Sector
Automatisering voor verzekeringsmakelaars
Polisdocumenten, schadedossiers, vervaldagen en aanvragen voor offertes: het administratieve werk van een makelaarskantoor geautomatiseerd, het advies blijft bij jullie.
Automatisering voor verzekeringsmakelaars
Een verzekeringsmakelaar bewaakt voor elke klant een reeks polissen, elk met een eigen maatschappij, een eigen vervaldag en een eigen reeks documenten. Daarnaast komen er schadedossiers binnen die bij de maatschappij aangegeven en opgevolgd moeten worden, en aanvragen die snel antwoord verwachten. Het advies zelf is werk voor de makelaar. Het administratieve werk eromheen is groot en keert steeds terug.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor verzekeringsmakelaars die geen eigen IT-dienst hebben, en enkel voor dat administratieve werk. We geven geen verzekeringsadvies en doen geen aanbevelingen aan klanten. Na een scan van een halve dag leggen we per automatisering een prijs op maat voor. Wat naar een klant of een maatschappij vertrekt, keurt een van jullie medewerkers eerst goed. Welke gegevens we mogen verwerken, bepalen we samen.
Waar de tijd naartoe gaat
Polissen en vervaldagen bewaken
Elke polis heeft een vervaldag, een premie en een reeks bijlagen. De vervaldagen staan in het makelaarspakket en in lijsten ernaast, en iemand moet ze tijdig nakijken zodat de klant niet overvallen wordt door een premiebrief.
Schadedossiers opvolgen
Een schade-aangifte bestaat uit een formulier, foto's, een vaststelling of een offerte van een herstelder. Die stukken komen per mail binnen, moeten bij het juiste dossier en naar de maatschappij, waarna men moet nabellen over de stand van zaken.
Documenten van verschillende maatschappijen
Polisbladen, aanhangsels en premiebrieven komen van verschillende maatschappijen in verschillende lay-outs en via verschillende kanalen. Ze moeten hernoemd en aan het juiste klantdossier gekoppeld worden voordat iemand ze kan terugvinden.
Aanvragen die tussen de andere mails liggen
Een particulier of zelfstandige vraagt via de website of per mail een offerte. De aanvraag staat tussen de andere post, en de gegevens die de makelaar nodig heeft om te beginnen, moeten nog bij de aanvrager opgevraagd worden.
Klantgegevens in meerdere programma's
Klantgegevens staan in het makelaarspakket, in Excel-lijsten en in de mailbox. Een adreswijziging of een nieuwe polis moet op meerdere plaatsen ingevoerd worden, en dat gebeurt niet overal even snel.
Wat we automatiseren
- Mails sorterenMails van klanten en maatschappijen worden op soort gesorteerd en aan het dossier gekoppeld. Voor de administratieve antwoorden staat een concept klaar. Advies blijft werk van de makelaar.
- Leads opvolgenAanvragen van particulieren en bedrijven worden geregistreerd, aan een dossierbeheerder toegewezen en na een vaste termijn opgevolgd. Het adviesgesprek blijft bij de makelaar.
- Software koppelenKlantgegevens en commissieafrekeningen lopen tussen het makelaarspakket, de boekhouding en het CRM, met een controlelijst voor afwijkingen. De makelaar behoudt de controle over het dossier.
- Documenten verwerkenPolissen, bijvoegsels en schadestukken worden herkend, aan het juiste klantdossier gekoppeld en met hun vervaldag in een overzicht gezet. Het advies blijft bij de makelaar.
- Afspraken plannenKennismakingen, jaargesprekken en bedrijfsbezoeken worden ingepland met bevestiging en herinnering, en het klantdossier ligt klaar. De makelaar voert het gesprek zelf.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Nee. Verzekeringen adviseren valt onder het toezicht van de FSMA en blijft werk van jullie als makelaar. Wij automatiseren de administratie: documenten ordenen, vervaldagen signaleren en de gegevens van een aanvraag verzamelen. Wat een klant als advies krijgt, schrijven jullie zelf.
Dat bepalen we samen. Schadedossiers kunnen gezondheidsgegevens of andere gevoelige informatie bevatten. Voor we iets bouwen, spreken we af welke gegevens de automatisering mag zien en welke niet. Accounts en gegevens blijven op naam van jullie kantoor.
Dat zien we tijdens de scan. Sommige pakketten en maatschappijen bieden een export of een koppeling, andere enkel een portaal zonder koppeling. Kan iets niet netjes, dan zeggen we dat en zoeken we een omweg via mail of bestanden, of laten we het weg.
De scan duurt een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan trekken we de scan af van de prijs. Daarna krijgt elke automatisering een prijs op maat en betalen jullie maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.