Koppeling · Excel en Google Sheets en Teamleader
Excel en Google Sheets koppelen met Teamleader
Lijsten uit Excel of Google Sheets worden contacten en deals in Teamleader, en cijfers uit Teamleader komen in een vast blad. Zo blijft het klantdossier in Teamleader en het rapport in het blad.
Waarom koppelen
Teamleader is het klantdossier, maar Excel en Google Sheets blijven eromheen bestaan. Een lijst van een beurs of een mailing staat in een bestand, de prijslijst wordt in een blad bijgehouden, medewerkers vullen hun uren in een tabel in en het verkoopoverzicht voor de zaakvoerder wordt telkens opnieuw opgebouwd.
Elke keer dat gegevens van het ene naar het andere gaan, is er kopieerwerk. Een lijst wordt contact per contact overgetypt, met dubbele klanten als gevolg. Een overzicht van openstaande offertes wordt uit een export gemaakt dat bij het openen alweer verouderd is, en een wijziging in de prijslijst haalt de offertes niet in.
Wat er tussen beide loopt
Lijst met leads wordt contacten en deals
Een lijst van een beurs, een mailing of een opdrachtgever zetten we om in contacten en deals in Teamleader. We zoeken eerst of de persoon of het bedrijf al bestaat, zodat geen dubbels ontstaan, en tonen eerst de rijen waarover twijfel is.
Pijplijn en offertes naar een rapport
Open deals, offertes en gewonnen omzet per periode of per verkoper komen uit Teamleader in een blad. Het blad ververst op een afgesproken moment, zodat het verkoopoverzicht niet meer uit exports wordt opgebouwd.
Prijslijst uit een blad naar de producten
Een prijslijst die in een blad wordt bijgehouden, vergelijken we met de producten in Teamleader en we stellen wijzigingen voor. Een medewerker keurt ze goed. Of producten via de koppeling kunnen worden aangepast, hangt af van jullie abonnement.
Uren uit een urenstaat naar projecten
Uren die medewerkers in een blad invullen, zetten we na controle op het juiste project of de juiste opdracht in Teamleader. Zo staat er op het einde een factuurvoorstel klaar dat iemand nakijkt.
Vooraf beslissen
Dubbele contacten voor de import
Een bestand bevat vaak bedrijven die al in Teamleader staan, met een andere schrijfwijze of een ander adres. We kiezen een sleutel, meestal het btw-nummer of het e-mailadres, en laten een medewerker beslissen bij twijfel. Samenvoegingen keurt iemand goed voor er iets verdwijnt.
Herkomst van de gegevens en toestemming
Voor contacten uit een lijst geldt de privacywetgeving (GDPR). We nemen de herkomst van elke rij op in het contact en jullie bepalen met wie er gemarket mag worden. Een lijst die jullie kochten of van een beurs meebrachten, hoeft niet automatisch toestemming te omvatten.
Wat blijft blad en wat wordt Teamleader
Een rekenblad dat ook als klantenbestand dient, botst met Teamleader. We spreken af vanaf welk moment Teamleader het dossier bijhoudt en het blad enkel nog een invoerlijst of een rapport is.
Kolommen en formaten
Telefoonnummers, landen en btw-nummers staan in een blad in alle mogelijke schrijfwijzen. We spreken af hoe ze moeten worden ingevuld en normaliseren wat kan, zodat Teamleader consistente gegevens krijgt.
Hoe we het bouwen
Teamleader heeft een publieke API met OAuth, waarmee je gegevens kunt lezen en aanmaken. Wij verbinden via een toegang op jullie eigen Teamleader-account, die jullie zelf kunnen intrekken. Welke gegevens beschikbaar zijn, kan afhangen van jullie abonnement. Voor Google Sheets bestaat een officiële API. Voor Excel werken we via Microsoft Graph wanneer het bestand op OneDrive of SharePoint staat. Een bestand dat enkel op één computer staat, kunnen we niet rechtstreeks bewerken. Teamleader laat zelf ook toe om contacten met een bestand te importeren en te exporteren. Voor een eenmalige import kan dat volstaan en dan zeggen we het. Een automatisering loont als hetzelfde moet blijven terugkeren. Alle gegevens blijven in Teamleader en in jullie bestanden, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
- Offertes opmakenWe zetten een offerteaanvraag per mail of formulier om in een volledig ingevulde offerte in jullie eigen sjabloon, klaar om na te lezen.
- Werkbonnen en urenWe laten medewerkers op locatie uren en materiaal doorgeven via een eenvoudig formulier en zetten dat om in werkbonnen, urenstaten en factuurvoorstellen.
Veelgestelde vragen
Teamleader laat contacten importeren met een bestand, afhankelijk van jullie pakket. Voor een eenmalige lijst kan dat volstaan. Een automatisering loont als er regelmatig nieuwe lijsten komen, als er eerst op dubbels moet worden gecontroleerd of als bij elk contact ook een deal moet aangemaakt worden.
Een rapport ververst op een afgesproken moment, bijvoorbeeld elke ochtend of elke week. Een directe update bij elke wijziging kan ook, als Teamleader daarvoor een melding kan sturen. Wat nodig is en wat bij jullie kan, bekijken we in de scan.
Dan kan de automatisering niet meer vinden wat ze zoekt. Daarom spreken we vooraf af welk deel van het blad vast staat, en bewaken we de automatisering. Loopt er iets mis, dan krijgen jullie en wij een melding.
De scan van een halve dag op locatie wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Teamleader en van Excel of Google zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Excel en Google Sheets en Teamleader? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.