Groothandel
Programma's koppelen voor groothandels: ERP, prijslijsten en bestellingen
Bestellingen, artikelgegevens, prijzen en voorraad worden automatisch tussen ERP, boekhouding en webshop doorgegeven. Een logboek meldt wat niet gelukt is.
Hoe het nu gaat
Een groothandel werkt met veel gegevens die op verschillende plaatsen leven. Artikelen en prijzen staan in het ERP of boekhoudpakket, leveranciers sturen hun prijslijsten als Excel of csv, klanten bestellen per mail, telefoon, via de vertegenwoordiger of in een B2B-webshop, en het magazijn werkt met een eigen voorraadlijst of scanner. Elke nieuwe bestelling die per mail binnenkomt, wordt opnieuw ingetikt, en elke prijsverhoging van een leverancier wordt door iemand in de artikelstam bijgewerkt.
De fouten die dat oplevert zijn herkenbaar. Een klant bestelt met een oud artikelnummer, een verkeerde eenheid (stuk tegenover doos of pallet) of een prijs van vorig kwartaal. Een webshop toont voorraad die in het magazijn al weg is. Een prijslijst met 4000 lijnen wordt maar half verwerkt omdat de medewerker moest stoppen voor een telefoon. Wie een bestelling achteraf moet verbeteren, ziet het meestal pas bij de levering of op de factuur.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Gegevens in kaart brengen
In de scan lijsten we op welke gegevens waarheen moeten: artikelen, prijzen per klantgroep, voorraad, klanten, bestellingen en facturen. Per soort gegeven leggen we vast welk systeem leidend is, zodat er één bron van waarheid is.
- 02
Koppelen via wat de pakketten aanbieden
We gebruiken de officiële koppeling of API van het pakket als die bestaat, en anders import- en exportbestanden of een gedeelde map. Wat precies kan, hangt af van jullie pakket en licentie en bekijken we in de scan. De accounts blijven op jullie naam.
- 03
Regels voor uitzonderingen
Een prijslijst waarin prijzen sterk verschillen van de huidige, bijvoorbeeld meer dan een afgesproken percentage, wordt niet doorgevoerd maar voorgelegd. Hetzelfde geldt voor een bestelling met een onbekend artikelnummer of een nieuwe klant. De verantwoordelijke beslist.
- 04
Logboek en nazicht
Elke overdracht wordt vastgelegd. Mislukt er iets, bijvoorbeeld omdat een veld ontbreekt, dan krijgt een medewerker een melding met de reden. Maandelijks bekijken we samen of de regels nog kloppen. Dat hoort bij de maandelijkse beheerkost.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een groothandel in installatiemateriaal met 4000 artikelen
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als illustratie, het is geen resultaat bij een klant. Stel dat een groothandel twaalf leveranciers heeft die elk een paar keer per jaar een nieuwe prijslijst sturen, en dat een medewerker per lijst een halve dag nodig heeft om de artikelstam bij te werken. Met een koppeling worden de lijnen ingelezen en vergeleken met de huidige prijzen. Stel dat 90 procent van de lijnen binnen de afgesproken marge valt en automatisch wordt doorgevoerd, terwijl de resterende lijnen met een grote sprong aan de inkoper worden voorgelegd. In dat voorbeeld verschuift het werk van overtypen naar beslissen. De echte aantallen bekijken we in de scan.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
De koppeling past gegevens alleen aan volgens regels die jullie vooraf hebben goedgekeurd. Voor stappen met gevolgen, zoals het aanmaken van een verkoopfactuur, kiezen jullie of dat automatisch gebeurt of eerst ter goedkeuring. Conflicten tussen twee systemen komen op een lijst die iemand beoordeelt.
Meer voor groothandels
Software koppelen in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van het pakket. Odoo en Exact Online hebben een API, voor andere pakketten kijken we of er een API, een export of een importmap is. We beloven geen koppeling voor we in de scan hebben nagekeken wat jullie pakket en licentie toelaten.
Prijzen die sterk afwijken van de huidige, ontbrekende velden en dubbele artikelnummers worden niet doorgevoerd maar voorgelegd aan de inkoper. De rest gaat door. In het logboek staat welke lijnen waarom zijn tegengehouden.
Dat is meestal geen goed idee. Wel kunnen bestellingen uit een B2B-webshop, per mail of in Excel automatisch als verkooporder in het ERP komen, waarna een verkoper ze nakijkt. Welke weg past, hangt af van hoe jullie klanten nu bestellen.
De accounts, de gegevens en de toegang blijven op jullie naam. Wij zorgen voor het draaiend houden en het bewaken. Wie later liever zelf verder gaat of van partij wisselt, kan dat.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.