Automatisering
Software koppelen: webshop, boekhouding en CRM synchroniseren
We koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
Hoe het nu gaat
Veel kmo's draaien op een handvol programma's die niet met elkaar praten: een webshop of kassa, een boekhoudpakket, een CRM en een Excel voor voorraad of planning. Dezelfde klant wordt in drie systemen ingegeven en een bestelling wordt overgetikt in het facturatieprogramma. Wie gegevens wil vergelijken, exporteert en plakt.
Zodra er twee versies van een gegeven bestaan, klopt er één niet meer: een adres dat alleen in de webshop is aangepast, een betaling die niet in de boekhouding staat, een voorraad die niet meer overeenkomt. Het zoeken naar het verschil kost vaak meer tijd dan het overtikken zelf.
Hoe het werkt
- 01
In kaart brengen welk gegeven waar leeft
In de scan maken we een overzicht van jullie programma's en bepalen we per gegeven (klant, product, bestelling, factuur, betaling) welk systeem de bron is. Dat is het belangrijkste werk: een koppeling zonder duidelijke bron maakt de rommel alleen sneller.
- 02
De koppeling bouwen
We gebruiken waar mogelijk de officiële API of webhooks van het pakket, bijvoorbeeld van Shopify, WooCommerce, Exact Online of Odoo. Bestaat die niet, dan werken we met geplande exports en imports. Wat kan, hangt af van het pakket en de licentie.
- 03
Gegevens matchen en fouten opvangen
Klanten en producten worden gekoppeld op een vaste sleutel, zoals e-mailadres, ondernemingsnummer of artikelcode. Lukt een overdracht niet, dan komt ze in een foutenlijst met de reden erbij, en wordt ze opnieuw geprobeerd zodra het probleem is opgelost.
- 04
Testen met echte gegevens
Voor we live gaan, laten we de koppeling naast jullie huidige werkwijze draaien en vergelijken we de resultaten. Verschillen zoeken we uit voor er iets automatisch wordt aangemaakt in jullie boekhouding.
- 05
Opvolgen
Elke dag controleren we of de koppeling draait en of de aantallen kloppen. Valt er iets uit, dan krijgen wij een melding en wordt dit opgelost binnen het maandelijkse onderhoud.
Wat er verandert
Een gegeven wordt één keer ingevoerd
Een klant of bestelling die in het ene programma is ingevoerd, verschijnt in de andere programma's waar dat nodig is. Overtikken verdwijnt als vaste taak.
Minder verschillen tussen systemen
Omdat de bron per gegeven vastligt, hoef je niet meer te zoeken welke versie klopt. Afwijkingen komen op een lijst en worden niet stilzwijgend overschreven.
Een boekhouding die dichter bij de werkelijkheid zit
Bestellingen en betalingen komen sneller in de boekhouding terecht. Je boekhouder werkt met recentere gegevens en moet minder navragen.
Waar jullie beslissen
De koppeling past gegevens alleen aan volgens regels die jullie vooraf hebben goedgekeurd. Voor stappen met gevolgen, zoals het aanmaken van een verkoopfactuur, kiezen jullie of dat automatisch gebeurt of eerst ter goedkeuring. Conflicten tussen twee systemen komen op een lijst die iemand beoordeelt.
Per sector
- WebshopsBestellingen, Mollie-uitbetalingen, retouren en voorraad worden tussen de shop, de boekhouding en de verzending doorgegeven. Een logboek toont wat niet is doorgekomen.
- VerzekeringsmakelaarsKlantgegevens en commissieafrekeningen lopen tussen het makelaarspakket, de boekhouding en het CRM, met een controlelijst voor afwijkingen. De makelaar behoudt de controle over het dossier.
- Marketing- en communicatiebureausEen gewonnen offerte wordt een project met budget, uren gaan naar de factuur en de factuur naar de boekhouding. Afwijkingen tussen systemen komen op een controlelijst.
- Drukkerijen en signalisatieBestellingen uit een webshop of orderportaal worden omgezet in productieorders, facturen en verzendinformatie. Een medewerker keurt het drukbestand goed voor het werk start.
- GroothandelBestellingen, artikelgegevens, prijzen en voorraad worden automatisch tussen ERP, boekhouding en webshop doorgegeven. Een logboek meldt wat niet gelukt is.
- ProductiebedrijvenEen bestelbon van de klant wordt ingelezen, vergeleken met de offerte en doorgezet naar ERP of planning. Na levering staat er een factuurvoorstel klaar in de boekhouding.
Werkt met
- ShopifyShopify is een gehost webshopplatform waarmee kleine en middelgrote bedrijven online verkopen.
- WooCommerceWooCommerce is een gratis webshopplugin voor WordPress die je zelf host en beheert.
- LightspeedLightspeed levert kassa- en verkoopsoftware voor winkels en horeca, met verschillende producten zoals Lightspeed Retail en Lightspeed Restaurant.
- Exact OnlineExact Online is cloudsoftware voor boekhouding en facturatie, veel gebruikt door Belgische kmo's en boekhoudkantoren.
- OdooOdoo is modulaire bedrijfssoftware (ERP) van Belgische oorsprong, met onder meer CRM, verkoop, voorraad, boekhouding en projecten.
- MollieMollie is een Nederlandse betaalprovider voor online betalingen, onder meer met Bancontact, iDEAL, kaartbetalingen en betaallinks.
Voor wie
- Financieel verantwoordelijkenWat een financieel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan facturen, betalingsopvolging en rapporten, en wat daarvan te automatiseren valt.
