Sector
Automatisering voor opleidingscentra
Sessieplanning, inschrijvingen en attesten, betalingen van deelnemers en rapporten voor opleidingscentra, met een medewerker die goedkeurt wat naar deelnemers vertrekt.
Automatisering voor opleidingscentra
Een opleidingscentrum organiseert tientallen sessies per jaar, elk met een eigen lesgever, lokaal, deelnemerslijst en bundel documenten. Deelnemers schrijven zich in via een formulier of per mail, bedrijven schrijven meerdere medewerkers tegelijk in en achteraf volgen attesten en facturen. De administratie rond een opleiding is vaak even groot als de opleiding zelf.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor opleidingscentra die geen eigen IT-dienst hebben. Na een scan van een halve dag bekijken we hoe planning, inschrijvingen, facturatie en rapportering nu lopen. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Berichten aan deelnemers en bedrijven vertrekken pas nadat een van jullie medewerkers ze heeft goedgekeurd. Gegevens van deelnemers blijven in jullie accounts, en we spreken vooraf af wat de automatisering mag gebruiken.
Waar de tijd naartoe gaat
Sessies, lesgevers en lokalen inplannen
Elke sessie vraagt een lesgever, een lokaal en materiaal op een bepaald moment. Verandert een datum of valt een lesgever uit, dan moeten lokaal, deelnemers en eventueel de opdrachtgever opnieuw verwittigd worden.
Inschrijvingen en deelnemersgegevens verwerken
Inschrijvingen komen binnen via een formulier, per mail of via een bedrijf met een lijst van namen. De gegevens moeten in de deelnemerslijst, op de aanwezigheidslijst en later op het attest of de factuur terechtkomen.
Facturen en betalingen van deelnemers en bedrijven
Sommige deelnemers betalen zelf, andere laten hun werkgever factureren, en soms bestaat er een tussenkomst van een opleidingsfonds. Het bijhouden van wie betaald heeft en wie een herinnering krijgt, gebeurt in een lijst.
Mails van deelnemers en lesgevers
Vragen over data, locatie, materiaal en aanwezigheid komen binnen bij dezelfde mailbox als facturen en inschrijvingen. Wat dringend is voor de volgende dag, staat tussen de rest.
Rapporten over deelnemers en sessies
Het bestuur, een opdrachtgever of een subsidiegever vraagt cijfers: aantal deelnemers, bezettingsgraad per sessie, aantal uitgereikte attesten. De cijfers zitten in meerdere lijsten, en een overzicht maken kost telkens een paar dagen.
Wat we automatiseren
- Documenten verwerkenAanwezigheidslijsten, inschrijvingsformulieren, bestelbonnen en attesten worden herkend en per sessie en cursist geordend. Een medewerker controleert voor een attest wordt uitgereikt.
- Mails sorterenMails over inschrijvingen, annulaties, attesten en facturen worden gesorteerd en aan de juiste sessie of cursist gekoppeld. Voor terugkerende vragen staat een concept klaar.
- BetalingsherinneringenElke dag wordt gecontroleerd welke inschrijvingsfacturen vervallen zijn. Bedrijven, particulieren en facturen met een derde betaler krijgen elk een eigen herinnering als concept.
- Afspraken plannenCursisten schrijven zich in voor een sessie, krijgen een bevestiging en een herinnering, en een geannuleerde plaats gaat naar de wachtlijst. De planner houdt lokalen en trainers in handen.
- RapporteringCijfers uit de inschrijvingen, de boekhouding en de evaluaties komen in één vast rapport per week of maand. Afwijkende sessies worden gemarkeerd voor de directie.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Dat bekijken we tijdens de scan. Veel platformen hebben een export of een koppeling die we kunnen gebruiken. Hebben jullie systeem geen van beide, dan onderzoeken we of het via mail of een bestand kan en zeggen we eerlijk wanneer dat niet haalbaar is.
We kunnen attesten klaarzetten op basis van de aanwezigheidslijst en jullie sjabloon. Een van jullie medewerkers controleert en verstuurt ze of keurt het versturen goed. Wat op een attest mag staan en wat voor erkenning of subsidie telt, bepalen jullie en niet wij.
We kunnen cijfers en bewijsstukken verzamelen in het overzicht dat jullie nodig hebben. Of een dossier voldoet aan de voorwaarden van een subsidiegever of een opleidingsfonds, beoordelen wij niet. Dat blijft bij jullie.
De scan is een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan verrekenen we de scan met de prijs. Daarna betalen jullie een prijs op maat per automatisering en maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.