Koppeling · Odoo en Microsoft 365
Odoo koppelen met Microsoft 365
Aanvragen, leveranciersfacturen en bijlagen uit Outlook en SharePoint komen klaar in Odoo, en documenten uit Odoo komen in de juiste map. Op jullie eigen accounts.
Waarom koppelen
Odoo bevat CRM, verkoop, inkoop en boekhouding, maar de dag begint in Outlook. Klanten en leveranciers mailen naar een gewoon of gedeeld adres, afspraken staan in de Outlook-agenda, prijslijsten in Excel en plannen en offertes in SharePoint of OneDrive. Wat daar gebeurt, moet nog in Odoo terechtkomen.
Dat gebeurt nu met de hand. Een aanvraag wordt overgetypt als lead, de pdf van een leverancier wordt doorgestuurd en overgenomen als factuur en bijlagen worden naar een map gesleept. Dat kost tijd, en wie in Odoo naar een klant kijkt, ziet niet wat er in Outlook over die klant staat.
Wat er tussen beide loopt
Aanvraag uit de mailbox wordt lead of offerte
Een binnenkomende aanvraag in een gedeelde Outlook-mailbox wordt een lead in het CRM van Odoo, met de mail erbij. Op basis van jullie producten en prijslijsten stellen we een offerte voor. De verkoper past aan en verstuurt zelf.
Leveranciersfactuur uit de mailbox wordt klaargezet
We lezen pdf's uit de mailbox, halen de gegevens eruit en zetten een factuur van de leverancier klaar in Odoo. Een medewerker controleert het concept naast het document voor het wordt bevestigd.
Afspraken tussen Outlook en Odoo
Een afspraak met een klant komt in de Outlook-agenda en bij de juiste lead of order in Odoo. Odoo heeft in sommige versies een eigen synchronisatie met de Outlook-agenda. Of die bij jullie bestaat en volstaat, kijken we na in de scan.
Documenten naar SharePoint of OneDrive
Offertes, orderbevestigingen en facturen uit Odoo bewaren we als pdf in een map per klant of project, met een vaste bestandsnaam. Bijlagen uit klantmails gaan naar dezelfde map.
Prijslijst in Excel naar Odoo
Een prijslijst van een leverancier in Excel op SharePoint lezen we in en vergelijken we met de prijzen in Odoo. We stellen wijzigingen voor en een medewerker keurt grote verschillen goed voor ze in Odoo terechtkomen.
Vooraf beslissen
Welke mailbox en welke mails
We beperken de toegang tot de mailbox of de mappen die nodig zijn. We spreken af welke mails als aanvraag tellen, welke als leveranciersfactuur en welke niet, zoals nieuwsbrieven en meldingen van leveranciers.
Contacten herkennen
Een klant of leverancier mailt vaak met een ander adres dan in Odoo staat. We zoeken op e-mailadres, domeinnaam en btw-nummer en laten een medewerker beslissen als het niet duidelijk is, zodat er geen tweede contact ontstaat.
Mails vanuit Odoo of vanuit Outlook
Odoo kan mails versturen en ontvangen via een Microsoft-account, afhankelijk van de versie. We spreken af of een klant mails krijgt van Odoo of van Outlook, zodat hij niet van twee adressen antwoorden krijgt.
Wie bevestigt wat in de boekhouding
Een leveranciersfactuur uit de mailbox komt als concept in Odoo. We leggen vast wie het concept bevestigt en welke btw-codes en rekeningen standaard gelden per leverancier, in overleg met de boekhouder.
Hoe we het bouwen
Microsoft 365 heeft Microsoft Graph, de officiële API voor mail, agenda, bestanden en Teams. Een beheerder van jullie Microsoft-omgeving geeft toestemming en we beperken de toegang waar mogelijk tot specifieke mailboxen of sites. Odoo heeft een externe API waarmee je gegevens kunt lezen en schrijven. Bij Odoo Online kan de toegang daartoe afhangen van het abonnement, wat we bij de start nakijken. We verbinden via een gebruiker op jullie eigen Odoo, met enkel de nodige rechten. Odoo heeft zelf ook functies voor Microsoft-accounts, zoals agenda en mail, die afhangen van de versie. Waar die volstaan, laten we ze zoals ze zijn. Is jullie Odoo door een partner aangepast, dan stemmen we de koppeling met die partner af. Excel-bestanden kunnen we bewerken als ze op OneDrive of SharePoint staan, niet als ze op één computer staan. Mails, bestanden en gegevens blijven op jullie accounts.
Automatiseringen
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Aankoopfacturen inlezenWe lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
Veelgestelde vragen
Odoo heeft functies voor Microsoft-accounts, onder meer voor mail en agenda, die afhangen van de versie en de installatie. Waar die volstaan, gebruiken we ze. Wij komen erbij voor wat ze niet doen, zoals leveranciersfacturen uit een gedeelde mailbox uitlezen of bijlagen in SharePoint ordenen.
Is jullie Odoo door een partner aangepast, dan bouwen we pas nadat we die aanpassingen kennen. We overleggen met jullie en indien gewenst met de partner over aangepaste velden en processen, zodat de koppeling de gegevens op de juiste plaats zet.
Niet rechtstreeks. Wij werken met bestanden op OneDrive of SharePoint. Staat een bestand op één computer, dan verhuizen we het eerst of werken we met een export of de mailbox.
De scan van een halve dag op locatie wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Odoo en Microsoft zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Odoo en Microsoft 365? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.