Sector
Automatisering voor horecazaken
Personeelsplanning en uren, leveranciersfacturen, reservaties en dagcijfers uit de kassa, voor restaurants, cafés en hotels zonder eigen administratief team.
Automatisering voor horecazaken
In de horeca wordt gewerkt wanneer anderen vrij zijn. De administratie van een restaurant of café gebeurt door de uitbater zelf, na sluitingstijd of op de rustigste dag van de week. Roosters, uren van extra's, facturen van drank- en voedingsleveranciers en reservaties vragen elk hun eigen aandacht.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor horecazaken zonder eigen IT-dienst. Na een scan van een halve dag kijken we hoe planning, facturen en kassacijfers nu lopen. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Loonberekening en aangiftes blijven bij jullie sociaal secretariaat. Wij bereiden de gegevens voor en jullie keuren goed.
Waar de tijd naartoe gaat
Personeelsplanning en gewerkte uren
Het rooster staat in een app, in een groep of op papier, en de gewerkte uren worden achteraf verzameld voor het sociaal secretariaat. Wijzigingen halverwege de week komen niet altijd overal terecht.
Extra's, studenten en flexi-jobbers
Voor wie een shift komt bijspringen, moet het papierwerk vooraf in orde zijn. Dat betekent op korte termijn gegevens opvragen, controleren en doorgeven, vaak vlak voor de dienst begint.
Facturen van leveranciers
Drank, voeding en onderhoud komen van veel leveranciers met veel kleine facturen. Ze worden verzameld in een schoenendoos of mailbox en aan het einde van de maand in een keer doorgegeven aan de boekhouding.
Reservaties en groepsaanvragen
Reservaties komen binnen via telefoon, mail, sociale media en een reservatiesysteem. Een groepsaanvraag met menu en allergieën wordt op verschillende plaatsen genoteerd en moet bevestigd worden.
Dagcijfers uit de kassa
De uitbater wil weten hoe de week verliep: omzet, couverts en verhouding drank tot eten. Die cijfers zitten in de kassa en worden zelden vlot bijeengebracht.
Wat we automatiseren
- Facturen inlezenEen automatisering leest facturen van drankenhandel, slager, bakker en andere leveranciers in, vergelijkt ze met de leveringsbon en zet ze klaar voor goedkeuring in de boekhouding.
- Afspraken plannenEen automatisering verzamelt reservaties en groepsaanvragen uit alle kanalen, stuurt bevestigingen en herinneringen en stelt een rooster voor op basis van de verwachte couverts.
- PersoneelsadministratieEen automatisering verzamelt de gewerkte uren van vaste krachten, extra's, flexi-jobbers en studenten en zet het maandoverzicht klaar voor jullie sociaal secretariaat.
- KlantvragenEen automatisering sorteert vragen van gasten uit mail, Instagram, Facebook en WhatsApp en stelt antwoorden op uit teksten die jullie hebben goedgekeurd.
- RapporteringEen automatisering haalt omzet, couverts, uren en aankoopkost uit kassa, rooster en boekhouding en stuurt elke maandag hetzelfde overzicht naar de zaakvoerder.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Nee. Dat blijft bij jullie sociaal secretariaat of bij jullie zelf. Wij verzamelen de gegevens, zoals uren en contractinfo, en zetten ze klaar in het formaat dat jullie secretariaat vraagt. Jullie controleren voor er iets wordt doorgegeven.
Meestal wel. Mails en berichten kunnen we uitlezen en in jullie reservatiesysteem of agenda zetten. Een groepsaanvraag met bijzondere wensen gaat eerst naar iemand van jullie, die bevestigt of een alternatief voorstelt.
Lightspeed is een courant kassasysteem in de horeca, en Yuki of Exact Online zijn vaak de boekhoudpakketten. Wat uit een kassa te halen is, hangt af van het merk en het abonnement. Dat bekijken we tijdens de scan.
De scan duurt een halve dag op locatie en wordt in mindering gebracht als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat en het beheer dekt hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.