Sector
Automatisering voor architectenbureaus
Uren per project, projectdocumenten, ereloonvoorstellen en overzichten per dossier, voor architectenbureaus met een klein team.
Automatisering voor architectenbureaus
Een architectenbureau werkt aan meerdere projecten tegelijk, elk in een andere fase: schets, vergunning, uitvoering, oplevering. Bij elk project horen bouwheren, aannemers, studiebureaus en gemeenten. Hun mails, plannen en offertes moeten per project terug te vinden zijn, terwijl de architect zelf het grootste deel van de dag met ontwerp bezig is.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor architectenbureaus zonder eigen IT-dienst. Na een scan van een halve dag kijken we hoe uren, documenten en ereloonvoorstellen nu worden bijgehouden. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Ontwerpkeuzes en professionele beoordelingen blijven bij jullie. Wij nemen het voorbereidende en administratieve werk over.
Waar de tijd naartoe gaat
Uren per project en per fase
Wie het ereloon van een project wil toetsen, moet weten hoeveel uren erin zijn gekropen. Uren worden achteraf ingevuld of niet bijgehouden, waardoor het bureau pas laat ziet welk project verlies draait.
Plannen en documenten per project ordenen
Offertes van aannemers, vergunningsdocumenten, verslagen en plannen komen binnen via mail en cloudmappen. Ze moeten bij het juiste project en de juiste versie terechtkomen.
Ereloonvoorstellen voor nieuwe projecten
Een voorstel voor een nieuwe bouwheer vertrekt van een vorig voorstel en de omvang van de opdracht. Elke aanpassing is handwerk en kost tijd die niet in het ontwerp gaat.
Overzicht van projecten en facturatie
Welke ereloonschijf is gefactureerd, welke volgt en hoe loopt het project ten opzichte van de planning. Die vragen worden beantwoord met een Excel die iemand zelf bijhoudt.
Mailverkeer met bouwheer en aannemers
Elk project genereert een stroom berichten van bouwheer, aannemer en studiebureau. Een bericht dat op een antwoord wacht staat tussen de rest.
Wat we automatiseren
- Offertes opmakenEen intake met adres, budget en fases wordt een concept-ereloonvoorstel in jullie sjabloon. De partner controleert het honorarium en geeft het vrij.
- RapporteringOp een vaste dag in de maand ontvangt de partner één pagina met per dossier de uren tegenover het budget, het ereloon dat nog gefactureerd moet worden en de openstaande ereloonnota's.
- Werkbonnen en urenMedewerkers geven elke week hun uren per dossier en fase door via een kort formulier. De automatisering zet ze samen en toont per fase hoeveel van het ereloon al verbruikt is.
- Documenten verwerkenDocumenten die binnenkomen worden herkend, per dossier en revisie benoemd en in de juiste map geplaatst. De projectleider krijgt een melding als er een nieuwe versie van een plan is.
- Mails sorterenElke mail wordt aan een dossier gekoppeld en op type gesorteerd. Dringende vragen van de werf gaan meteen naar de projectleider en standaardantwoorden staan als concept klaar.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van jullie voorkeur. We proberen aan te sluiten bij wat jullie al gebruiken, zoals een kalender of een eenvoudig formulier, en zetten de uren om naar een overzicht per project en fase. De scan toont welke manier het best past.
We zetten een voorstel klaar op basis van jullie tarieven, fasen en eerdere voorstellen. De architect beoordeelt de omvang en de prijs en past aan voor het naar de bouwheer gaat. Professionele afwegingen blijven bij jullie.
We herkennen om welk soort document het gaat en bij welk project het hoort, op basis van afzender, onderwerp en inhoud. Het wordt in de juiste map gezet met een duidelijke naam. Twijfelgevallen worden voorgelegd aan een medewerker.
De scan is een halve dag en wordt in mindering gebracht als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, vooraf afgesproken. Voor hosting, bewaking en onderhoud komt er een maandelijks bedrag.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.