Sector
Automatisering voor vzw's en sociale organisaties
Ledenadministratie, subsidiedossiers, vrijwilligers en betalingen van een vzw of sociale organisatie geautomatiseerd, met extra zorg voor persoonsgegevens.
Automatisering voor vzw's en sociale organisaties
Een vzw of sociale organisatie draait op een kleine kern van medewerkers en veel vrijwilligers. Naast het werk zelf is er de administratie: ledenlijsten, lidgelden, subsidiedossiers met bewijsstukken, verslagen voor de algemene vergadering en de raad van bestuur, en afspraken met vrijwilligers. Het bestuur wil zicht op de cijfers terwijl de medewerkers meestal ook nog uitvoerend werk doen.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor vzw's en sociale organisaties die geen eigen IT-dienst hebben. Na een scan van een halve dag bekijken we hoe leden, documenten, betalingen en rapporten nu verwerkt worden. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Wat naar leden, vrijwilligers of subsidiegevers vertrekt, keurt een van jullie eerst goed. Gegevens over begeleide personen of hulpvragen zijn gevoelig, en we beslissen samen wat een automatisering mag zien en wat niet.
Waar de tijd naartoe gaat
Bewijsstukken voor subsidiedossiers verzamelen
Een subsidiedossier vraagt facturen, verslagen, aanwezigheidslijsten en een afrekening, verspreid over mails en mappen. Vlak voor de deadline gaat een medewerker alles bij elkaar zoeken.
Leden en lidgelden bijhouden
De ledenlijst staat in een Excel, lidgelden komen binnen per overschrijving of online, en wie nog niet betaald heeft, blijkt pas als iemand de bankuittreksels naast de lijst legt.
Vrijwilligers en hun vergoedingen
Vrijwilligers moeten ingepland en verzekerd zijn, en onkosten of vergoedingen moeten correct geregistreerd worden. De gegevens staan bij de coördinator, in berichten en in een lijst voor de boekhouder.
Een mailbox met aanvragen, leden en partners
In dezelfde mailbox komen vragen van leden, berichten van gemeenten en partners, uitnodigingen en facturen binnen. Wat een antwoord verwacht, ligt tussen mails die enkel informatief zijn.
Rapporten voor het bestuur en subsidiegevers
Bestuur en subsidiegevers willen cijfers over bereik, activiteiten en financiën. De gegevens staan in verschillende bestanden, en het jaarverslag wordt samengesteld in een paar drukke weken.
Wat we automatiseren
- Mails sorterenMails van leden, vrijwilligers, partners en mensen die hulp zoeken worden gesorteerd en doorgestuurd naar de juiste coördinator. Dringende mails gaan meteen naar een persoon.
- RapporteringCijfers uit ledenlijst, boekhouding en activiteitenregistratie komen in vaste rapporten voor het bestuur en voor subsidiegevers. De penningmeester of directie controleert voor ze vertrekken.
- PersoneelsadministratieHet onthaal van nieuwe medewerkers en vrijwilligers, verlofaanvragen en vervaldata van attesten worden opgevolgd. Het sociaal secretariaat blijft verantwoordelijk voor loon en aangiftes.
- Documenten verwerkenBewijsstukken, verslagen, ledenfiches en overeenkomsten worden herkend en per dossier of jaar geordend. Een checklist toont wat voor een subsidiedossier nog ontbreekt.
- BetalingsherinneringenOpenstaande lidgelden en facturen aan partners worden elke dag gecontroleerd. Een vriendelijk herinneringsconcept staat klaar, en de penningmeester beslist over verdere stappen.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Ja. De automatisering kan prestaties, beschikbaarheid en afspraken verzamelen in een overzicht voor de coördinator. Hoe vergoedingen en verzekeringen geregeld moeten zijn, beoordelen wij niet. Dat blijft bij jullie en jullie boekhouder.
Voorzichtig. Voor we iets bouwen, spreken we samen af welke gegevens de automatisering mag gebruiken. Dossiers over personen die jullie begeleiden, laten we er waar mogelijk buiten. Accounts en gegevens blijven op naam van jullie organisatie.
We helpen met het verzamelen en ordenen van bewijsstukken en cijfers. De aanvraag zelf, de inhoud ervan en of die voldoet aan de voorwaarden van de subsidiegever, schrijven en beoordelen jullie. Een van jullie dient in.
De scan is een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan wordt de scan verrekend. Daarna betalen jullie een prijs op maat per automatisering en maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.