Sector
Automatisering voor evenementen en catering
Offertes per evenement, aanvragen, administratie voor extra personeel, leveranciersfacturen en vragen van klanten, geautomatiseerd voor cateraars en eventbureaus.
Automatisering voor cateraars en evenementenbureaus
Een cateraar of eventbureau werkt per evenement, en elk evenement heeft zijn eigen offerte, zijn eigen menu, zijn eigen aantal gasten en zijn eigen team. Het werk piekt rond weekends, het seizoen en de feestperiodes. Intussen komen er aanvragen binnen, gaan er offertes heen en weer en moet er extra personeel worden ingepland en geregistreerd.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor cateraars en eventbureaus die geen eigen IT-dienst hebben. Na een scan van een halve dag bekijken we hoe offertes, aanvragen, personeelsadministratie en facturen nu lopen. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Wat naar een klant of een personeelslid vertrekt, keurt een van jullie medewerkers eerst goed. Informatie over allergenen en wat jullie beloven aan de klant, blijft jullie verantwoordelijkheid.
Waar de tijd naartoe gaat
Offertes per evenement
Een offerte hangt af van het aantal gasten, het menu, de dranken, het personeel en het materiaal. Wijzigt de klant het aantal gasten, dan moet de hele offerte opnieuw berekend worden, vaak meerdere keren.
Aanvragen en opvolging van bedrijfsklanten en particulieren
Aanvragen komen binnen via de website, mail en telefoon, van bedrijven met een jaarlijks event en van particulieren met een feest. Een aanvraag die dagen onbeantwoord blijft, is meestal verloren.
Extra personeel registreren en opvolgen
Voor een evenement wordt vaak extra personeel ingezet, zoals studenten en flexi-jobbers. Beschikbaarheid, aanmelding en prestaties worden bijgehouden in berichten en lijsten, en het sociaal secretariaat heeft de gegevens nodig op tijd.
Leveranciersfacturen per evenement
Vlees, groenten, drank, huurmateriaal en bloemen komen van verschillende leveranciers. De facturen horen bij een bepaald evenement, maar die koppeling gebeurt pas achteraf, waardoor niemand snel ziet wat een evenement werkelijk kostte.
Vragen van klanten in de aanloop naar het evenement
Klanten bellen over de timing, de betaling, de beschikbaarheid van een zaal of de details van een menu. De antwoorden staan in de offerte of de opdrachtbevestiging, maar iemand moet ze opzoeken.
Wat we automatiseren
- Offertes opmakenEen aanvraag voor een receptie, bedrijfsfeest of trouw wordt omgezet in een offerte op basis van jullie formules, prijzen per persoon en personeelsregels. Een medewerker leest na en verstuurt.
- PersoneelsadministratieGegevens van extra medewerkers worden verzameld, beschikbaarheden per evenement bijgehouden en gegevens klaargezet voor het sociaal secretariaat. Dat secretariaat blijft verantwoordelijk voor aangiftes en loon.
- Facturen inlezenFacturen van groothandels, verhuurders en freelancers worden ingelezen en aan het juiste evenement gekoppeld. De boeking staat klaar in het boekhoudpakket voor een nazicht.
- Leads opvolgenAanvragen via website, mail, WhatsApp en locaties komen in één overzicht met een eigenaar en een datum voor opvolging. Het team ziet per aanvraag wat de stand is.
- KlantvragenEen assistent beantwoordt terugkerende vragen van opdrachtgevers en gasten met jullie eigen informatie en geeft dieetwensen, wijzigingen en klachten door aan een medewerker.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
De offerte wordt opnieuw berekend volgens jullie prijslijsten en menu's, en een van jullie medewerkers keurt de nieuwe versie goed voor ze naar de klant gaat. Zo zien jullie wat er verandert in de prijs.
Nee. We bereiden de gegevens voor, zoals wie wanneer gewerkt heeft, en zetten ze klaar voor jullie sociaal secretariaat. De aangiftes zelf en wat de regels daarvoor vragen, blijven bij jullie en jullie sociaal secretariaat.
Nee. Informatie over allergenen moet kloppen en komt van jullie team. De automatisering kan een vraag doorsturen naar de juiste persoon of een antwoord klaarzetten dat iemand van jullie nakijkt. Zelf beslist ze daar niets over.
De scan duurt een halve dag. Bestellen jullie binnen 30 dagen een automatisering, dan trekken we de scan af van de prijs. Daarna betalen jullie een prijs op maat per automatisering en maandelijks voor hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.