Automatisering
Mails sorteren en conceptantwoorden klaarzetten
We sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
Hoe het nu gaat
In veel kmo's komt alles binnen op info@ of verkoop@. Eén persoon, vaak de zaakvoerder of de office manager, leest wat er is, bepaalt wie het moet oppakken en stuurt het door. Offerteaanvragen, vragen over een bestelling, facturen van leveranciers en reclame staan door elkaar, en wat niet dringend lijkt blijft liggen tot iemand het terugvindt.
Het antwoord bestaat dan vaak uit een stuk tekst dat al tientallen keren is geschreven: openingsuren, levertermijn, hoe een retour werkt, wat een afspraak kost. Daarna volgt het zoeken naar het klantdossier om te zien of er al contact was. Bij ziekte of verlof van de vaste persoon loopt de mailbox achter en weet niemand wat al beantwoord is.
Hoe het werkt
- 01
De mailbox lezen en sorteren
We koppelen één of meer gedeelde mailboxen in Microsoft 365 of Google Workspace. Elke nieuwe mail krijgt een categorie, bijvoorbeeld offerteaanvraag, vraag over een bestelling, factuur, afspraak of overig. De categorieën bepalen we samen in de scan, op basis van jullie echte mailbox.
- 02
De mail aan een klant koppelen
Op basis van afzender, bedrijfsnaam of referentienummer zoeken we de klant op in jullie CRM of boekhoudpakket, bijvoorbeeld Teamleader. Is er geen duidelijke match, dan staat dat zo in de samenvatting en wordt er niets op goed geluk gekoppeld.
- 03
Een concept van het antwoord schrijven
Voor terugkerende vragen stelt een taalmodel een antwoord op uit teksten die jullie zelf hebben goedgekeurd, aangevuld met gegevens uit het dossier. Het concept staat in de map Concepten van de juiste persoon, in jullie toon en binnen de bestaande mailthread.
- 04
Doorsturen en opvolgen
Mails die een collega moet oppakken krijgen een label en worden doorgestuurd of als taak in het CRM gezet. Blijft een mail na een afgesproken termijn onbeantwoord, dan komt er een herinnering naar de verantwoordelijke.
Wat er verandert
Een mailbox met duidelijke categorieën
Elke mail heeft een label en een eigenaar. Wie de mailbox opent ziet meteen wat dringend is en wat kan wachten, ook wanneer de vaste persoon er die dag niet is.
Antwoorden beginnen bij een concept
Je schrijft niet meer van nul. Je leest het concept, past aan wat nodig is en verstuurt. Bij vragen die elke week terugkomen is dat een kleine ingreep.
Klantcontact zit in het dossier
De originele mail en het verstuurde antwoord worden bij de klant bewaard. Een collega ziet later wat er is gezegd, zonder in andermans mailbox te moeten zoeken.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Per sector
- Uitzend- en selectiekantorenZiekmeldingen en klantvragen van de dag gaan meteen naar de juiste consulent. Standaardantwoorden staan als concept klaar. Afwijzingen en uitnodigingen schrijft de consulent zelf.
- VerzekeringsmakelaarsMails van klanten en maatschappijen worden op soort gesorteerd en aan het dossier gekoppeld. Voor de administratieve antwoorden staat een concept klaar. Advies blijft werk van de makelaar.
- OpleidingscentraMails over inschrijvingen, annulaties, attesten en facturen worden gesorteerd en aan de juiste sessie of cursist gekoppeld. Voor terugkerende vragen staat een concept klaar.
- vzw's en sociale organisatiesMails van leden, vrijwilligers, partners en mensen die hulp zoeken worden gesorteerd en doorgestuurd naar de juiste coördinator. Dringende mails gaan meteen naar een persoon.
- AccountantskantorenDe gedeelde mailbox van het kantoor wordt per klant en soort vraag gesorteerd en toegewezen. Voor standaardvragen staat een concept klaar dat een medewerker goedkeurt.
- WebshopsDe info-mailbox van een webshop wordt gesorteerd op klant, leverancier, B2B-aanvraag, samenwerking en systeemmelding. Elke categorie gaat naar de juiste persoon, met een concept waar dat kan.
- VastgoedkantorenDe algemene mailbox wordt per pand en makelaar gesorteerd, mails van notarissen met een deadline krijgen voorrang en standaardantwoorden liggen als concept klaar.
