Automatisering
Offertes automatisch opmaken uit een aanvraag
We zetten een offerteaanvraag per mail of formulier om in een volledig ingevulde offerte in jullie eigen sjabloon, klaar om na te lezen.
Hoe het nu gaat
Een offerte maken kost in veel kmo's meer tijd dan de prijs zelf bepalen. De aanvraag komt binnen per mail, telefoon of formulier. Daarna worden klantgegevens overgetikt, wordt een oude offerte gekopieerd en aangepast, worden prijzen opgezocht in een lijst of Excel en wordt alles in een document gegoten. Er sluipen fouten in: een verouderd tarief, een vergeten post, een verkeerde btw-code.
Daardoor gaat de offerte soms pas na een paar dagen de deur uit, vaak 's avonds of in het weekend gemaakt. Wie als eerste een prijs geeft, heeft meestal een streepje voor. Bovendien weet niemand welke offertes openstaan, tot iemand er toevallig aan denkt om na te bellen.
Hoe het werkt
- 01
De aanvraag inlezen
Een mail of formulier met een aanvraag wordt herkend en uitgelezen: wie vraagt het, wat wil de klant, hoeveel, waar en wanneer. Ontbreekt er iets essentieels, zoals een afmeting of een aantal, dan zetten we een vraag aan de klant klaar als concept.
- 02
Gegevens aanvullen
De klant en de contactpersoon worden opgezocht of aangemaakt in Teamleader, Odoo of HubSpot. Prijzen, artikelen en voorwaarden komen uit de lijst die jullie zelf beheren. Ze komen dus nooit uit het geheugen van een taalmodel.
- 03
De offerte opstellen in jullie sjabloon
Er ontstaat een offerte in jullie eigen opmaak, in de offertemodule van jullie pakket of als Word- of PDF-bestand. Regels met onzekerheid, bijvoorbeeld een post waarvoor geen vaste prijs bestaat, worden gemarkeerd in plaats van ingevuld.
- 04
Nalezen en versturen
Je krijgt de offerte met een korte samenvatting van wat uit de aanvraag is afgeleid. Na je goedkeuring gaat ze vanuit je eigen mailbox naar de klant.
- 05
Opvolgen
Na een afgesproken aantal dagen zonder reactie staat er een herinneringstaak of een concept van een opvolgmail klaar. De status van de offerte in het CRM wordt bijgewerkt.
Wat er verandert
Sneller een offerte bij de klant
De tijd tussen aanvraag en verstuurde offerte hangt nog af van het nalezen en niet van het typen. Dat telt vooral bij aanvragen die buiten kantooruren binnenkomen.
Dezelfde prijzen en voorwaarden overal
Prijzen komen uit één lijst en niet uit een oude offerte die als voorbeeld diende. Een tariefwijziging moet je maar op één plaats doorvoeren.
Overzicht van openstaande offertes
Elke offerte heeft een status en een opvolgdatum. Je ziet in één lijst welke offertes nog op antwoord wachten en hoe lang al.
Waar jullie beslissen
Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.
Per sector
- ArchitectenbureausEen intake met adres, budget en fases wordt een concept-ereloonvoorstel in jullie sjabloon. De partner controleert het honorarium en geeft het vrij.
- ProductiebedrijvenEen offerteaanvraag met tekening en hoeveelheden wordt een calculatie met staffelprijzen op basis van jullie eigen tarieven. De bedrijfsleider keurt de marge goed voor de offerte vertrekt.
- VerhuisbedrijvenEen verhuisofferte wordt opgemaakt uit adressen, verdiepingen, inventaris en toegankelijkheid, met jullie eigen ploeg- en camiontarieven. De verhuisleider leest na en verstuurt.
- Evenementen en cateringEen aanvraag voor een receptie, bedrijfsfeest of trouw wordt omgezet in een offerte op basis van jullie formules, prijzen per persoon en personeelsregels. Een medewerker leest na en verstuurt.
- Marketing- en communicatiebureausEen briefing wordt omgezet in een offerte met scope, uren per deliverable, revisierondes en doorgerekende kosten, op basis van jullie dienstencatalogus. De accountmanager leest na en beslist over marge.
- ReisbureausDe reisadviseur kiest vluchten, hotel en extra's. De automatisering bouwt daaruit een volledig voorstel in jullie huisstijl met prijs, geldigheidsdatum en voorwaarden, klaar om na te lezen.
