Wat we afspreken over de gegevens van onze klanten.

De klant is verwerkingsverantwoordelijke. Unbusy is verwerker en verwerkt persoonsgegevens alleen om de automatisering te bouwen, te hosten en te onderhouden die in de offerte staat.

Welke gegevens het precies zijn, van wie, en voor welk doel, staat per project in de ondertekende versie. Het gaat meestal om contactgegevens van klanten en leveranciers in mail, CRM of boekhouding.

De overeenkomst gaat in bij ondertekening en loopt zolang Unbusy voor het project persoonsgegevens verwerkt, dus tijdens de bouw en het beheercontract.

• We verwerken gegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant.
• Wie bij ons toegang heeft tot de gegevens, is gebonden aan geheimhouding.
• We helpen de klant bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage of verwijdering.
• We helpen de klant bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij overleg met de toezichthouder, als dat nodig is.
• We geven de klant de informatie die nodig is om aan te tonen dat we de afspraken naleven, en laten audits door de klant of een door de klant aangeduide partij redelijkerwijs toe.

Voor de hosting en het versturen van e-mail gebruiken we onderaannemers, zoals Vercel en Resend. Welke onderaannemers voor een project gelden, staat in de ondertekende versie.

De klant geeft algemene toestemming voor die onderaannemers. Willen we er een toevoegen of vervangen, dan verwittigen we de klant vooraf, en kan die zich daartegen verzetten. Met elke onderaannemer sluiten we afspraken die even streng zijn als deze overeenkomst.

Als een onderaannemer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen. Daaronder vallen:

• toegang tot gegevens en systemen beperken tot wie ze nodig heeft;
• persoonlijke accounts voor elke medewerker, geen gedeelde wachtwoorden;
• versleutelde verbindingen tussen de systemen;
• toegang van Unbusy tot de systemen van de klant via accounts die de klant zelf kan intrekken.

Stellen we een inbreuk op de beveiliging vast die persoonsgegevens van de klant raakt, dan verwittigen we de klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur. We geven daarbij door wat er gebeurd is, welke gegevens het raakt en wat we eraan doen, zodat de klant zelf kan beoordelen of hij het lek moet melden.

Eindigt de overeenkomst, dan geven we de persoonsgegevens terug of verwijderen we ze, naar keuze van de klant, binnen 30 dagen. Bewaart de wet bepaalde gegevens langer, dan blijven we die alleen daarvoor bewaren.

De ondertekende verwerkersovereenkomst sturen we per project. Vragen kun je stellen via hello@unbusy.be.