantorenMaand- of kwartaalrapporten voor klanten worden uit het boekhoudpakket opgehaald en in een vast sjabloon gezet. De dossierverantwoordelijke leest mee en keurt goed voor verzending.
- HorecaEen automatisering haalt omzet, couverts, uren en aankoopkost uit kassa, rooster en boekhouding en stuurt elke maandag hetzelfde overzicht naar de zaakvoerder.
- OpleidingscentraCijfers uit de inschrijvingen, de boekhouding en de evaluaties komen in één vast rapport per week of maand. Afwijkende sessies worden gemarkeerd voor de directie.
Werkt met
- Excel en Google SheetsExcel en Google Sheets zijn rekenbladen waarin veel kmo's prijslijsten, planningen, urenstaten en rapporten bijhouden.
- Exact OnlineExact Online is cloudsoftware voor boekhouding en facturatie, veel gebruikt door Belgische kmo's en boekhoudkantoren.
- TeamleaderTeamleader is een Belgisch pakket voor kmo's met onder meer CRM, offertes, facturatie en projectbeheer.
- OdooOdoo is modulaire bedrijfssoftware (ERP) van Belgische oorsprong, met onder meer CRM, verkoop, voorraad, boekhouding en projecten.
- MollieMollie is een Nederlandse betaalprovider voor online betalingen, onder meer met Bancontact, iDEAL, kaartbetalingen en betaallinks.
Voor wie
- Financieel verantwoordelijkenWat een financieel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan facturen, betalingsopvolging en rapporten, en wat daarvan te automatiseren valt.
- Operationeel verantwoordelijkenWat een operationeel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan planning, werkbonnen, uren en klantvragen, en wat daarvan te automatiseren valt.
- ZaakvoerdersWat een zaakvoerder van een kmo kwijt is aan overzichten, offertes, opvolging en mails, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
De prijs hangt af van het aantal bronnen en cijfers. Een rapport uit één bron met enkele cijfers is een kleinere klus. Je krijgt de prijs na de scan van een halve dag. De scan wordt verrekend als je binnen 30 dagen bestelt. Hosting, opvolging en onderhoud vallen daarna onder een maandelijks beheerbedrag.
Beide kan. Voor kmo's werkt een vast rapport in een Google Sheet of per mail meestal het best, omdat mensen het openen zonder in te loggen. Willen jullie een dashboard waarin je kunt doorklikken, dan bekijken we in de scan of dat de extra kosten waard is.
De berekeningen staan op papier en we vergelijken de uitkomst met de bron, bijvoorbeeld de omzet met je boekhoudkundige cijfers. De eerste weken lopen we de rapporten samen met jullie door en vergelijken we ze met wat jullie nu zelf maken. Afwijkingen vinden we zo voor het rapport in gebruik gaat.
Ja. Een extra cijfer uit een bron die al gekoppeld is, is een klein werk. Een cijfer uit een nieuwe bron betekent een nieuwe koppeling en wordt apart geprijsd. Kleine aanpassingen kunnen binnen het maandelijkse onderhoud, grotere uitbreidingen krijgen een eigen prijs.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.