Software · crm
Odoo automatiseren en koppelen
Odoo is modulaire bedrijfssoftware (ERP) van Belgische oorsprong, met onder meer CRM, verkoop, voorraad, boekhouding en projecten.
Odoo bij kmo's
Odoo bestaat uit modules die je naar wens combineert, zoals CRM, verkoop, inkoop, voorraad, boekhouding en projecten. Er is een gratis Community-versie en een betaalde Enterprise-versie, en kmo's gebruiken het zowel als gehost abonnement als op een eigen server. In veel bedrijven is het door een partner aangepast aan de eigen manier van werken.
Omdat Odoo veel kan, valt het handwerk in de randen. Aankoopfacturen komen nog per mail binnen, bestellingen uit een webshop worden overgetypt, gegevens uit de werkvloer komen laat in het systeem en voor rapporten wordt toch weer naar Excel geëxporteerd. Dat zijn de stukken waar automatisering iets oplevert.
Wat we automatiseren
Aankoopfacturen uit de mailbox in Odoo klaarzetten
We lezen pdf's uit de mailbox, halen de gegevens eruit en zetten een factuur van de leverancier klaar in Odoo. Een medewerker controleert het concept naast het document voor het wordt bevestigd.
Leads en offertes vanuit mail of formulier
Een binnenkomende aanvraag wordt een lead in het CRM, met de mail erbij, en we stellen een offerte voor op basis van jullie producten en prijslijsten. De verkoper past aan en verstuurt zelf.
Webshopbestellingen en voorraad synchroniseren
Bestellingen uit Shopify of WooCommerce komen als verkooporder in Odoo en de voorraad gaat de andere kant op. Dat vermijdt dubbele ingave en tegenstrijdige voorraadcijfers tussen shop en magazijn.
Werkbonnen en uren in projecten
Uren, materiaal en foto's van de werkvloer komen op het juiste project of de juiste order in Odoo terecht, zodat een factuurvoorstel kan worden voorbereid zonder dat iemand briefjes moet overtypen.
Rapporten die niemand meer hoeft te exporteren
We halen gegevens uit Odoo en andere bronnen samen in een vast overzicht dat op een afgesproken moment klaarstaat. Dat vervangt de wekelijkse export naar een rekenblad.
Hoe we koppelen
Odoo heeft een externe API waarmee je gegevens kunt lezen en schrijven. Op een eigen server of bij Odoo.sh is die doorgaans beschikbaar. Bij Odoo Online kan de toegang tot de externe API afhangen van het abonnement, wat we bij de start nakijken. We verbinden via een gebruiker op jullie eigen Odoo, met enkel de rechten die nodig zijn. Is jullie Odoo door een partner aangepast, dan stemmen we daar de koppeling mee af, zodat aangepaste velden en werkwijzen kloppen. De gegevens blijven in jullie Odoo.
Automatiseringen
- Aankoopfacturen inlezenWe lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Offertes opmakenWe zetten een offerteaanvraag per mail of formulier om in een volledig ingevulde offerte in jullie eigen sjabloon, klaar om na te lezen.
- Werkbonnen en urenWe laten medewerkers op locatie uren en materiaal doorgeven via een eenvoudig formulier en zetten dat om in werkbonnen, urenstaten en factuurvoorstellen.
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Odoo koppelen met
- Microsoft 365Aanvragen, leveranciersfacturen en bijlagen uit Outlook en SharePoint komen klaar in Odoo, en documenten uit Odoo komen in de juiste map. Op jullie eigen accounts.
- ShopifyShopify-bestellingen komen als verkooporder in Odoo en voorraad en productgegevens gaan de andere kant op. Bestaat er een connector die volstaat, dan gebruiken we die.
- WooCommerceWooCommerce-bestellingen komen als verkooporder in Odoo en voorraad en prijzen gaan de andere kant op. Bestaat er een connector die volstaat, dan gebruiken we die.
Veelgestelde vragen
In principe wel, maar de toegang tot de externe API verschilt. Bij Odoo Online hangt die mogelijk af van het abonnement. Tijdens de scan kijken we na wat bij jullie kan en zeggen we vooraf als een deel via een omweg moet lopen, zoals een export of de mailbox.
Nee, maar we bouwen niets zonder dat te kennen. We overleggen met jullie en indien gewenst met de partner over aangepaste velden en processen, zodat de automatisering de gegevens op de juiste plaats zet en de aanpassingen niet breekt.
Niet noodzakelijk. We bouwen op de versie die jullie gebruiken. Gaan jullie later naar een nieuwe versie over, dan controleren we de koppeling mee en passen we die aan. Dat onderhoud zit in het maandelijkse bedrag.
De scan is een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Werken jullie met Odoo? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.