Automatisering
Aankoopfacturen automatisch inlezen en boeken
We lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
Hoe het nu gaat
Aankoopfacturen komen binnen als PDF in een mailbox, als papier in de brievenbus of via een leveranciersportaal. Iemand downloadt ze, opent elke factuur, typt leverancier, datum, factuurnummer, bedrag en btw over in het boekhoudpakket en kiest een grootboekrekening. Bij een kmo met tientallen leveranciers is dat een vaste klus die elke week terugkomt en zich opstapelt vlak voor een btw-aangifte.
Fouten zijn menselijk: een dubbel ingevoerde factuur, een verkeerde btw-code, een factuur die in een andere mailbox is blijven steken. Je merkt het later, bijvoorbeeld wanneer een leverancier belt over een onbetaalde factuur of wanneer de boekhouder vragen stelt bij het afsluiten van het kwartaal.
Hoe het werkt
- 01
Facturen verzamelen
We halen PDF's op uit een vaste mailbox of map, bijvoorbeeld facturen@jullie-bedrijf.be. Papieren facturen scannen jullie naar dezelfde map. Komen er facturen binnen via een platform zoals Billit, dan bekijken we of we ze daar rechtstreeks kunnen ophalen.
- 02
Gegevens uitlezen
Een taalmodel leest de PDF en haalt leverancier, ondernemingsnummer, factuurnummer, datum, vervaldatum, bedragen per btw-tarief en betaalreferentie eruit. Het totaal wordt nagerekend. Klopt het niet, dan gaat de factuur naar controle.
- 03
Controleren op leverancier en dubbels
We zoeken de leverancier in jullie boekhouding en controleren of dit factuurnummer al bestaat. De boekhoudrekening en btw-code worden voorgesteld op basis van eerdere boekingen van dezelfde leverancier. Nieuwe leveranciers krijgen een voorstel dat je bevestigt.
- 04
Klaarzetten in het boekhoudpakket
De factuur komt met de PDF als bijlage in Exact Online, Yuki, Octopus of een ander pakket, als voorstel of ongeboekt document, zoals jullie boekhouder het verkiest. Waar een pakket geen koppeling aanbiedt, werken we met een importbestand.
- 05
Uitzonderingen laten zien
Facturen die slecht leesbaar zijn, een onbekend formaat hebben of een afwijkend totaal tonen, komen in een lijst voor menselijke controle, met de reden erbij.
Wat er verandert
Geen overtypen meer
Je controleert uitgelezen gegevens in plaats van ze zelf in te geven. Het saaie deel van het werk verdwijnt, de blik van een mens op het resultaat blijft.
Minder dubbele en vergeten facturen
Elke factuur wordt gecontroleerd op factuurnummer en leverancier voor ze wordt klaargezet. Facturen die in een zijmailbox bleven steken komen mee in de lijst.
Een boekhouding die bijblijft
Facturen staan kort na ontvangst in het pakket. Je boekhouder werkt met actuele cijfers in plaats van met een stapel bij het einde van het kwartaal.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Per sector
- WebshopsFacturen van leveranciers, advertentieplatformen, koeriers en softwareabonnementen worden verzameld en klaargezet voor de boekhouding. Buitenlandse facturen krijgen altijd een controle.
- Transport en logistiekEen automatisering leest brandstof-, herstel- en onderaannemersfacturen in, wijst kosten toe aan het juiste voertuig en vergelijkt facturen van onderaannemers met de ritten die jullie uitbesteedden.
- Kappers en schoonheidssalonsFacturen van productleveranciers, huur en nutsvoorzieningen worden ingelezen en als concept in het boekhoudpakket gezet. De boekhouder bepaalt hoe verbruik en verkoop gescheiden worden.
- DierenartsenpraktijkenFacturen van de groothandel, laboratoria en voedingsleveranciers worden ingelezen en als concept geboekt. Creditnota's voor retours en dubbele facturen worden gemarkeerd.
- Evenementen en cateringFacturen van groothandels, verhuurders en freelancers worden ingelezen en aan het juiste evenement gekoppeld. De boeking staat klaar in het boekhoudpakket voor een nazicht.
- InstallateursDe maandafrekening van de technische groothandel wordt afgestemd met de leveringsbonnen en het materiaal wordt gekoppeld aan klant of interventie. Het kantoor keurt de boeking goed.
- AccountantskantorenAankoopfacturen van klanten worden uitgelezen en als boekingsvoorstel klaargezet in het boekhoudpakket. Een boekhouder keurt af of goed, nieuwe leveranciers en afwijkingen altijd.
- HorecaEen automatisering leest facturen van drankenhandel, slager, bakker en andere leveranciers in, vergelijkt ze met de leveringsbon en zet ze klaar voor goedkeuring in de boekhouding.
