Sector
Automatisering voor webshops
Klantvragen over bestellingen en retours, koppelingen tussen shop en boekhouding en overzichten van omzet en marge, voor webshops met een klein team.
Automatisering voor webshops
Een webshop verkoopt de hele dag door, ook wanneer het team niet aan het werk is. Elke bestelling brengt werk mee: verzending, klantvragen over de levering en soms een retour of een betalingsprobleem. Naarmate de shop groeit, groeit de mailbox sneller dan het team.
Wij bouwen en onderhouden automatiseringen voor webshops zonder eigen IT-dienst. Na een scan van een halve dag bekijken we hoe bestellingen, klantvragen en cijfers nu door de systemen lopen. Elke automatisering is maatwerk, met een prijs die we vooraf afspreken. Antwoorden op klantvragen volgen regels die jullie bepalen, en bij twijfel gaat een bericht naar iemand van het team.
Waar de tijd naartoe gaat
Waar is mijn pakket
Een groot deel van de klantenmail gaat over de status van een bestelling. Het antwoord staat in het verzendsysteem, maar iemand moet het opzoeken en terugsturen, per klant.
Retours en ruilingen
Elke retour vraagt een afhandeling: een label, een melding aan de klant, een terugbetaling of een nieuwe zending. Dat gebeurt in meerdere schermen, met kans op fouten.
Shop, voorraad en boekhouding gesynchroniseerd houden
Bestellingen uit Shopify of WooCommerce, betalingen via Mollie en facturen in de boekhouding moeten overeenkomen. Verschillen worden aan het einde van de maand met de hand gezocht.
Facturen van leveranciers en verzenddiensten
Inkoop en verzendkosten komen binnen als facturen in verschillende formaten. Ze moeten worden ingeboekt voor de marge per product klopt.
Cijfers verspreid over verschillende tools
Omzet, marge en retourpercentage per product staan in de shop, in de boekhouding en in een advertentiebeheer. Voor een totaalbeeld wordt telkens opnieuw een Excel gemaakt.
Wat we automatiseren
- KlantvragenVragen over bestelstatus, retour en levering worden herkend, met de bestelling opgezocht en beantwoord in de toon van de shop. Terugbetalingen en klachten gaan naar een medewerker.
- Software koppelenBestellingen, Mollie-uitbetalingen, retouren en voorraad worden tussen de shop, de boekhouding en de verzending doorgegeven. Een logboek toont wat niet is doorgekomen.
- RapporteringOmzet, marge per product, retourpercentage en advertentiekosten worden wekelijks samengebracht in één rapport. Vooraf leggen we vast hoe elk cijfer wordt berekend.
- Facturen inlezenFacturen van leveranciers, advertentieplatformen, koeriers en softwareabonnementen worden verzameld en klaargezet voor de boekhouding. Buitenlandse facturen krijgen altijd een controle.
- Mails sorterenDe info-mailbox van een webshop wordt gesorteerd op klant, leverancier, B2B-aanvraag, samenwerking en systeemmelding. Elke categorie gaat naar de juiste persoon, met een concept waar dat kan.
Software in deze sector
Veelgestelde vragen
Voor vragen waarop het antwoord uit de bestelling te halen is, zoals de leverstatus, kan de automatisering een antwoord opstellen. In het begin kijkt iemand van jullie team elk antwoord na. Pas daarna kunnen jullie voor eenvoudige vragen automatisch verzenden.
Beide platformen hebben een officiële manier om bestellingen en klanten uit te lezen. Welke gegevens we kunnen gebruiken, hangt af van jullie versie en eventuele extensies. Dat controleren we tijdens de scan voor we een prijs afspreken.
Niets. Betalingen lopen verder via jullie eigen Mollie-account of ander betaalplatform. Wij lezen gegevens uit om ze te vergelijken met de boekhouding, en terugbetalingen doet iemand van jullie of worden door jullie goedgekeurd.
De scan van een halve dag wordt in mindering gebracht als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, vooraf afgesproken. Voor hosting, bewaking en onderhoud betalen jullie maandelijks.
Benieuwd wat we voor jullie kunnen automatiseren? We komen een halve dag langs.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.