Webshops
Webshop koppelen aan boekhouding, voorraad en betalingen
Bestellingen, Mollie-uitbetalingen, retouren en voorraad worden tussen de shop, de boekhouding en de verzending doorgegeven. Een logboek toont wat niet is doorgekomen.
Hoe het nu gaat
Een webshop heeft meer systemen dan je op het eerste zicht zou verwachten. De shop zelf, bijvoorbeeld Shopify of WooCommerce, een betaalprovider zoals Mollie, een verzendplatform of de portalen van koeriers, soms een voorraadlijst voor een fysieke winkel of een marketplace, en een boekhoudpakket. Orders worden bekeken in de shop, verzonden via het verzendplatform en geboekt door de boekhouder, die elke maand een export krijgt.
De pijnpunten zijn daar vrij specifiek. Een uitbetaling van Mollie bundelt tientallen bestellingen met kosten en terugbetalingen, en komt als één bedrag op de bankrekening, zodat de afstemming met de verkopen veel puzzelwerk is. Voorraad verandert in de winkel en niet in de shop, waardoor een product verkocht wordt dat niet meer bestaat. Retouren leiden tot creditnota's die achteraf worden geboekt. Verkopen in andere EU-landen hebben een eigen btw-behandeling. En de boekhouder werkt met cijfers van twee weken geleden.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Gegevens en bronnen in kaart brengen
We lijsten op welke gegevens waar leven: bestellingen, klanten, voorraad, uitbetalingen, retouren. Per soort bepalen we welk systeem leidend is, en welke koppelingen er al zijn in jullie pakketten. Zo zien we ook wat dubbel gebeurt.
- 02
Verkopen naar de boekhouding
Bestellingen gaan dagelijks als samenvatting naar de boekhouding, volgens de indeling van jullie boekhouder, en niet als losse regels als dat niet nodig is. Btw per land, verzendkosten en kortingen worden apart gehouden zodat de boekhouder niets hoeft te reconstrueren.
- 03
Uitbetalingen afstemmen
Een Mollie-uitbetaling wordt vergeleken met de bestellingen, kosten en terugbetalingen waaruit ze bestaat. Klopt het bedrag, dan wordt de bankregel gekoppeld. Klopt het niet, dan krijgt iemand een melding met het verschil.
- 04
Voorraad en retouren bijhouden
Voorraadwijzigingen in een winkel of magazijn worden doorgegeven aan de shop en omgekeerd. Een geregistreerde retour kan een creditnota voorbereiden die de boekhouder goedkeurt. Een logboek toont wat gelukt is en wat mislukte, met de reden.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een shop met 1200 bestellingen per maand
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als illustratie, het is geen resultaat bij een shop. Stel dat een shop 1200 bestellingen per maand heeft en dat de boekhouder aan het einde van de maand de Mollie-uitbetalingen met de verkopen afstemt, wat een halve dag duurt. Met een koppeling komen de verkopen dagelijks als samenvatting in de boekhouding en worden uitbetalingen automatisch gekoppeld aan de bestellingen die erin zitten. Stel dat een tiental uitbetalingen per maand een verschil vertonen, bijvoorbeeld door een terugbetaling die op een andere datum viel. Die komen als lijst bij de boekhouder. De echte cijfers hangen af van de shop en worden in de scan nagekeken.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
De koppeling past gegevens alleen aan volgens regels die jullie vooraf hebben goedgekeurd. Voor stappen met gevolgen, zoals het aanmaken van een verkoopfactuur, kiezen jullie of dat automatisch gebeurt of eerst ter goedkeuring. Conflicten tussen twee systemen komen op een lijst die iemand beoordeelt.
Werkt met
Meer voor webshops
Software koppelen in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van het pakket. Exact Online en Yuki hebben een API, voor andere pakketten kijken we naar import- of exportmogelijkheden. We beloven geen koppeling voor we jullie pakket en licentie hebben nagekeken.
Ze kan voorraad tussen shop, winkel en magazijn synchroon houden, zodat een verkocht product overal uit het aanbod verdwijnt. De betrouwbaarheid hangt af van hoe vaak elk systeem bijwerkt. In de scan bekijken we wat haalbaar is voor jullie opstelling.
Dat staat in het logboek met de reden, bijvoorbeeld een ontbrekend btw-nummer of een nieuw land. Een medewerker krijgt een melding en kan het oplossen. Er worden geen bestellingen stilzwijgend overgeslagen.
Ja. Alle accounts blijven op jullie naam. Wij krijgen alleen de toegang die nodig is, die jullie kunnen intrekken. Bij een eventuele stopzetting blijven de gegevens bij jullie.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.