Productiebedrijven
Programma's koppelen in een productiebedrijf: van klantorder tot factuur
Een bestelbon van de klant wordt ingelezen, vergeleken met de offerte en doorgezet naar ERP of planning. Na levering staat er een factuurvoorstel klaar in de boekhouding.
Hoe het nu gaat
In een productiebedrijf van twintig tot vijftig mensen is zelden één pakket de bron van alles. Orders komen als pdf-bestelbon of mail van de klant binnen en worden in het ERP of in een eigen blad ingevoerd. De planner houdt een apart Excel-blad voor de werkplaats bij. De boekhouding staat in een ander pakket, en leveringen krijgen een afleverbon uit een Word-sjabloon.
Elke overdracht is een typemoment. Een klant bestelt 250 stuks, de order wordt ingevoerd met 205, de werkplaats maakt 205 en de klant belt twee weken later. Prijzen in het ERP wijken af van die in de offerte. Een levering wordt een week na vertrek van de vrachtwagen gefactureerd omdat niemand op kantoor wist dat ze weg was.
Iedereen voelt het: de planner kopieert uit het ERP, de commercieel medewerker zoekt de orderstatus op en de boekhoudster wacht op afleverbonnen. Een koppeling lost die overdrachten één voor één op, te beginnen bij de overdracht die het meeste tijd of de meeste fouten kost.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Eerst één overdracht kiezen
Tijdens de scan volgen we een order van aanvraag tot factuur en tellen we waar het vaakst wordt overgetypt. Daar bouwen we eerst, bijvoorbeeld van orderbevestiging naar productieorder, en niet alles tegelijk. Elke overdracht is een aparte automatisering met eigen prijs.
- 02
Bestelbon inlezen en vergelijken
De pdf of mail van de klant wordt gelezen: klant, artikels, aantallen, prijzen, leverdatum en referentie. Het resultaat wordt vergeleken met de offerte. Een afwijkende prijs of hoeveelheid komt gemarkeerd bij de verkoper terecht.
- 03
Doorzetten naar ERP of planning
Een goedgekeurde order wordt aangemaakt in het ERP of in het planningsblad, met dezelfde cijfers als de bestelbon. De planner ziet de order verschijnen en hoeft niets over te typen.
- 04
Van levering naar factuurvoorstel
Zodra een levering in het ERP of op de afleverbon als vertrokken staat, verschijnt in de boekhouding een factuurvoorstel met de geleverde aantallen. Deelleveringen krijgen een eigen voorstel. De boekhouder keurt goed voor het naar de klant gaat.
- 05
Statusregel voor verkoop
Elke ochtend krijgt de commercieel medewerker een lijst met per order de status en de verwachte leverdatum, zodat hij een klant kan antwoorden zonder in drie programma's te zoeken. Waar een pakket geen koppeling heeft, werkt de automatisering via een importbestand of de mailbox.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een metaalbewerker met tweeëntwintig medewerkers
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een klant mailt een pdf-bestelbon voor 250 steunen aan 3,40 euro per stuk, te leveren binnen drie weken. De offerte had 3,60 euro vermeld, en dat verschil verschijnt gemarkeerd bij de verkoper, die het bevestigt na een telefoontje. De order komt in het ERP en in het planningsblad. Na levering van 150 stuks, een deellevering, verschijnt een factuurvoorstel voor 150 stuks. De boekhoudster ziet het de volgende ochtend in haar pakket staan. De bedragen zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
De koppeling past gegevens alleen aan volgens regels die jullie vooraf hebben goedgekeurd. Voor stappen met gevolgen, zoals het aanmaken van een verkoopfactuur, kiezen jullie of dat automatisch gebeurt of eerst ter goedkeuring. Conflicten tussen twee systemen komen op een lijst die iemand beoordeelt.
Meer voor productiebedrijven
Software koppelen in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Vaak wel, via een importbestand, een export of een mailbox. Soms niet. In dat geval zeggen we dat tijdens de scan, voor jullie iets betalen, en stellen we een kleinere koppeling voor die wel kan.
Met Odoo en Exact Online, en met Excel of Google Sheets als planning. Voor andere ERP-pakketten bekijken we per geval of er een officiële koppeling of een bruikbare export is. We beloven geen pakket voor we het gezien hebben.
Dan stopt de order tot de verkoper beslist. De automatisering past een prijs of hoeveelheid nooit zelf aan. De verkoper bevestigt de bestelbon of contacteert de klant.
Wij. In het maandbedrag zitten hosting, bewaking en onderhoud. Verandert een pakket zijn koppeling, dan zien we dat aan de bewaking en passen we de automatisering aan. Accounts en gegevens blijven in jullie naam.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.