- ProductiebedrijvenFacturen worden ingelezen en vergeleken met de bestelling en wat het magazijn ontving. Verschillen komen bij de inkoper en de rest krijgt een boekingsvoorstel voor de boekhouder.
- Garages en autobedrijvenFacturen van onderdelenleveranciers, bandenhandel en onderaannemers worden ingelezen en als concept in de boekhouding gezet, met verwijzing naar werkorder of wagen. Een medewerker keurt goed.
- Bouw en renovatieFacturen van leveranciers en onderaannemers worden ingelezen en per werf als concept geboekt. Btw-verlegging en afgesproken prijzen worden gecontroleerd.
- GroothandelLeveranciersfacturen worden ingelezen en gematcht met bestelling en goederenontvangst. Afwijkingen in prijs of hoeveelheid gaan naar de inkoper voor ze worden geboekt.
- Drukkerijen en signalisatieFacturen van papier-, inkt- en materiaalleveranciers en onderaannemers worden ingelezen en aan een order gekoppeld. Zo staat de inkoop klaar voor de boekhouding en voor de nacalculatie.
- Schilders en afwerkingsbedrijvenFacturen van de verfhandel, verhuurders en onderaannemers worden ingelezen en aan de juiste werf gekoppeld. De boeking staat klaar voor de boekhouder, met een controle op afhaalbonnen.
Werkt met
- Exact OnlineExact Online is cloudsoftware voor boekhouding en facturatie, veel gebruikt door Belgische kmo's en boekhoudkantoren.
- YukiYuki is cloudboekhoudsoftware van Visma waarin klanten hun documenten digitaal aanleveren aan hun boekhouder, onder meer in België en Nederland.
- OctopusOctopus is Belgische boekhoudsoftware voor kleine bedrijven, zelfstandigen en boekhoudkantoren.
- BillitBillit is een Belgisch platform voor facturatie en voor het versturen en ontvangen van e-facturen via het Peppol-netwerk.
- Microsoft 365Microsoft 365 is het kantoorpakket van Microsoft met onder meer Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive en Teams.
- Google WorkspaceGoogle Workspace is het zakelijke pakket van Google met onder meer Gmail, Agenda, Drive, Docs en Sheets.
Begrippen
- E-facturatieE-facturatie is het opmaken, versturen en ontvangen van facturen als gestructureerd digitaal bestand dat software rechtstreeks kan verwerken.
- Human-in-the-loopHuman-in-the-loop betekent dat in een geautomatiseerd proces een persoon op bepaalde momenten controleert, aanvult of goedkeurt voordat het proces verdergaat.
- Intelligente documentverwerkingIntelligente documentverwerking is software die documenten zoals facturen en bestelbonnen leest, de belangrijke gegevens eruit haalt en die doorgeeft aan een ander systeem.
- OCROCR (optical character recognition) is technologie die tekst in een scan, foto of pdf herkent en omzet in tekst die software kan gebruiken.
- PeppolPeppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven gestructureerde documenten, zoals e-facturen, veilig rechtstreeks van het ene systeem naar het andere versturen.
- UBLUBL (Universal Business Language) is een open XML-formaat voor zakelijke documenten zoals facturen en creditnota's, dat software rechtstreeks kan inlezen.
- n8nn8n is een workflowtool waarmee je apps en diensten visueel aan elkaar koppelt en die je zelf kunt hosten of als clouddienst kunt gebruiken.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
Met pakketten die een koppeling of importmogelijkheid hebben, zoals Exact Online, Yuki en Octopus. Of we rechtstreeks kunnen koppelen hangt af van het pakket en de licentie die jullie hebben. Als dat niet kan, werken we met een importbestand dat jullie boekhouder inleest. Dat zoeken we uit in de scan.
Facturen met een duidelijke tekstlaag lezen goed uit. Slechte scans, foto's van bonnetjes en facturen met veel regels zijn moeilijker. We geven geen percentage dat we niet kunnen waarmaken. In de scan testen we met een reeks van jullie eigen facturen, en in productie gaat elke twijfel naar de controlelijst.
De kosten hangen af van het aantal leveranciers, het pakket en de gewenste controles. De scan van een halve dag levert een voorstel op maat met de prijs op en wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Hosting, opvolging en onderhoud vallen daarna onder een maandelijks beheerbedrag.
We volgen elke run op. Faalt een run of komt er een tijd geen factuur meer door, dan krijgen wij een melding en lossen we dat op binnen het maandelijkse onderhoud. Facturen blijven in de mailbox staan en gaan niet verloren, dus worden ze bij herstart gewoon alsnog verwerkt.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.