Sector
Automatisering voor tuinaanleg en groenonderhoud
Offertes, werkbonnen van de ploegen, planning rond het weer en betalingsopvolging voor tuinaannemers en groenonderhoudsbedrijven.
Automatisering voor hoveniers en tuinaannemers
Een tuinbedrijf werkt in pieken. In het voorjaar komen er tientallen aanvragen binnen voor een nieuwe tuin, een terras of een omheining, terwijl de ploegen buiten staan en het weer de planning dagelijks verandert. De offertes worden na het plaatsbezoek in de bestelwagen of 's avonds opgemaakt en de uren van de ploegen komen op papier of via berichten binnen.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor tuinaannemers en groenonderhoudsbedrijven die geen eigen IT-dienst hebben. Na een scan van een halve dag op kantoor of op een werf bekijken we hoe offertes, uren en facturen nu lopen. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Offertes en facturen vertrekken pas nadat een van jullie ze heeft goedgekeurd.
Waar de tijd naartoe gaat
Offertes na een plaatsbezoek
Een offerte vertrekt van een schets, een aantal vierkante meter en prijzen voor beplanting, materiaal en graafwerk. Ze wordt meestal opgemaakt vanuit een vorige offerte, met alle kans op een vergeten post, en de klant wacht ondertussen op een antwoord.
Uren, machines en groenafval van de ploegen
Ploegen noteren uren, machinegebruik en gebruikt materiaal op een papieren bon of sturen een bericht door. Op kantoor wordt alles overgetypt, soms dagen later, en meerwerk dat niet genoteerd werd, wordt niet gefactureerd.
Planning rond weer en seizoen
Bij regen of vorst schuift een werf naar later en schuiven alle andere werven mee. Onderhoudsbeurten voor vaste klanten komen daar nog bij. Elke wijziging betekent opnieuw bellen naar klanten en ploegbazen.
Voorschotten en saldofacturen
Een aanleg wordt vaak gefactureerd in een voorschot, een tussentijdse factuur en een saldo. Welke factuur openstaat en wanneer een herinnering past, wordt bijgehouden in een lijstje en tussen de werven door gecontroleerd.
Aanvragen die in het voorjaar blijven liggen
Aanvragen komen binnen via de website, mail, telefoon en Facebook. In drukke weken blijft een aanvraag dagen liggen en de klant vraagt ondertussen een offerte aan bij een ander bedrijf.
Wat we automatiseren
- BetalingsherinneringenVoorschotfacturen en saldo's na oplevering krijgen een vaste herinnering, gekoppeld aan de status van de werf. Bij een betwisting beslist de zaakvoerder.
- Leads opvolgenAanvragen voor tuinaanleg en onderhoud worden geregistreerd, op werkgebied gecontroleerd en opgevolgd tot het plaatsbezoek is ingepland. De zaakvoerder voert de gesprekken.
- Offertes opmakenNa een plaatsbezoek wordt een tuinofferte opgemaakt uit de opmeting en de eigen prijslijst per m², per uur en per stuk. De zaakvoerder leest na en verstuurt.
- Werkbonnen en urenPloegen geven uren, machines en materiaal per werf door op hun gsm. Daaruit ontstaan een werkbon voor de klant, een weekoverzicht van uren en een factuurvoorstel.
- Afspraken plannenOnderhoudsrondes, werfstarts en plaatsbezoeken staan in één planning. Bij slecht weer krijgen alle betrokken klanten in één keer een nieuw voorstel. De zaakvoerder beslist.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Ja, dat is meestal de eenvoudigste weg. Een ploegbaas stuurt de uren en het gebruikte materiaal via een formulier of een bericht door. De automatisering zet dat op de juiste werf en toont op kantoor wat nog ontbreekt. Een medewerker controleert voor er gefactureerd wordt.
Nee, niet zonder jullie. De automatisering stelt een offerte op uit jullie prijslijsten en eerdere offertes, en iemand van jullie keurt die goed. Welke prijs je rekent en wat je belooft, bepaal je zelf.
Dat bekijken we tijdens de scan. Pakketten zoals Exact Online hebben een koppeling. Een planning in een gedeelde agenda of een Excel kunnen we vaak lezen. Als iets technisch niet netjes kan, zeggen we dat eerlijk.
De scan is een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan wordt de scan verrekend. Daarna betalen jullie een prijs op maat per automatisering en maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.