Software · e-mail en agenda
Microsoft 365 automatiseren en koppelen
Microsoft 365 is het kantoorpakket van Microsoft met onder meer Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive en Teams.
Microsoft 365 bij kmo's
Voor veel kmo's is Microsoft 365 het werkterrein van de hele dag. In Outlook staan de mails en de agenda, in Excel de lijsten, in SharePoint of OneDrive de documenten en in Teams het interne overleg. Wat er binnenkomt, komt bijna altijd eerst in dit pakket binnen.
Het handwerk zit in het verplaatsen. Een bijlage wordt uit een mail gehaald en in de juiste map gezet, een factuur wordt doorgestuurd naar de boekhouding, dezelfde vragen krijgen elke keer een zelf getypt antwoord en een afspraak wordt van de mail overgenomen in de agenda. Dat zijn de plaatsen waar wij automatiseren.
Wat we automatiseren
Mailbox sorteren en antwoorden voorbereiden
We lezen een gedeelde mailbox, bepalen waarover een mail gaat en zetten ze in de juiste map of bij de juiste persoon. Voor veelvoorkomende vragen komt er een antwoordconcept in Outlook dat een medewerker nakijkt en zelf verstuurt.
Bijlagen opslaan in SharePoint of OneDrive
Offertes, facturen en plannen uit mails komen in de juiste klant- of projectmap terecht, met een bestandsnaam die bij jullie afspraken past. Niemand sleept nog bijlagen naar mappen.
Afspraken in de agenda zetten
Een afspraakverzoek per mail lezen we uit, we controleren de beschikbaarheid in de Outlook-agenda en zetten een voorstel klaar. Een medewerker bevestigt voor de klant antwoord krijgt.
Goedkeuringen via Teams
Moet iemand een factuur, offerte of herinnering goedkeuren, dan komt er een bericht in Teams of Outlook met de gegevens erbij. De automatisering gaat pas verder nadat die persoon heeft goedgekeurd.
Excel-lijsten bijwerken
Gegevens uit mails of andere programma's komen in een Excel-bestand op OneDrive of SharePoint, en omgekeerd. Zo blijven prijslijsten, planningen en urenstaten kloppen zonder kopieerwerk.
Hoe we koppelen
Microsoft 365 heeft Microsoft Graph, de officiële API voor onder meer mail, agenda, bestanden en Teams. De koppeling wordt geregistreerd binnen jullie eigen Microsoft-omgeving en een beheerder van jullie tenant geeft toestemming. We vragen enkel de rechten die nodig zijn en beperken de toegang waar mogelijk tot specifieke mailboxen of sites, in plaats van heel de omgeving. Jullie kunnen de toegang op elk moment intrekken. Bestanden en mails blijven in jullie Microsoft 365, op jullie account. Excel-bestanden kunnen we bewerken wanneer ze op OneDrive of SharePoint staan, niet wanneer ze alleen op één computer staan.
Automatiseringen
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
- Aankoopfacturen inlezenWe lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
- Klantvragen beantwoordenWe zetten een assistent in die terugkerende vragen beantwoordt met jullie eigen informatie en al het andere doorgeeft aan een collega.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Microsoft 365 koppelen met
- HubSpotAanvragen uit Outlook worden contacten en deals in HubSpot, en afspraken en bijlagen komen bij het juiste dossier. HubSpot heeft zelf ook een Outlook-koppeling, die we gebruiken waar ze volstaat.
- OdooAanvragen, leveranciersfacturen en bijlagen uit Outlook en SharePoint komen klaar in Odoo, en documenten uit Odoo komen in de juiste map. Op jullie eigen accounts.
- PipedriveAanvragen uit Outlook worden deals in Pipedrive, en afspraken, mails en bijlagen komen bij de juiste deal. Een standaardkoppeling gebruiken we waar die volstaat.
- TeamleaderMails, afspraken en bijlagen uit Microsoft 365 komen bij de juiste klant en deal in Teamleader terecht. Waar een standaardkoppeling volstaat, gebruiken we die.
Sectoren
- Accountantskantoren
- Advocatenkantoren
- Architectenbureaus
- Bouw en renovatie
- Dierenartsenpraktijken
- Drukkerijen en signalisatie
- Evenementen en catering
- Garages en autobedrijven
- Groothandel
- Installateurs
- Interieur en keukenbouw
- Opleidingscentra
- Productiebedrijven
- Reisbureaus
- Schilders en afwerkingsbedrijven
- Schoonmaakbedrijven
- Syndici en vastgoedbeheer
- Transport en logistiek
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Uitzend- en selectiekantoren
- Vastgoedkantoren
- Verhuisbedrijven
- Verzekeringsmakelaars
- Zorgpraktijken
- vzw's en sociale organisaties
Veelgestelde vragen
In het algemeen volstaat een zakelijk abonnement met e-mail en opslag. Voor sommige onderdelen, zoals Teams of SharePoint, moet dat deel in jullie abonnement zitten. Tijdens de scan kijken we na wat jullie hebben en wat de beheerder moet goedkeuren.
We vragen enkel toegang tot wat de automatisering nodig heeft, bijvoorbeeld één gedeelde mailbox, en beperken dat waar mogelijk tot die mailbox. Jullie beheerder geeft de toestemming en kan die op elk moment intrekken.
Standaard niet. We zetten antwoorden als concept klaar en een medewerker verstuurt ze. Voor een vast, steeds terugkerend bericht, zoals een ontvangstbevestiging, kunnen jullie beslissen om dat automatisch te laten vertrekken.
Voor de scan komen we een halve dag op locatie langs. Die wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Werken jullie met Microsoft 365? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.