Automatisering
Personeelsadministratie: onboarding, verlof en documenten
We automatiseren het onthaal van nieuwe medewerkers, verlofaanvragen en het bewaken van vervaldata van personeelsdocumenten.
Hoe het nu gaat
Zonder HR-afdeling doet de zaakvoerder of de office manager de personeelsadministratie erbij. Een nieuwe medewerker betekent een lijstje: gegevens verzamelen voor het sociaal secretariaat, een e-mailadres en toegang regelen, materiaal bestellen, documenten laten ondertekenen. Verlofaanvragen komen binnen via mail, WhatsApp of een gesprek aan de koffiemachine en worden daarna in een kalender of Excel gezet.
Het werk is niet moeilijk, maar het bestaat uit veel kleine stappen die elk iemand moet onthouden. Wat vergeten wordt, merk je meestal te laat: een nieuwe collega zonder toegang op de eerste dag, een verlofsaldo dat niet klopt, een rijbewijs of attest dat verlopen is.
Hoe het werkt
- 01
Een onboarding-checklist starten
Zodra een startdatum vastligt, krijgt elke betrokkene zijn taken met een deadline: accounts aanmaken, materiaal klaarzetten, contract laten ondertekenen, onthaal plannen. De lijst is gebaseerd op wat jullie nu doen en wordt per functie aangepast.
- 02
Gegevens van de nieuwe medewerker verzamelen
De nieuwe medewerker vult zelf een formulier in. De gegevens komen in een personeelsdossier in SharePoint, Google Drive of een beveiligde lijst, en in het formaat dat jullie sociaal secretariaat vraagt, zodat niemand ze moet overtypen.
- 03
Verlofaanvragen verwerken
Een medewerker vraagt verlof aan via een formulier. De leidinggevende krijgt een melding en keurt goed of af. Bij goedkeuring komt het verlof in de gedeelde agenda en wordt het saldo bijgewerkt in jullie overzicht.
- 04
Vervaldata bewaken
Voor documenten met een einddatum, zoals rijbewijzen, attesten of opleidingen, krijgen de medewerker en de verantwoordelijke enkele weken vooraf een herinnering. De vervaldata halen we uit het dossier of uit de lijst die jullie al bijhouden.
Wat er verandert
Een nieuwe collega start voorbereid
Accounts, materiaal en documenten staan klaar op de eerste dag, omdat elke stap een eigenaar en een deadline heeft.
Verlof volgt een vaste weg
Aanvragen komen op één plaats binnen en de agenda en het saldo zijn altijd bijgewerkt. Niemand moet nog zoeken in WhatsApp-gesprekken.
Minder verrassingen met verlopen documenten
Je krijgt een melding voor het attest of de bevoegdheid vervalt, niet nadat een klant of controle erom vraagt.
Waar jullie beslissen
Verlof wordt nooit zonder goedkeuring van een leidinggevende toegekend. De automatisering wijzigt geen contracten, lonen of arbeidsvoorwaarden. Loonberekening en aangiftes zoals Dimona blijven bij jullie of bij jullie sociaal secretariaat. Personeelsgegevens zijn alleen toegankelijk voor wie er nu al toegang toe heeft.
Per sector
- Uitzend- en selectiekantorenOntbrekende documenten worden opgevraagd bij de kandidaat, vervaldata worden bewaakt en de gegevens voor het sociaal secretariaat staan klaar. De consulent controleert en verstuurt.
- Evenementen en cateringGegevens van extra medewerkers worden verzameld, beschikbaarheden per evenement bijgehouden en gegevens klaargezet voor het sociaal secretariaat. Dat secretariaat blijft verantwoordelijk voor aangiftes en loon.
- vzw's en sociale organisatiesHet onthaal van nieuwe medewerkers en vrijwilligers, verlofaanvragen en vervaldata van attesten worden opgevolgd. Het sociaal secretariaat blijft verantwoordelijk voor loon en aangiftes.
- Kappers en schoonheidssalonsVerlofaanvragen, het maandelijks urenoverzicht voor het sociaal secretariaat en vervaldata van contracten worden vast geregeld. De zaakvoerder keurt goed en het sociaal secretariaat doet de loonadministratie.
- HorecaEen automatisering verzamelt de gewerkte uren van vaste krachten, extra's, flexi-jobbers en studenten en zet het maandoverzicht klaar voor jullie sociaal secretariaat.
- SchoonmaakbedrijvenEen automatisering bewaakt de onboardingtaken per nieuwe medewerker, houdt sleutels en badges bij, verzamelt verlofaanvragen en zet wijzigingen klaar voor het sociaal secretariaat.
Werkt met
- Microsoft 365Microsoft 365 is het kantoorpakket van Microsoft met onder meer Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive en Teams.
- Google WorkspaceGoogle Workspace is het zakelijke pakket van Google met onder meer Gmail, Agenda, Drive, Docs en Sheets.
- Excel en Google SheetsExcel en Google Sheets zijn rekenbladen waarin veel kmo's prijslijsten, planningen, urenstaten en rapporten bijhouden.
Voor wie
- HR-verantwoordelijkenWat een HR-verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan onthaal, verlof, vervaldata en uren, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
- Office managersWat een office manager in een kmo kwijt is aan mails, documenten, afspraken en personeelsadministratie, en welke automatiseringen helpen.
Begrippen
- GDPR (AVG)De GDPR, in het Nederlands AVG, is de Europese privacywet die regelt hoe bedrijven persoonsgegevens mogen verzamelen, gebruiken en bewaren.
- VerwerkersovereenkomstEen verwerkersovereenkomst is een schriftelijk contract tussen een bedrijf en een leverancier die in opdracht persoonsgegevens verwerkt, waarin staat hoe de leverancier met die gegevens mag omgaan.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
Dit is meestal een kleine automatisering. De kosten hangen af van hoeveel onderdelen je kiest. Alleen verlofaanvragen is kleiner dan onboarding, verlof en vervaldata samen. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs, en de scan wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Voor hosting, monitoring en onderhoud komt er daarna een maandelijks beheerbedrag.
Nee. Het vervangt geen HR-software en geen sociaal secretariaat. We automatiseren de kleine administratieve stappen eromheen, in de programma's die jullie al hebben, zoals Microsoft 365 of Google Workspace. Heeft een pakket dat jullie gebruiken al een verlofmodule, dan gebruiken we die waar mogelijk.
Personeelsgegevens blijven in jullie eigen omgeving, met de toegangsrechten die jullie nu al gebruiken. We bewaren ze niet bij ons. Welke gegevens de automatisering ziet, hoe lang en waarvoor, leggen we vooraf vast in een verwerkersovereenkomst. Gevoelige gegevens, zoals medische informatie, laten we er bewust buiten.
Ja, maar de winst is kleiner. Bij een heel klein team komt een nieuwe medewerker zelden voor en blijft verlof met een gedeelde agenda eenvoudig. Dan raden we aan om te starten met één onderdeel, bijvoorbeeld de vervaldata of het verlof, en later uit te breiden als het volume stijgt.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.