Koppeling · Pipedrive en Microsoft 365
Pipedrive koppelen met Microsoft 365
Aanvragen uit Outlook worden deals in Pipedrive, en afspraken, mails en bijlagen komen bij de juiste deal. Een standaardkoppeling gebruiken we waar die volstaat.
Waarom koppelen
Kleine verkoopteams met Pipedrive werken in Outlook. Aanvragen komen binnen in een gedeelde mailbox, offertes gaan per mail de deur uit en afspraken staan in de Outlook-agenda. Pipedrive toont de pijplijn, maar de pijplijn klopt alleen als de deals ook worden aangemaakt en bijgewerkt.
Daar zit het handwerk. Een aanvraag blijft in de mailbox liggen, een afspraak staat in de agenda maar niet bij de deal en de bijlage bij een offerte staat in de mail van één verkoper of in een map die niemand terugvindt. Wie een deal overneemt, moet eerst zoeken.
Wat er tussen beide loopt
Aanvraag in de gedeelde mailbox wordt deal
Een nieuwe aanvraag in een gedeelde Outlook-mailbox lezen we uit. We zoeken of de persoon of organisatie al in Pipedrive staat en maken persoon en deal aan als dat niet zo is, met de mail erbij. De verkoper krijgt een melding.
Mails en offertes bij de juiste deal
Antwoordt een klant op een offerte, dan koppelen we de mail aan de deal. Pipedrive heeft zelf een mailkoppeling met Outlook-accounts, afhankelijk van jullie abonnement. Waar die volstaat, gebruiken we ze.
Activiteiten en Outlook-agenda
Een afspraak of telefoongesprek als activiteit in Pipedrive komt in de Outlook-agenda van de verkoper. Pipedrive heeft zelf een agendasynchronisatie. Of die met Outlook volstaat, hangt af van jullie abonnement en dat bekijken we in de scan.
Bijlagen in een map per deal
Offertes en plannen uit mails bewaren we in een map per klant of deal in SharePoint of OneDrive, met een vaste bestandsnaam. Niemand sleept bijlagen nog naar de juiste map.
Gewonnen deal wordt melding in Teams of Outlook
Wordt een deal gewonnen, dan krijgen de collega's die moeten starten, zoals planning of facturatie, een bericht in Teams of Outlook met klant, bedrag en verantwoordelijke.
Vooraf beslissen
Welke mailbox en welke mails
We beperken de toegang tot de mailbox of de mappen die nodig zijn. Een persoonlijke mailbox met privémails hoort daar niet bij. We spreken af welke mails als aanvraag tellen en welke niet, zoals nieuwsbrieven en meldingen van leveranciers.
Personen en organisaties
Pipedrive houdt personen en organisaties apart bij. Een aanvraag van een nieuwe contactpersoon bij een bestaande klant hoort bij de bestaande organisatie. We zoeken op e-mailadres en domeinnaam en laten een medewerker beslissen bij twijfel.
Waar worden activiteiten gemaakt
Een afspraak die aan beide kanten aanpasbaar is, kan botsen. We kiezen één plaats waar afspraken worden gemaakt, Pipedrive of Outlook, en laten de andere kant volgen.
Toestemming en mappenstructuur
Een beheerder van jullie Microsoft-tenant geeft toestemming aan de koppeling. We spreken de mappenstructuur en de bestandsnamen af in SharePoint of OneDrive, en wie welke klantmappen kan openen.
Hoe we het bouwen
Pipedrive heeft een publieke API en kan via webhooks melden dat er iets in een deal veranderd is. Microsoft 365 heeft Microsoft Graph, de officiële API voor mail, agenda en bestanden. Een beheerder van jullie Microsoft-omgeving geeft toestemming en we beperken de toegang waar mogelijk tot specifieke mailboxen of sites. In Pipedrive verbinden we via een toegang op jullie eigen account. Pipedrive heeft zelf ook mail- en agendakoppelingen. Of die met Microsoft-accounts beschikbaar zijn en volstaan, hangt af van jullie abonnement en dat bekijken we in de scan. Waar ze volstaan, laten we ze zoals ze zijn en bouwen we enkel wat ontbreekt. Beide toegangen kunnen jullie op elk moment intrekken. Mails, bestanden en dealgegevens blijven in Microsoft 365 en Pipedrive, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
Veelgestelde vragen
Pipedrive heeft eigen mail- en agendakoppelingen. Of die met jullie Microsoft-accounts werken en wat ze precies doen, hangt af van jullie abonnement en dat kijken we in de scan na. Waar ze volstaan, gebruiken we ze. Wij bouwen aan wat ontbreekt, zoals aanvragen uit een gedeelde mailbox omzetten in deals.
We vragen enkel toegang tot wat de automatisering nodig heeft, bijvoorbeeld één gedeelde mailbox. Een beheerder van jullie tenant geeft die toestemming en kan ze op elk moment intrekken.
Standaard niet. Antwoorden en opvolgmails komen als concept klaar en de verkoper verstuurt ze zelf. Voor een vast bericht, zoals een ontvangstbevestiging, kunnen jullie beslissen het automatisch te laten vertrekken.
De scan is een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Pipedrive en Microsoft zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Pipedrive en Microsoft 365? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.