Koppeling · HubSpot en Microsoft 365
HubSpot koppelen met Microsoft 365
Aanvragen uit Outlook worden contacten en deals in HubSpot, en afspraken en bijlagen komen bij het juiste dossier. HubSpot heeft zelf ook een Outlook-koppeling, die we gebruiken waar ze volstaat.
Waarom koppelen
Verkopers die met HubSpot werken, zitten de hele dag in Outlook. Aanvragen komen binnen in een gedeelde mailbox, offertes gaan per mail de deur uit en afspraken staan in de Outlook-agenda. HubSpot houdt contacten, bedrijven en deals bij, maar krijgt pas iets mee van wat in Outlook gebeurt wanneer iemand het erin zet.
Daardoor loopt het CRM achter op de werkelijkheid. Een aanvraag blijft in de mailbox liggen, een offerte die per mail vertrok staat nergens bij de deal en de bijlagen met plannen en prijslijsten zitten in mails van verschillende collega's. Wie een deal overneemt, moet eerst zoeken.
Wat er tussen beide loopt
Aanvraag in de mailbox wordt contact en deal
Een nieuwe aanvraag in een gedeelde Outlook-mailbox lezen we uit. We controleren of het contact al bestaat en maken contact en deal aan, met de oorspronkelijke tekst erbij. De juiste verkoper krijgt een melding.
Mails en offertes bij de juiste deal
Antwoordt een klant op een offerte, dan koppelen we de mail aan de deal. HubSpot heeft zelf een Outlook-extensie en een mailkoppeling om mails bij een contact te bewaren, afhankelijk van jullie abonnement. Waar die volstaan, gebruiken we ze.
Vergaderingen uit de Outlook-agenda bij de deal
Een afspraak met een klant staat in de Outlook-agenda van de verkoper en bij de juiste deal in HubSpot, zodat het verloop van de deal zichtbaar is voor wie hem overneemt. Of de eigen agendakoppeling van HubSpot daarvoor volstaat, hangt af van jullie abonnement.
Bijlagen en offertes in een map per klant
Offertes en plannen uit mails of uit HubSpot bewaren we in een map per klant of deal in SharePoint of OneDrive, met een vaste bestandsnaam. Niemand sleept bijlagen nog naar de juiste map.
Gewonnen deal wordt melding in Teams of Outlook
Wordt een deal gewonnen, dan krijgen de collega's die moeten starten, zoals planning of facturatie, een bericht in Teams of Outlook met klant, bedrag en verantwoordelijke.
Vooraf beslissen
Welke mailbox en welke mails
We beperken de toegang tot de mailbox of de mappen die nodig zijn. Een persoonlijke mailbox met privémails hoort daar niet bij. We spreken af welke mails als aanvraag tellen en welke niet, zoals nieuwsbrieven en meldingen van leveranciers.
Dubbele contacten en bedrijven
Een klant mailt met een ander adres dan in HubSpot staat. We zoeken op e-mailadres en domeinnaam, en gratis maildomeinen gebruiken we nooit om een bedrijf te herkennen. Bij twijfel beslist een medewerker. Samenvoegingen keurt iemand goed voor er iets verdwijnt.
Persoonsgegevens in mails
Mails van klanten bevatten persoonsgegevens. We spreken af welk deel van een mail in HubSpot wordt bewaard en wie dat kan zien. Zo staat niet de hele briefwisseling van een klant open voor iedereen in het CRM.
Waar worden afspraken gemaakt
Een afspraak die aan beide kanten aanpasbaar is, kan botsen. We kiezen één plaats waar afspraken worden gemaakt, Outlook of HubSpot, en laten de andere kant volgen.
Hoe we het bouwen
HubSpot heeft een publieke API en kan bij wijzigingen meldingen sturen. Microsoft 365 heeft Microsoft Graph, de officiële API voor mail, agenda en bestanden. Een beheerder van jullie Microsoft-omgeving geeft toestemming en we beperken de toegang waar mogelijk tot specifieke mailboxen of sites. In HubSpot verbinden we via een toegang op jullie eigen account. Welke functies en hoeveel aanroepen mogelijk zijn, hangt af van jullie HubSpot-abonnement en dat controleren we vooraf. HubSpot heeft zelf een Outlook-extensie en koppelingen voor mail en agenda. Wat daarin zit, hangt af van het abonnement. Waar ze volstaan, laten we ze zoals ze zijn en bouwen we enkel wat ontbreekt. Beide toegangen kunnen jullie op elk moment intrekken. Mails, bestanden en klantgegevens blijven in Microsoft 365 en HubSpot, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
Veelgestelde vragen
Ja, HubSpot heeft een eigen Outlook-extensie en koppelingen voor mail en agenda. Wat daarin precies zit, hangt af van jullie abonnement. Waar die volstaan, gebruiken we ze. Wij komen erbij voor wat ze niet doen, zoals aanvragen uit een gedeelde mailbox omzetten in deals of bijlagen in SharePoint ordenen.
We vragen enkel toegang tot wat de automatisering nodig heeft, bijvoorbeeld één gedeelde mailbox. Een beheerder van jullie tenant geeft die toestemming en kan ze op elk moment intrekken.
Standaard niet. Antwoorden en opvolgmails komen als concept klaar en de verkoper verstuurt ze zelf. Voor een vast bericht, zoals een ontvangstbevestiging, kunnen jullie beslissen het automatisch te laten vertrekken.
Voor de scan komen we een halve dag op locatie langs. Die wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van HubSpot en Microsoft zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met HubSpot en Microsoft 365? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.