Sector
Automatisering voor accountantskantoren
Documenten van klanten verwerken, aankoopfacturen voorbereiden en mails sorteren, zodat de accountant tijd overhoudt voor advies en controle.
Automatisering voor accountantskantoren
Een accountantskantoor werkt met vaste momenten. De BTW-aangifte van het kwartaal, de jaarrekening, de belastingaangifte. Ervoor moeten klanten hun documenten aanleveren, en dat gebeurt laat, onvolledig of in een vorm die niemand kan gebruiken. Het werk van de medewerkers bestaat voor een groot deel uit achter de stukken aan lopen.
Wij bouwen automatiseringen voor accountantskantoren zonder eigen IT-dienst. Na een scan van een halve dag kijken we waar het kantoor tijd verliest bij ontvangst en voorbereiding van documenten. Boekhoudkundige en fiscale beslissingen blijven bij jullie. Wij nemen het voorbereidende werk over en jullie medewerkers controleren wat wordt voorgesteld.
Waar de tijd naartoe gaat
Documenten die in allerlei vormen binnenkomen
Klanten sturen facturen als pdf, als foto van hun gsm of in een zip. Medewerkers sorteren ze per klant en per periode, voor ze er iets mee kunnen doen.
Aankoopfacturen overtypen of controleren
Ook met Peppol en inleesprogramma's komen er nog stukken binnen die met de hand moeten worden ingegeven of nagekeken. Dat is werk dat niemand in een kantoor graag doet, maar waar het kantoor veel uren aan kwijt is.
Klanten aan hun stukken herinneren
Voor elke aangifte of afsluiting loopt het kantoor achter klanten aan die nog documenten moeten bezorgen. Wie dat opvolgt, bouwt eigen lijstjes en stuurt individuele mails.
Een mailbox vol terugkerende vragen
Klanten vragen of een document is aangekomen, wanneer hun aangifte klaar is of welk bedrag ze moeten betalen. De antwoorden zijn gekend, maar iemand moet ze opzoeken en schrijven.
Rapporten voor klanten in Excel
Een kwartaaloverzicht of een omzetvergelijking voor een klant wordt uit de boekhouding geëxporteerd en in Excel opgemaakt. Dat herhaalt zich voor elke klant en elke periode.
Wat we automatiseren
- Documenten verwerkenFacturen, bankuittreksels en brieven van klanten worden herkend, benoemd en bij de juiste klant en periode gezet. Twijfelgevallen gaan naar een wachtlijst voor een medewerker.
- Mails sorterenDe gedeelde mailbox van het kantoor wordt per klant en soort vraag gesorteerd en toegewezen. Voor standaardvragen staat een concept klaar dat een medewerker goedkeurt.
- Facturen inlezenAankoopfacturen van klanten worden uitgelezen en als boekingsvoorstel klaargezet in het boekhoudpakket. Een boekhouder keurt af of goed, nieuwe leveranciers en afwijkingen altijd.
- RapporteringMaand- of kwartaalrapporten voor klanten worden uit het boekhoudpakket opgehaald en in een vast sjabloon gezet. De dossierverantwoordelijke leest mee en keurt goed voor verzending.
- Afspraken plannenAfspraakaanvragen voor intake, jaarrekening of aangifte worden aan de juiste medewerker gekoppeld en ingepland. De klant krijgt een bevestiging, een lijst van mee te brengen stukken en een herinnering.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Nee. Wij lezen documenten uit, sorteren ze en zetten een voorstel klaar in jullie boekhoudpakket. De accountant of de medewerker blijft verantwoordelijk voor wat er wordt geboekt en aangegeven. Wij geven geen boekhoudkundig of fiscaal advies.
Exact Online, Yuki en Octopus komen vaak voor bij kantoren. Of een koppeling mogelijk is en hoe diep die gaat, hangt af van jullie pakket en abonnement. Dat onderzoeken we tijdens de scan en we zeggen vooraf wat wel en niet kan.
Klantgegevens blijven in jullie eigen accounts, op jullie naam. Tijdens de scan bespreken we welke gegevens een automatisering moet kunnen zien. Een automatisering krijgt enkel toegang tot wat voor die taak nodig is.
De scan duurt een halve dag en wordt afgetrokken van de prijs als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna betaalt een kantoor een prijs op maat per automatisering en een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.