Automatisering
Binnenkomende documenten automatisch verwerken en archiveren
We lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
Hoe het nu gaat
Documenten komen binnen via mail, scan, upload of WhatsApp: bestelbonnen, leveringsbonnen, contracten, verzekeringsattesten, keuringsverslagen. Iemand opent ze, beslist wat het is, hernoemt het bestand, zet het in een map en tikt de belangrijkste gegevens over. Bij elke collega ziet de mappenstructuur er een beetje anders uit.
Het resultaat is dat een document wel ergens staat, maar dat niemand het snel terugvindt. Vervaldata van een attest of keuring worden pas opgemerkt als er iets misloopt, en gegevens in documenten zijn niet doorzoekbaar of bruikbaar in andere systemen.
Hoe het werkt
- 01
Documenten opvangen
We volgen een gedeelde mailbox, een map op SharePoint of Google Drive, of een uploadlink. Alles wat daar binnenkomt wordt opgepikt. Aankoopfacturen hebben hun eigen automatisering en worden hier niet dubbel verwerkt.
- 02
Het type herkennen
Een taalmodel bepaalt of het om een bestelbon, contract, attest, offerte van een leverancier of iets anders gaat. De lijst met types stellen we samen met jullie op, op basis van echte documenten uit jullie administratie.
- 03
Gegevens uitlezen per type
Per type leggen we vast welke velden belangrijk zijn. Bij een keuringsverslag zijn dat bijvoorbeeld het toestel, de datum en de volgende keuring, bij een bestelbon de klant, het bestelnummer en de leverdatum.
- 04
Hernoemen en opbergen
Het bestand krijgt een vaste naam en komt in de juiste map, bij de juiste klant of leverancier, bijvoorbeeld in Teamleader, Odoo of op SharePoint. Een lijst of Excel houdt de uitgelezen gegevens bij zodat je kunt zoeken en filteren.
- 05
Vervaldata bewaken
Heeft een document een einddatum, dan krijgt de verantwoordelijke enkele weken vooraf een herinnering. Hoeveel weken, bepalen jullie per type.
Wat er verandert
Een vaste plaats voor elk document
Bestanden staan overal onder dezelfde naam en in dezelfde structuur. Terugvinden gaat op klant, type of datum.
Gegevens uit documenten bruikbaar maken
Wat in een pdf staat, staat ook in een lijst waarop je kunt zoeken, sorteren en rapporteren.
Geen vervallen attesten meer door verrassing
Documenten met een einddatum krijgen een herinnering. Je hoort van een verlopen attest voor het een probleem wordt.
Waar jullie beslissen
Documenten waarvan het type of de gegevens onzeker zijn, komen in een lijst Te controleren, met de reden erbij. Er wordt niets verwijderd of overschreven; het origineel blijft altijd bewaard. Documenten met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische attesten, laten we buiten de automatisering tenzij we vooraf afspreken hoe ze worden behandeld.
Per sector
- AdvocatenkantorenBinnenkomende stukken worden bij het juiste dossier gezet, netjes benoemd en gecontroleerd op termijnen. Wat vertrouwelijk is en wat automatisch mag, bepalen jullie vooraf.
- Uitzend- en selectiekantorenCV's uit mail en formulieren worden ingelezen in het kandidatenbestand, dubbele inschrijvingen worden herkend en de consulent beoordeelt. De automatisering rangschikt of selecteert niemand.
- OpleidingscentraAanwezigheidslijsten, inschrijvingsformulieren, bestelbonnen en attesten worden herkend en per sessie en cursist geordend. Een medewerker controleert voor een attest wordt uitgereikt.
- AccountantskantorenFacturen, bankuittreksels en brieven van klanten worden herkend, benoemd en bij de juiste klant en periode gezet. Twijfelgevallen gaan naar een wachtlijst voor een medewerker.
- ZorgpraktijkenEen automatisering benoemt en bewaart facturen, contracten en polissen van de praktijk en bewaakt einddata. Patiëntendossiers en medische documenten vallen buiten de opzet.
- Syndici en vastgoedbeheerDocumenten van aannemers, keuringsorganismen en verzekeraars worden herkend, in de map van het juiste gebouw bewaard en hun vervaldata komen in één overzicht.
- vzw's en sociale organisatiesBewijsstukken, verslagen, ledenfiches en overeenkomsten worden herkend en per dossier of jaar geordend. Een checklist toont wat voor een subsidiedossier nog ontbreekt.
- VastgoedkantorenEPC, keuringsverslagen, attesten en plannen worden herkend, benoemd en in het juiste pandendossier geplaatst. Een checklist toont wat nog ontbreekt.
- Transport en logistiekEen automatisering ontvangt foto's en scans van chauffeurs, herkent het soort document, koppelt het aan de juiste rit en meldt welke ritten nog geen afleverbewijs hebben.
