Koppeling · Teamleader en Microsoft 365
Teamleader koppelen met Microsoft 365
Mails, afspraken en bijlagen uit Microsoft 365 komen bij de juiste klant en deal in Teamleader terecht. Waar een standaardkoppeling volstaat, gebruiken we die.
Waarom koppelen
Een kmo die Teamleader gebruikt, werkt de hele dag in Outlook. Klanten mailen naar een gewone of gedeelde mailbox, afspraken staan in de Outlook-agenda en offertes en plannen staan als bijlage in SharePoint of OneDrive. Teamleader houdt de klanten en deals bij, maar krijgt pas iets mee van wat in Outlook gebeurt wanneer iemand het erin zet.
Daar gaat het mis. Een belangrijke mail staat enkel bij één collega, een afspraak bij een klant staat in de agenda maar niet bij de deal en de bijlage bij een offerte staat in een map die niemand terugvindt. Wie een dossier overneemt van een collega op verlof, moet op drie plaatsen zoeken.
Wat er tussen beide loopt
Aanvraag in de gedeelde mailbox wordt contact en deal
Een nieuwe aanvraag in een gedeelde Outlook-mailbox lezen we uit. We zoeken het contact in Teamleader en maken contact en deal aan als die er nog niet zijn, met de mail erbij. De verantwoordelijke krijgt een melding.
Mails over een lopende deal bij het dossier
Antwoordt een klant op een offerte, dan herkennen we klant en deal en bewaren we de mail bij het dossier in Teamleader. Teamleader heeft zelf ook functies om mails aan een contact te koppelen, afhankelijk van jullie pakket. Waar die volstaan, gebruiken we ze.
Afspraken tussen Outlook-agenda en Teamleader
Een afspraak met een klant staat in de Outlook-agenda van de verantwoordelijke en bij de juiste deal of het juiste contact in Teamleader. Teamleader heeft een eigen agendakoppeling met Microsoft 365. Of die bij jullie volstaat, kijken we na in de scan.
Bijlagen en offertes naar een map per klant
Een offerte of factuur uit Teamleader bewaren we als pdf in een map per klant of project in SharePoint of OneDrive, met een vaste bestandsnaam. Bijlagen uit klantmails gaan naar dezelfde map.
Goedkeuring in Teams of Outlook
Moet een offerte of factuur worden goedgekeurd voor die vertrekt, dan komt er een bericht in Teams of Outlook met de gegevens uit Teamleader erbij. De automatisering gaat pas verder nadat de verantwoordelijke akkoord gaf.
Vooraf beslissen
Welke mailbox en welke mails
We beperken de toegang tot de mailbox of de mappen die nodig zijn. Een persoonlijke mailbox met privémails hoort daar niet bij. We spreken af welke mails als aanvraag tellen en welke niet, zoals nieuwsbrieven en meldingen van leveranciers.
Dubbele contacten
Een klant mailt vaak met een ander adres dan in Teamleader staat. We zoeken op e-mailadres en domeinnaam en laten een medewerker beslissen als het niet duidelijk is, zodat er geen tweede contact ontstaat voor dezelfde persoon.
Waar worden afspraken gemaakt
Een afspraak die aan beide kanten aanpasbaar is, kan botsen. We kiezen één plaats waar afspraken worden gemaakt, Outlook of Teamleader, en laten de andere kant volgen.
Toestemming en mappenstructuur
Een beheerder van jullie Microsoft-tenant geeft toestemming aan de koppeling. We spreken ook de mappenstructuur en de bestandsnamen af in SharePoint of OneDrive, zodat bestanden terug te vinden zijn en enkel de juiste mensen erbij kunnen.
Hoe we het bouwen
Teamleader heeft een publieke API met OAuth en kan meldingen sturen bij wijzigingen. Microsoft 365 heeft Microsoft Graph, de officiële API voor mail, agenda en bestanden. Een beheerder van jullie Microsoft-omgeving geeft toestemming en we beperken de toegang waar mogelijk tot specifieke mailboxen of sites. In Teamleader verbinden we via een toegang op jullie eigen account. Teamleader heeft zelf ook koppelingen met Microsoft 365, onder meer voor agenda en mail. Of en in welke vorm die beschikbaar zijn, hangt af van jullie pakket en abonnement en dat bekijken we in de scan. Waar ze volstaan, laten we ze zoals ze zijn en bouwen we enkel wat ontbreekt. Jullie kunnen beide toegangen op elk moment intrekken. Mails, bestanden en klantgegevens blijven in Microsoft 365 en Teamleader, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
Andere koppelingen
Veelgestelde vragen
Teamleader heeft eigen koppelingen met Microsoft 365, onder meer voor agenda en mail. Wat daar precies in zit, hangt af van jullie pakket en abonnement. Waar die volstaan, gebruiken we ze. Wij komen erbij voor wat ze niet doen, zoals aanvragen uit een gedeelde mailbox omzetten in deals of bijlagen naar SharePoint brengen.
We vragen enkel toegang tot wat de automatisering nodig heeft, bijvoorbeeld één gedeelde mailbox. Een beheerder van jullie tenant geeft die toestemming en kan ze op elk moment intrekken.
Standaard niet. Antwoorden komen als concept in Outlook en een medewerker verstuurt ze. Voor een vast bericht, zoals een ontvangstbevestiging, kunnen jullie beslissen het automatisch te laten vertrekken.
Ja. De mailkoppeling en de agenda werken met Outlook alleen. SharePoint of OneDrive is enkel nodig om bijlagen op te slaan en Teams enkel voor goedkeuringsberichten. Wat in jullie abonnement zit, bekijken we in de scan.
Werken jullie met Teamleader en Microsoft 365? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.