Automatisering
Afspraken inplannen, bevestigen en herinneren
We laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
Hoe het nu gaat
Afspraken worden in veel kmo's nog per telefoon of mail vastgelegd. Iemand bladert door de agenda, stelt twee momenten voor, wacht op antwoord en past de agenda aan. Bij een garage, een installateur, een praktijk of een adviesbureau gaat daar elke dag tijd in zitten, en een gemiste telefoon is soms een gemiste klant.
Daarna komen de no-shows en verschuivingen: de klant die vergeet, de afspraak die verplaatst moet worden, de collega die niet weet dat de agenda is gewijzigd. Een herinnering sturen kost weinig, maar wordt bij drukte niet gedaan.
Hoe het werkt
- 01
Beschikbaarheid vastleggen
In de scan leggen we regels vast: welke soorten afspraken er zijn, hoe lang ze duren, welke buffer er tussen moet zitten, wie ze kan uitvoeren en wanneer. De automatisering leest de agenda's in Microsoft 365 of Google Workspace en houdt rekening met wat daar al in staat.
- 02
De klant kiest of vraagt aan
Via een link in een mail of op de website kiest de klant een vrij moment. Komt de vraag per mail of WhatsApp binnen, dan stelt de automatisering twee of drie vrije momenten voor in een concept dat je zelf verstuurt.
- 03
Bevestigen en in de agenda zetten
De afspraak komt in de agenda van de juiste medewerker en de klant krijgt een bevestiging met adres, duur en wat hij moet meebrengen. De afspraak wordt ook bij de klant genoteerd in Teamleader of Odoo als daar een dossier bestaat.
- 04
Herinneren
Een of twee dagen vooraf (instelbaar) krijgt de klant een herinnering per mail of WhatsApp met een link om te verplaatsen of te annuleren. WhatsApp Business vraagt voor berichten die jullie als eerste sturen een goedgekeurd sjabloon.
- 05
Wijzigingen verwerken
Verplaatst of annuleert een klant, dan past de agenda zich aan en krijgt de medewerker een melding. Vrijgekomen momenten kunnen naar een wachtlijst gaan als jullie die bijhouden.
Wat er verandert
Minder heen-en-weer over een datum
De klant ziet alleen momenten die echt vrij zijn. De afspraak staat er meteen, zonder drie mails of een telefoontje over de agenda.
Minder vergeten afspraken
Herinneringen gaan automatisch uit, ook als het druk is. Een klant die niet kan, krijgt een eenvoudige manier om te verplaatsen in plaats van simpelweg niet op te dagen.
Een agenda die klopt
Wijzigingen komen rechtstreeks in de agenda van de medewerker. Je hoeft niet meer na te vragen wie wanneer waar is.
Waar jullie beslissen
Voor afspraken met bijzondere voorwaarden, zoals spoed, grote werken of een plaatsbezoek bij een nieuwe klant, kunnen jullie kiezen dat de aanvraag eerst als voorstel bij een medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen de agenda altijd zelf aanpassen. De automatisering respecteert dat en overschrijft niets zonder reden.
Per sector
- VastgoedkantorenKandidaten kiezen zelf een bezoekmoment binnen de vensters die de makelaar vastlegt. Bevestiging, herinnering en agenda lopen automatisch, plaatsbeschrijvingen bevestigt de makelaar zelf.
- Bouw en renovatiePlaatsbezoeken worden geboekt en werffases staan in een gedeelde planning. Verschuift een fase, dan toont het systeem de gevolgen en stelt de berichten op die de zaakvoerder goedkeurt.
- InstallateursOnderhoud en storingen worden gepland per technieker en regio, met bevestiging, herinnering en uitnodigingen voor jaarlijks onderhoud. Spoed en veiligheid beoordeelt altijd een persoon.
- Garages en autobedrijvenKlanten boeken een onderhoudsbeurt of bandenwissel zelf in een vrij tijdslot dat past bij de werkplaats. De werkplaatschef houdt de planning in handen.
- AdvocatenkantorenAfspraken met cliënten worden ingepland rond zittingen en reistijd naar de rechtbank. De agenda toont neutrale titels en de advocaat bevestigt alles wat niet routine is.
- HorecaEen automatisering verzamelt reservaties en groepsaanvragen uit alle kanalen, stuurt bevestigingen en herinneringen en stelt een rooster voor op basis van de verwachte couverts.
- Uitzend- en selectiekantorenKandidaten kiezen zelf een tijdstip dat in de agenda van de consulent past, krijgen herinneringen en kunnen verplaatsen. Wie wordt uitgenodigd, beslist de consulent.
- Interieur en keukenbouwBij akkoord ontstaat een planning als keten van afspraken. Verschuift een levering, dan stelt de automatisering nieuwe data voor, de planner keurt goed en klant en onderaannemers worden verwittigd.
- Fitness en sportclubsReservaties voor groepslessen, personal training en intakegesprekken krijgen een bevestiging, herinnering en wachtlijst. De coach bepaalt het rooster.
