Sector
Automatisering voor reisbureaus
Reisvoorstellen, vragen van reizigers, reisdocumenten en betalingen van voorschot en saldo in een reisbureau geautomatiseerd, met extra zorg voor identiteitsgegevens.
Automatisering voor reisbureaus
Een reisbureau stelt voor elke klant een reis samen uit onderdelen van verschillende touroperators, hotels en vervoerders. Elke aanvraag begint met een gesprek, gevolgd door een voorstel, aanpassingen, een boeking en de documenten voor vertrek. Daarna volgen nog de vragen van reizigers, soms tot op de dag van vertrek.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor reisbureaus die geen eigen IT-dienst hebben. Na een scan van een halve dag bekijken we hoe aanvragen, voorstellen, documenten en betalingen nu lopen. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Voorstellen en berichten aan reizigers vertrekken pas nadat een van jullie adviseurs ze heeft goedgekeurd. Reisadvies, visumregels en voorwaarden van touroperators blijven jullie werk. Paspoortgegevens behandelen we met extra zorg.
Waar de tijd naartoe gaat
Reisvoorstellen samenstellen en aanpassen
Een voorstel combineert vluchten, verblijf, transfers en uitstappen met prijzen die per touroperator verschillen. Elke wijziging van de klant betekent een nieuw voorstel dat opnieuw moet worden opgebouwd.
Vragen van reizigers voor en tijdens de reis
Wat zit er bij de prijs inbegrepen, wanneer ontvang ik mijn tickets, hoe laat is het vertrek. De antwoorden staan in de boeking, maar elke reiziger belt of mailt apart naar de adviseur.
Reisdocumenten en identiteitsgegevens
Voor een boeking zijn namen zoals ze op het paspoort staan, geboortedata en soms kopieën nodig. Bevestigingen en vouchers van touroperators komen per mail binnen en moeten bij de juiste boeking en reiziger terechtkomen.
Voorschot en saldo opvolgen
Een reis wordt meestal betaald in een voorschot en een saldo vóór de vertrekdatum. Welke reizigers nog niet betaald hebben en wanneer een herinnering past, wordt bijgehouden in een lijst en vraagt veel opvolging.
Aanvragen via de website, mail en sociale media
Aanvragen komen binnen via formulieren, mail en berichten, vaak met weinig details. De adviseur vraagt de eerste gegevens bij de klant op voor hij aan een voorstel kan beginnen.
Wat we automatiseren
- Offertes opmakenDe reisadviseur kiest vluchten, hotel en extra's. De automatisering bouwt daaruit een volledig voorstel in jullie huisstijl met prijs, geldigheidsdatum en voorwaarden, klaar om na te lezen.
- BetalingsherinneringenVoor voorschot en saldo wordt dagelijks gecontroleerd wat open staat. Een herinnering staat als concept klaar vóór de vervaldatum, en de reisadviseur beslist over verdere stappen.
- Leads opvolgenAanvragen via website, mail, sociale media en beurzen komen in het CRM met bestemming, periode en reizigers. Elke aanvraag krijgt een reisadviseur en een opvolgmoment na het voorstel.
- KlantvragenEen assistent beantwoordt terugkerende praktische vragen van reizigers met jullie eigen informatie en geeft wijzigingen, annulaties en klachten door aan de reisadviseur.
- Documenten verwerkenBevestigingen van leveranciers, vouchers, tickets en reizigersgegevens worden per boeking geordend en gecontroleerd. Daaruit ontstaat een reismap die de adviseur nalas voor verzending.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Nee. Zulke informatie moet kloppen en komt van jullie adviseurs of van de officiële bronnen. De automatisering kan een vraag doorsturen naar de juiste adviseur of een antwoord klaarzetten dat een adviseur nakijkt.
Voorzichtig. Voor we iets bouwen, spreken we samen af welke gegevens de automatisering mag lezen en waar ze worden bewaard. Identiteitsgegevens houden we er waar mogelijk buiten. Accounts en gegevens blijven op naam van jullie reisbureau.
Ze kan een voorstel opbouwen uit gegevens en prijzen die jullie aanleveren, zoals een offerte van een touroperator, en dat in jullie stijl presenteren. Een adviseur kijkt het voorstel na. Welke reis jullie aanbevelen, beslist de adviseur.
De scan is een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan verrekenen we de scan met de prijs. Daarna betalen jullie een prijs op maat per automatisering en maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.