Sector
Automatisering voor transport- en logistiekbedrijven
CMR-vrachtbrieven en POD's verwerken, ritten en laadtijden plannen, brandstof- en tolfacturen inlezen en klanten op de hoogte houden.
Automatisering voor transportbedrijven
Een transportbedrijf draait op papier dat onderweg is. Chauffeurs brengen CMR-vrachtbrieven en afleverbewijzen mee, de planner past ritten aan wanneer een klant verschuift, en de facturatie wacht op de POD voor er een factuur kan vertrekken. Elke vertraging in dat papier is een vertraging in de betaling.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor transport- en logistiekbedrijven zonder eigen IT-dienst. Na een scan van een halve dag kijken we hoe documenten, ritten en facturen nu lopen. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Wat naar klanten of chauffeurs vertrekt, wordt door jullie planning of administratie goedgekeurd.
Waar de tijd naartoe gaat
CMR's en POD's die laat of onleesbaar terugkomen
Afleverbewijzen komen terug als papier, als foto van een gsm of als scan met een handtekening. Iemand moet ze aan de juiste rit en klant koppelen voor de factuur kan vertrekken.
Facturen die wachten op de POD
Zolang het bewijs van aflevering niet bij de rit zit, kan de transportfactuur niet weg. Dat vertraagt de betaling, terwijl de kosten van de rit al gemaakt zijn.
Ritplanning en laad- en loswindows
Klanten verschuiven laad- en lostijden, en de planner past ritten, chauffeurs en voertuigen aan. De communicatie met chauffeurs en klanten loopt per telefoon en bericht.
Brandstof-, tol- en onderhoudsfacturen
Een wagenpark genereert veel kleine facturen van brandstofkaarten, tolleveranciers en garages. Ze moeten per voertuig en per rit worden geboekt om te weten wat een rit werkelijk kost.
Klanten die vragen waar hun lading is
Verladers bellen om te vragen waar hun zending is en wanneer die aankomt. De planner moet ervoor uit zijn werk en gaat bij de chauffeur navragen.
Wat we automatiseren
- Facturen inlezenEen automatisering leest brandstof-, herstel- en onderaannemersfacturen in, wijst kosten toe aan het juiste voertuig en vergelijkt facturen van onderaannemers met de ritten die jullie uitbesteedden.
- BetalingsherinneringenEen automatisering stelt wekelijks herinneringen op voor openstaande transportfacturen, voegt het afleverbewijs toe en slaat facturen over waarvoor een discussie loopt.
- Documenten verwerkenEen automatisering ontvangt foto's en scans van chauffeurs, herkent het soort document, koppelt het aan de juiste rit en meldt welke ritten nog geen afleverbewijs hebben.
- Afspraken plannenEen automatisering zet transportorders en tijdsloten in een dagplanning, stuurt die naar chauffeurs, bevestigt afspraken bij klanten en meldt vertragingen aan de planner.
- KlantvragenEen automatisering herkent vragen van klanten naar status, afleverbewijs of factuurkopie, zoekt het antwoord in jullie planning en stelt een bericht op voor de planner.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Ja. We lezen ritnummer, klant en datum uit een scan of foto, koppelen het document aan de juiste rit en zetten de factuur klaar. Is een stuk onleesbaar of onvolledig, dan krijgt iemand van jullie administratie een melding en beslist die zelf.
Dat verschilt per pakket. Heeft het een koppeling of een export, dan gebruiken we die. Is dat niet zo, dan kijken we of het via mail of een bestand kan. Tijdens de scan zeggen we eerlijk wat haalbaar is voor we een prijs afspreken.
Jullie planning. De automatisering stelt berichten voor, zoals een gewijzigd laadvenster of een verwachte aankomst, en een planner keurt ze goed. De beslissing zelf, zoals een rit herplannen, neemt de automatisering niet.
De scan is een halve dag en wordt in mindering gebracht als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, vooraf afgesproken. Met het maandbedrag hosten, bewaken en onderhouden we de oplossingen.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.