- Office managersWat een office manager in een kmo kwijt is aan mails, documenten, afspraken en personeelsadministratie, en welke automatiseringen helpen.
- Operationeel verantwoordelijkenWat een operationeel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan planning, werkbonnen, uren en klantvragen, en wat daarvan te automatiseren valt.
- VerkoopteamsWat een verkoopteam in een kmo kwijt is aan leads, offertes en opvolging, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
- ZaakvoerdersWat een zaakvoerder van een kmo kwijt is aan overzichten, offertes, opvolging en mails, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
Begrippen
- APIEen API is een afgesproken manier waarop twee softwareprogramma's gegevens met elkaar uitwisselen of elkaar opdrachten geven.
- CRMEen CRM (customer relationship management) is software waarin een bedrijf contacten, gesprekken en verkoopkansen bijhoudt.
- CSV-importEen CSV-import is het inlezen van gegevens uit een CSV-bestand, een eenvoudig tekstbestand met rijen en kolommen, in een softwarepakket.
- Dubbele invoerDubbele invoer is hetzelfde gegeven meer dan één keer met de hand invoeren, bijvoorbeeld in een offertepakket en daarna nog eens in de boekhouding.
- EDIEDI (electronic data interchange) is de automatische uitwisseling van zakelijke documenten, zoals bestellingen en facturen, tussen de systemen van twee bedrijven in een vaste, afgesproken structuur.
- ERPEen ERP (enterprise resource planning) is bedrijfssoftware die meerdere afdelingen in één systeem samenbrengt, zoals boekhouding, voorraad, aankoop en verkoop.
- GDPR (AVG)De GDPR, in het Nederlands AVG, is de Europese privacywet die regelt hoe bedrijven persoonsgegevens mogen verzamelen, gebruiken en bewaren.
- KoppelingEen koppeling is een verbinding tussen twee softwareprogramma's waardoor gegevens automatisch van het ene naar het andere gaan.
- Low-codeLow-code is software bouwen met visuele hulpmiddelen en voorgebouwde onderdelen, aangevuld met stukken eigen code waar dat nodig is.
- MaatwerkMaatwerk is software of een automatisering die speciaal voor één bedrijf en zijn werkwijze is gebouwd, in plaats van een standaardproduct dat iedereen gebruikt.
- MakeMake (voorheen Integromat) is een online platform waarmee je apps visueel aan elkaar koppelt in scenario's.
- No-codeNo-code is software bouwen of automatiseren door blokken en instellingen te combineren in plaats van code te schrijven.
- OAuthOAuth is een standaard waarmee je een programma toegang geeft tot je gegevens in een ander programma, waarbij je je wachtwoord niet hoeft te delen.
- PeppolPeppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven gestructureerde documenten, zoals e-facturen, veilig rechtstreeks van het ene systeem naar het andere versturen.
- Power AutomatePower Automate is de automatiseringsdienst van Microsoft waarmee je flows bouwt tussen Microsoft 365 en andere toepassingen.
- ProcesanalyseEen procesanalyse is het stap voor stap in kaart brengen van hoe een taak nu verloopt, wie wat doet en waar tijd of fouten verloren gaan.
- RPARPA (robotic process automation) is software die de handelingen van een medewerker op een scherm nabootst, zoals klikken, typen en kopiëren tussen programma's.
- VerwerkersovereenkomstEen verwerkersovereenkomst is een schriftelijk contract tussen een bedrijf en een leverancier die in opdracht persoonsgegevens verwerkt, waarin staat hoe de leverancier met die gegevens mag omgaan.
- WebhookEen webhook is een automatisch bericht dat een programma naar een ander programma stuurt zodra er iets gebeurt, bijvoorbeeld een nieuwe bestelling of een betaalde factuur.
- Workflow-automatiseringWorkflow-automatisering is het laten uitvoeren van een vaste reeks stappen door software, zodat een taak automatisch loopt van een startsignaal tot het resultaat.
- ZapierZapier is een online dienst waarmee je apps aan elkaar koppelt en taken automatiseert via zaps, waarbij een trigger één of meer acties start.
- n8nn8n is een workflowtool waarmee je apps en diensten visueel aan elkaar koppelt en die je zelf kunt hosten of als clouddienst kunt gebruiken.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
Koppelingen tussen meerdere systemen zijn meestal een grotere klus. De kosten hangen af van het aantal systemen en de gegevensstromen. Een eenvoudige koppeling tussen twee pakketten is een kleinere klus. Na de scan van een halve dag krijg je een prijs op maat per koppeling. Bestel je binnen 30 dagen, dan wordt de scan verrekend. Voor hosting, monitoring en onderhoud komt er daarna een maandelijks beheerbedrag.
Voor veel combinaties wel, via een app of een connector van het pakket zelf. Als die doet wat jullie nodig hebben, zeggen we dat ook en bouwen we niets. Maatwerk is zinvol wanneer de standaardkoppeling niet de juiste velden, regels of volgorde dekt. Dat vergelijken we in de scan.
Dat gebeurt geregeld, en daarom volgen we de koppeling op. Wijzigt een pakket iets dat de koppeling breekt, dan zien wij dat in de monitoring en passen we de koppeling aan binnen het maandelijkse onderhoud. Grote omschakelingen, zoals een nieuw boekhoudpakket, zijn een apart project.
Nee. De gegevens blijven in jullie eigen programma's, op jullie accounts. De koppeling geeft ze enkel door en bewaart alleen wat nodig is om fouten te kunnen herproberen. Welke gegevens dat zijn, leggen we vooraf vast in een verwerkersovereenkomst.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.