Sector
Automatisering voor groothandels
Bestellingen van klanten verwerken, offertes opmaken, inkoopfacturen inlezen en openstaande facturen opvolgen, voor groothandels met een klein kantoorteam.
Automatisering voor groothandels
Een groothandel verkoopt veel regels aan veel vaste klanten. Bestellingen komen binnen per mail, per telefoon of als pdf-bijlage en worden door het binnendienstteam in het beheerpakket ingegeven. Elke fout in een artikelnummer of een prijs komt later terug als een retour of een discussie bij de factuur.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor groothandels zonder eigen IT-dienst. Na een scan van een halve dag kijken we waar bestellingen, offertes en facturen met de hand worden overgenomen. Daarna maken we per automatisering een prijs op maat. Orders en offertes met een afwijking gaan naar iemand van jullie binnendienst voor ze verder gaan.
Waar de tijd naartoe gaat
Bestellingen die per mail en pdf binnenkomen
Klanten bestellen zoals het hen past: een mail, een Excel, een pdf of een telefoontje. Het binnendienstteam typt elke regel over in het beheerpakket, met artikelnummers die de klant zelf anders noemt.
Offertes met staffelkortingen en klantprijzen
Elke klant heeft eigen prijsafspraken en korting per volume. Een offerte opmaken betekent die afspraken opzoeken en de juiste prijs per regel toepassen.
Inkoopfacturen die niet bij de levering passen
Facturen van leveranciers moeten worden gecontroleerd tegen wat is besteld en geleverd. Afwijkingen vallen pas op bij het boeken, soms weken nadat de goederen binnenkwamen.
Programma's die niet met elkaar praten
Het beheerpakket, de boekhouding en soms een webshop of planningstool werken elk met een eigen kopie van dezelfde gegevens. Mensen houden de overdracht bij met exports en copy-paste.
Openstaande facturen en omzet per klant
Wie wil weten welke klanten te laat betalen of welke omzet een klant dit jaar draait, haalt cijfers uit twee systemen en bouwt er een Excel van.
Wat we automatiseren
- Offertes opmakenEen prijsaanvraag per mail of Excel wordt omgezet naar een offerte met klantprijzen, staffels, voorraad en levertijd. De verkoper controleert elke lijn die niet duidelijk is.
- RapporteringOmzet, marge, voorraad en openstaande facturen komen wekelijks uit het ERP in één vast rapport. Signalen wijzen op trage lopers, lage marges en klanten die achterblijven.
- Software koppelenBestellingen, artikelgegevens, prijzen en voorraad worden automatisch tussen ERP, boekhouding en webshop doorgegeven. Een logboek meldt wat niet gelukt is.
- Facturen inlezenLeveranciersfacturen worden ingelezen en gematcht met bestelling en goederenontvangst. Afwijkingen in prijs of hoeveelheid gaan naar de inkoper voor ze worden geboekt.
- BetalingsherinneringenOpenstaande B2B-facturen worden in stappen opgevolgd, met uitzonderingen voor betwiste facturen en afspraken. Leveringsstop of een telefoontje is altijd een menselijke beslissing.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Vaak wel, afhankelijk van wat het pakket toelaat. We lezen de bestelling uit, zoeken de artikelen en klanten op en zetten de order klaar. Orders met een onbekend artikel of een opvallende hoeveelheid gaan eerst langs iemand van jullie binnendienst.
We laten gegevens automatisch van het ene programma naar het andere gaan, zodat niemand ze nog overtypt. Welke richting en hoe vaak, bepalen we tijdens de scan. Daarbij gebruiken we de officiële koppeling van het pakket als die er is.
Jullie kiezen wanneer en aan wie een herinnering gaat. Een medewerker bekijkt de lijst voor er iets vertrekt, zodat een klant met een lopende discussie of een grote klant niet automatisch een standaardbericht krijgt.
De scan is een halve dag en wordt in mindering gebracht als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, vooraf afgesproken. Het maandbedrag dekt hosting, bewaking en onderhoud.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.