- ArchitectenbureausDocumenten die binnenkomen worden herkend, per dossier en revisie benoemd en in de juiste map geplaatst. De projectleider krijgt een melding als er een nieuwe versie van een plan is.
- VerzekeringsmakelaarsPolissen, bijvoegsels en schadestukken worden herkend, aan het juiste klantdossier gekoppeld en met hun vervaldag in een overzicht gezet. Het advies blijft bij de makelaar.
- VerhuisbedrijvenGetekende offertes, inventarissen en schademeldingen worden herkend en per verhuizing bewaard. Schademeldingen met foto's gaan meteen naar de zaakvoerder.
- ReisbureausBevestigingen van leveranciers, vouchers, tickets en reizigersgegevens worden per boeking geordend en gecontroleerd. Daaruit ontstaat een reismap die de adviseur nalas voor verzending.
Werkt met
- Microsoft 365Microsoft 365 is het kantoorpakket van Microsoft met onder meer Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive en Teams.
- Google WorkspaceGoogle Workspace is het zakelijke pakket van Google met onder meer Gmail, Agenda, Drive, Docs en Sheets.
- TeamleaderTeamleader is een Belgisch pakket voor kmo's met onder meer CRM, offertes, facturatie en projectbeheer.
- OdooOdoo is modulaire bedrijfssoftware (ERP) van Belgische oorsprong, met onder meer CRM, verkoop, voorraad, boekhouding en projecten.
- Excel en Google SheetsExcel en Google Sheets zijn rekenbladen waarin veel kmo's prijslijsten, planningen, urenstaten en rapporten bijhouden.
Voor wie
- Financieel verantwoordelijkenWat een financieel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan facturen, betalingsopvolging en rapporten, en wat daarvan te automatiseren valt.
- HR-verantwoordelijkenWat een HR-verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan onthaal, verlof, vervaldata en uren, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
- Office managersWat een office manager in een kmo kwijt is aan mails, documenten, afspraken en personeelsadministratie, en welke automatiseringen helpen.
- Operationeel verantwoordelijkenWat een operationeel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan planning, werkbonnen, uren en klantvragen, en wat daarvan te automatiseren valt.
Begrippen
- EDIEDI (electronic data interchange) is de automatische uitwisseling van zakelijke documenten, zoals bestellingen en facturen, tussen de systemen van twee bedrijven in een vaste, afgesproken structuur.
- ERPEen ERP (enterprise resource planning) is bedrijfssoftware die meerdere afdelingen in één systeem samenbrengt, zoals boekhouding, voorraad, aankoop en verkoop.
- Intelligente documentverwerkingIntelligente documentverwerking is software die documenten zoals facturen en bestelbonnen leest, de belangrijke gegevens eruit haalt en die doorgeeft aan een ander systeem.
- Large language model (LLM)Een large language model (LLM) is een AI-model dat op grote hoeveelheden tekst is getraind en daardoor tekst kan begrijpen, samenvatten en schrijven.
- OCROCR (optical character recognition) is technologie die tekst in een scan, foto of pdf herkent en omzet in tekst die software kan gebruiken.
- Power AutomatePower Automate is de automatiseringsdienst van Microsoft waarmee je flows bouwt tussen Microsoft 365 en andere toepassingen.
- RPARPA (robotic process automation) is software die de handelingen van een medewerker op een scherm nabootst, zoals klikken, typen en kopiëren tussen programma's.
- UBLUBL (Universal Business Language) is een open XML-formaat voor zakelijke documenten zoals facturen en creditnota's, dat software rechtstreeks kan inlezen.
- n8nn8n is een workflowtool waarmee je apps en diensten visueel aan elkaar koppelt en die je zelf kunt hosten of als clouddienst kunt gebruiken.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
Wat het kost, hangt af van het aantal documenttypes en de bestemming. Beperk je het tot twee of drie types, dan is het een kleinere klus. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs. Bestel je binnen 30 dagen, dan wordt de scan verrekend. Hosting, opvolging en onderhoud vallen daarna onder een maandelijks beheerbedrag.
Gescande documenten met leesbare tekst gaan meestal goed. Handschrift en foto's met slecht licht zijn veel minder betrouwbaar. In de scan proberen we een reeks van jullie echte documenten uit, en we vertellen je eerlijk welke types goed werken en welke eerst door een mens bekeken moeten worden.
Documenten blijven in jullie eigen opslag, op naam van jullie bedrijf. De automatisering krijgt alleen toegang tot de mappen die jullie aanwijzen. Voor het lezen gebruiken we een taalmodel. Welke aanbieder, waar de gegevens worden verwerkt en wat wordt bewaard, leggen we vooraf vast in een verwerkersovereenkomst.
Die kunnen we in één keer door dezelfde automatisering laten lopen, zodat ook het archief een vaste structuur krijgt. Dat is een eenmalige verwerking waarvan de omvang afhangt van het aantal documenten. We geven er een aparte prijs voor, gebaseerd op een steekproef.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.