- AdvocatenkantorenMails worden per dossier en afzender gesorteerd en aan de juiste advocaat gekoppeld. Voor praktische vragen staat een concept klaar. Juridische antwoorden schrijft altijd een advocaat.
- ZorgpraktijkenEen automatisering sorteert de algemene praktijkmailbox, bereidt antwoorden voor op administratieve vragen en laat mails met medische inhoud ongemoeid voor de behandelaar.
- ArchitectenbureausElke mail wordt aan een dossier gekoppeld en op type gesorteerd. Dringende vragen van de werf gaan meteen naar de projectleider en standaardantwoorden staan als concept klaar.
- Syndici en vastgoedbeheerMails van mede-eigenaars, aannemers en verzekeraars worden per gebouw en soort gesorteerd. Voor terugkerende vragen staat een concept klaar. De beheerder verstuurt zelf.
- DierenartsenpraktijkenMails van eigenaars, laboratoria en collega-praktijken worden gesorteerd en bij de juiste persoon gelegd. Het systeem interpreteert geen medische inhoud en geeft geen medisch advies.
Werkt met
- Microsoft 365Microsoft 365 is het kantoorpakket van Microsoft met onder meer Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive en Teams.
- Google WorkspaceGoogle Workspace is het zakelijke pakket van Google met onder meer Gmail, Agenda, Drive, Docs en Sheets.
- TeamleaderTeamleader is een Belgisch pakket voor kmo's met onder meer CRM, offertes, facturatie en projectbeheer.
- HubSpotHubSpot is een cloudplatform voor CRM, sales en marketing, met een gratis CRM en betaalde pakketten voor meer functies.
- OdooOdoo is modulaire bedrijfssoftware (ERP) van Belgische oorsprong, met onder meer CRM, verkoop, voorraad, boekhouding en projecten.
Voor wie
- HR-verantwoordelijkenWat een HR-verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan onthaal, verlof, vervaldata en uren, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
- Office managersWat een office manager in een kmo kwijt is aan mails, documenten, afspraken en personeelsadministratie, en welke automatiseringen helpen.
- VerkoopteamsWat een verkoopteam in een kmo kwijt is aan leads, offertes en opvolging, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
- ZaakvoerdersWat een zaakvoerder van een kmo kwijt is aan overzichten, offertes, opvolging en mails, en welke automatiseringen dat werk overnemen.
Begrippen
- AI-agentEen AI-agent is een systeem dat met een taalmodel een doel nastreeft, zelf stappen kiest en daarbij tools gebruikt, zoals een mailbox of een boekhoudpakket.
- Human-in-the-loopHuman-in-the-loop betekent dat in een geautomatiseerd proces een persoon op bepaalde momenten controleert, aanvult of goedkeurt voordat het proces verdergaat.
- Large language model (LLM)Een large language model (LLM) is een AI-model dat op grote hoeveelheden tekst is getraind en daardoor tekst kan begrijpen, samenvatten en schrijven.
- Power AutomatePower Automate is de automatiseringsdienst van Microsoft waarmee je flows bouwt tussen Microsoft 365 en andere toepassingen.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
De prijs hangt af van het aantal categorieën en koppelingen. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs. Bestel je binnen 30 dagen, dan wordt de scan verrekend. Daarbovenop komt een maandelijks beheerbedrag voor hosting, opvolging en onderhoud.
De automatisering leest alleen de mailboxen die jullie koppelen, bijvoorbeeld info@ en niet de persoonlijke mailbox van de zaakvoerder. De toegang loopt via jullie eigen account en kan je op elk moment intrekken. Hoe en waar de tekst verwerkt wordt, leggen we vooraf schriftelijk vast in een verwerkersovereenkomst.
Dan pas je het aan of schrijf je zelf een antwoord, want er wordt niets verstuurd zonder dat iemand het goedkeurt. De eerste weken bekijken we samen welke mails verkeerd gecategoriseerd werden of welk concept naast de plank zat, en passen we de regels en de brontekst aan.
Ja, met Microsoft 365 (Outlook) en met Google Workspace (Gmail). Een mailbox bij een andere provider kan soms via IMAP, maar dat bekijken we eerst in de scan voor we een prijs geven.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.