Koppeling · Excel en Google Sheets en Exact Online
Excel en Google Sheets koppelen met Exact Online
Cijfers uit Exact Online komen in een vast rekenblad en lijsten uit een rekenblad komen klaar in Exact, na goedkeuring. Zo hoeft niemand nog te exporteren en te plakken.
Waarom koppelen
In veel kmo's draait de boekhouding in Exact Online en het overzicht in Excel of Google Sheets. De zaakvoerder krijgt een weekrapport in een rekenblad, de verkoop houdt een prijslijst bij en een externe partij levert uren of verkopen aan in een bestand. In Exact wordt geboekt, in het blad wordt gewerkt.
Tussen die twee zit kopieerwerk. Iemand exporteert openstaande posten of omzet uit Exact, plakt ze in het blad en past formules aan. Een lijst met verkopen of uren wordt overgetypt in Exact. Bij elke stap kan een kolom verschuiven of een bedrag verkeerd landen, en niemand weet zeker welke versie van het bestand de juiste is.
Wat er tussen beide loopt
Rapport met cijfers uit Exact
Omzet, kosten en openstaande posten per periode halen we uit Exact en schrijven we in een vast rekenblad, met de opmaak en formules die jullie al gebruiken. Het blad staat op een afgesproken moment klaar. Welke cijfers beschikbaar zijn, hangt af van de modules in jullie Exact-abonnement.
Openstaande posten per klant in een blad
Een lijst van openstaande facturen per klant, met ouderdom en bedrag, komt in een blad voor de opvolging. Een medewerker gebruikt die lijst voor de herinneringen en kan notities toevoegen in kolommen die de automatisering niet overschrijft.
Verkopen of uren uit een blad worden boekingen
Een blad met verkopen of uren zetten we om in klaargezette boekingen of factuurvoorstellen in Exact, nadat een medewerker het blad als definitief heeft gemarkeerd. Definitief boeken gebeurt pas na goedkeuring.
Prijslijst vergelijken met Exact
Een prijslijst in een blad vergelijken we met de artikelen of prijzen in Exact en we stellen wijzigingen voor. Of artikelen en prijzen via de koppeling kunnen worden aangepast, hangt af van de modules in jullie abonnement. Dat bekijken we in de scan.
Vooraf beslissen
Wat in het blad vast staat
Een automatisering vindt gegevens op een vaste plek. We spreken af welke kolommen en tabbladen vast staan en welke jullie vrij mogen aanpassen. Liefst gebruiken we een tabblad dat enkel de automatisering vult.
Welk systeem leidt
Boekhoudkundige cijfers zijn waar in Exact, niet in het blad. Bedragen in het blad zijn een kopie en worden niet teruggeschreven in Exact, tenzij een medewerker ze als te boeken markeert. Zo ontstaat er geen tweede boekhouding.
Btw-codes, rekeningen en dagboeken
Gegevens uit een blad moeten verwijzen naar bestaande codes in Exact. We maken een lijst van de btw-codes, rekeningen en dagboeken die in het blad gekozen kunnen worden en laten de boekhouder die goedkeuren.
Waar het bestand staat
Excel-bestanden bewerken we als ze op OneDrive of SharePoint staan, Google Sheets als ze op Drive staan. Een bestand op één computer kunnen we niet rechtstreeks bewerken. Dan verhuizen we het eerst of werken we met een export.
Hoe we het bouwen
Exact Online heeft een publieke API waarmee externe toepassingen gegevens kunnen lezen en wegschrijven. Daarvoor wordt een koppeling geregistreerd bij Exact en loopt de toegang via een login op jullie eigen Exact-omgeving, met rechten die jullie zelf beheren en kunnen intrekken. Welke gegevens we kunnen lezen of aanmaken en hoeveel aanroepen Exact toelaat, bepaalt Exact zelf en kan per abonnement en module verschillen. Voor Google Sheets bestaat een officiële API. Voor Excel werken we via Microsoft Graph wanneer het bestand op OneDrive of SharePoint staat. Exact laat zelf ook toe om gegevens te exporteren en, afhankelijk van module en abonnement, om bestanden in te lezen. Voor een eenmalige of zeldzame taak kan dat volstaan en dan zeggen we het. De gegevens blijven in Exact en in jullie bestanden, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- BetalingsherinneringenWe controleren elke dag welke verkoopfacturen vervallen zijn en zetten de juiste herinneringsmail klaar, met de factuur als bijlage.
- Werkbonnen en urenWe laten medewerkers op locatie uren en materiaal doorgeven via een eenvoudig formulier en zetten dat om in werkbonnen, urenstaten en factuurvoorstellen.
Andere koppelingen
Veelgestelde vragen
Exact laat gegevens exporteren en heeft eigen rapporten, afhankelijk van modules en abonnement. Voor een rapport dat je af en toe nodig hebt, kan dat volstaan. Een automatisering loont als hetzelfde rapport elke week of maand in jullie eigen opmaak moet klaarstaan, of als er cijfers uit andere programma's bij moeten.
Nee. Boekingen en facturen worden klaargezet en een medewerker keurt ze goed voor ze definitief zijn. Gegevens uit een blad gaan enkel naar Exact als iemand ze daarvoor heeft gemarkeerd, en alleen met codes die de boekhouder heeft goedgekeurd.
Niet rechtstreeks. We kunnen Excel-bestanden bewerken als ze op OneDrive of SharePoint staan. Een bestand op één computer verhuizen we eerst, of we werken met een export of de mailbox.
Dan kan de automatisering niet meer vinden wat ze zoekt. Daarom spreken we vooraf af welk deel van het blad vast staat, en bewaken we de automatisering. Loopt er iets mis, dan krijgen jullie en wij een melding.
Werken jullie met Excel en Google Sheets en Exact Online? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.