- DierenartsenpraktijkenEigenaars boeken een consultatie, vaccinatie of ingreep in een tijdslot dat past bij de duur en de dierenarts. Spoedgevallen en medische inschatting blijven bij het team.
- AccountantskantorenAfspraakaanvragen voor intake, jaarrekening of aangifte worden aan de juiste medewerker gekoppeld en ingepland. De klant krijgt een bevestiging, een lijst van mee te brengen stukken en een herinnering.
- Transport en logistiekEen automatisering zet transportorders en tijdsloten in een dagplanning, stuurt die naar chauffeurs, bevestigt afspraken bij klanten en meldt vertragingen aan de planner.
- SchoonmaakbedrijvenEen automatisering stuurt wekelijks het rooster per object naar de medewerkers, stelt vervangers voor bij ziekmeldingen en verwittigt klanten als een beurt wijzigt.
- ZorgpraktijkenEen automatisering verwerkt aanvragen om afspraken te verplaatsen of af te zeggen, stuurt neutrale herinneringen en stelt vrijgekomen uren voor aan de wachtlijst. Medische inhoud blijft erbuiten.
- Syndici en vastgoedbeheerDe agenda van de algemene vergaderingen, de oproepingen en de plaatsbezoeken met aannemers worden klaargezet. De syndicus beslist over datum en agendapunten.
- VerzekeringsmakelaarsKennismakingen, jaargesprekken en bedrijfsbezoeken worden ingepland met bevestiging en herinnering, en het klantdossier ligt klaar. De makelaar voert het gesprek zelf.
- Kappers en schoonheidssalonsKlanten boeken zelf een behandeling bij de juiste stylist, met rekening voor duur en inwerktijd. Bevestiging, herinnering en wachtlijst lopen automatisch.
- Tuinaanleg en groenonderhoudOnderhoudsrondes, werfstarts en plaatsbezoeken staan in één planning. Bij slecht weer krijgen alle betrokken klanten in één keer een nieuw voorstel. De zaakvoerder beslist.
- VerhuisbedrijvenVerhuisdagen, ploegen, camions en voorbereidende taken zoals een parkeervergunning staan in één planning. De klant krijgt bevestiging en herinnering. De planner beslist.
- OpleidingscentraCursisten schrijven zich in voor een sessie, krijgen een bevestiging en een herinnering, en een geannuleerde plaats gaat naar de wachtlijst. De planner houdt lokalen en trainers in handen.
- Schilders en afwerkingsbedrijvenKlanten boeken een plaatsbezoek in een slot dat past bij de route van de schilder. De werfplanning houdt rekening met droogtijden, en klanten krijgen bevestigingen en herinneringen.
Werkt met
- Microsoft 365Microsoft 365 is het kantoorpakket van Microsoft met onder meer Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive en Teams.
- Google WorkspaceGoogle Workspace is het zakelijke pakket van Google met onder meer Gmail, Agenda, Drive, Docs en Sheets.
- WhatsApp BusinessWhatsApp Business is de zakelijke variant van WhatsApp, met een gratis app voor kleine bedrijven en een betaald platform van Meta voor koppelingen met andere software.
- TeamleaderTeamleader is een Belgisch pakket voor kmo's met onder meer CRM, offertes, facturatie en projectbeheer.
- OdooOdoo is modulaire bedrijfssoftware (ERP) van Belgische oorsprong, met onder meer CRM, verkoop, voorraad, boekhouding en projecten.
Voor wie
- HR-verantwoordelijkenWat een HR-verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan onthaal, verlof, vervaldata en uren, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
- Office managersWat een office manager in een kmo kwijt is aan mails, documenten, afspraken en personeelsadministratie, en welke automatiseringen helpen.
- Operationeel verantwoordelijkenWat een operationeel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan planning, werkbonnen, uren en klantvragen, en wat daarvan te automatiseren valt.
- VerkoopteamsWat een verkoopteam in een kmo kwijt is aan leads, offertes en opvolging, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
De kosten hangen af van het aantal soorten afspraken, medewerkers en kanalen. Een eenvoudige variant met alleen bevestigingen en herinneringen is een kleinere klus. De scan van een halve dag levert een voorstel op maat met de prijs op en wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Daarna betaal je een maandelijks beheerbedrag voor hosting, monitoring en onderhoud.
Gedeeltelijk. We kunnen afspraken plannen binnen regels over duur en beschikbaarheid, en eventueel reistijd tussen twee adressen meenemen. Routeoptimalisatie voor een hele vloot of het plannen van complexe ploegen is een groter project. Wat nodig is, zien we in de scan.
Nee. Klanten krijgen een link in een mail of bericht en kiezen een moment, zonder account of app. Gegevens die ze ingeven, zoals naam en telefoonnummer, komen terecht in jullie eigen agenda en CRM, niet bij ons.
De agenda in Microsoft 365 of Google Workspace blijft de bron. De automatisering leest hem vóór ze een moment aanbiedt en controleert nog eens vlak voor ze bevestigt. Boekt iemand intussen zelf een afspraak, dan krijgt de klant een nieuw voorstel in plaats van een dubbele boeking.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.