Woordenlijst
Een koppeling is een verbinding tussen twee softwareprogramma's waardoor gegevens automatisch van het ene naar het andere gaan.
Bedrijven gebruiken meerdere programma's naast elkaar, bijvoorbeeld een CRM, een boekhoudpakket en een webshop. Zonder koppeling moet iemand gegevens met de hand overnemen. Een koppeling doet dat automatisch, in één of in twee richtingen.
Er zijn drie soorten. Sommige leveranciers bieden een ingebouwde koppeling aan die je in de instellingen aanzet. Een tool zoals Zapier of Make kan twee pakketten verbinden. En voor specifieke wensen wordt een koppeling op maat gebouwd via de API. Per koppeling bepaal je welke gegevens, hoe vaak, in welke richting en wat er gebeurt bij conflicten.
Voor een kmo is het belangrijk om per gegeven af te spreken welk pakket leidend is, bijvoorbeeld klantgegevens in het CRM en facturen in de boekhouding. Anders ontstaan dubbels. Een koppeling moet ook opgevolgd worden: als een toegang verloopt of een pakket zijn API aanpast, kan ze stoppen, en dan moet er een melding komen.
Een installateur koppelt zijn offertepakket aan de boekhouding. Wanneer een klant een offerte goedkeurt, wordt de klant in de boekhouding aangemaakt als hij er nog niet in staat, en wordt de verkoopfactuur klaargezet. Klantgegevens worden maar op één plek ingevoerd.
Een standaardkoppeling is sneller in te stellen en wordt door de leverancier onderhouden, maar dekt vaak alleen de gangbare gevallen. Een koppeling op maat past beter bij je werkwijze, maar vraagt bouw en onderhoud.
Dan zijn er alternatieven: bestanden uitwisselen via export en import (zoals csv), mails inlezen of RPA gebruiken. Elke optie heeft eigen beperkingen, bijvoorbeeld in snelheid of stabiliteit.
Een goed opgezette koppeling meldt fouten aan een persoon en bewaart wat niet verwerkt kon worden, zodat het achteraf alsnog kan gebeuren. Daarom is monitoring een onderdeel van de koppeling zelf.
Wil je weten wat dit voor jullie bedrijf betekent? Plan een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.