- Garages en autobedrijvenEen offerte voor een herstelling of een tweedehandswagen wordt opgesteld uit jullie prijslijst en uurtarieven. De werkplaatschef controleert en verstuurt.
- Bouw en renovatieNa een plaatsbezoek ontstaat een concept-offerte met posten, hoeveelheden en prijzen uit jullie eigen prijslijst. De zaakvoerder of werfleider controleert en verstuurt.
- InstallateursNa een technisch plaatsbezoek ontstaat een concept-offerte uit jullie pakketten en prijslijsten. Techniek, btw en premies controleert een verantwoordelijke.
- GroothandelEen prijsaanvraag per mail of Excel wordt omgezet naar een offerte met klantprijzen, staffels, voorraad en levertijd. De verkoper controleert elke lijn die niet duidelijk is.
- Interieur en keukenbouwGegevens van het gesprek en de opmeting worden een offerte in jullie opmaak met actuele prijzen. Bij elke nieuwe versie staat wat veranderd is. De verkoper keurt prijs en korting goed.
- Drukkerijen en signalisatieEen prijsvraag met oplage, formaat, papier en afwerking wordt een offerte met staffelprijzen uit jullie eigen lijst. Een medewerker controleert de technische punten en verstuurt.
- Schilders en afwerkingsbedrijvenDe opmetingen en notities van een plaatsbezoek worden omgezet in een offerte met jullie tarieven per m², per deur of per raam, met opties. De schilder leest na en verstuurt.
- SchoonmaakbedrijvenEen automatisering zet de gegevens van een plaatsbezoek om in een offerte volgens jullie eigen rekenregels en volgt de offerte op tot de klant antwoordt.
- Tuinaanleg en groenonderhoudNa een plaatsbezoek wordt een tuinofferte opgemaakt uit de opmeting en de eigen prijslijst per m², per uur en per stuk. De zaakvoerder leest na en verstuurt.
Werkt met
- TeamleaderTeamleader is een Belgisch pakket voor kmo's met onder meer CRM, offertes, facturatie en projectbeheer.
- OdooOdoo is modulaire bedrijfssoftware (ERP) van Belgische oorsprong, met onder meer CRM, verkoop, voorraad, boekhouding en projecten.
- HubSpotHubSpot is een cloudplatform voor CRM, sales en marketing, met een gratis CRM en betaalde pakketten voor meer functies.
- Microsoft 365Microsoft 365 is het kantoorpakket van Microsoft met onder meer Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive en Teams.
- Google WorkspaceGoogle Workspace is het zakelijke pakket van Google met onder meer Gmail, Agenda, Drive, Docs en Sheets.
- Excel en Google SheetsExcel en Google Sheets zijn rekenbladen waarin veel kmo's prijslijsten, planningen, urenstaten en rapporten bijhouden.
Begrippen
- Low-codeLow-code is software bouwen met visuele hulpmiddelen en voorgebouwde onderdelen, aangevuld met stukken eigen code waar dat nodig is.
- MaatwerkMaatwerk is software of een automatisering die speciaal voor één bedrijf en zijn werkwijze is gebouwd, in plaats van een standaardproduct dat iedereen gebruikt.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
Wat het kost, hangt af van hoeveel soorten offertes er zijn en hoe ingewikkeld de prijsopbouw is. Je krijgt de prijs na de scan van een halve dag. De scan wordt verrekend als je binnen 30 dagen bestelt. Voor hosting, monitoring en onderhoud komt er daarna een maandelijks beheerbedrag.
Gedeeltelijk. Standaardonderdelen en prijslijsten laten zich goed automatiseren. Bij maatwerk, zoals een keuken of een verbouwing, stelt de automatisering het dossier, de klantgegevens en de voorgestelde regels op en laat ze de prijs van de maatwerkpost aan jullie. Hoe ver dat gaat bekijken we in de scan aan de hand van drie of vier echte offertes.
Nee. Werken jullie in Teamleader of Odoo, dan komt de offerte daar in terecht. Werken jullie nu met Word of Excel, dan maken we de offerte als Word- of PDF-bestand in jullie sjabloon en bewaren we ze in een vaste map per klant.
Alle gegevens blijven in jullie eigen accounts, op naam van jullie bedrijf. Wij krijgen toegang om de automatisering te laten draaien en leggen in een verwerkersovereenkomst vast welke gegevens we zien en waarvoor. Stoppen jullie met ons, dan blijft alles gewoon bij jullie.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.