Woordenlijst
Een procesanalyse is het stap voor stap in kaart brengen van hoe een taak nu verloopt, wie wat doet en waar tijd of fouten verloren gaan.
Je beschrijft een proces van begin tot einde: wat het start, welke stappen er volgen, welke programma's erbij komen kijken, wie wat doet, hoe vaak het gebeurt en wat er misgaat. Dat gebeurt best in gesprek met de mensen die het werk doen, en door één echt voorbeeld te volgen.
Het resultaat is een schema en een lijst van knelpunten, zoals handmatig overtypen, wachten op goedkeuring en uitzonderingen. Daarna beslis je wat geschrapt, vereenvoudigd of geautomatiseerd wordt. Soms blijkt dat het proces eerst vereenvoudigd moet worden, want een rommelig proces automatiseren legt de rommel vast.
Voor een kmo hoeft dit niet zwaar te zijn. Voor één proces volstaat het om op te schrijven wie het doet, hoe vaak, met welk programma en welke uitzonderingen er zijn. We automatiseren pas als het proces op papier klopt. De analyse is ook de basis om in te schatten wat een automatisering zou opleveren.
Een office manager in een groothandel beschrijft hoe een bestelling per mail wordt verwerkt, van de mail tot de verstuurde bevestiging. Op papier blijkt dat dezelfde klantgegevens drie keer worden opgezocht en dat uitzonderingen telefonisch lopen. Nu is duidelijk welke stappen regels volgen en welke bij een persoon blijven.
Dat hangt af van het proces. Voor één afgebakende taak met een paar betrokken mensen volstaat vaak een gesprek en het volgen van enkele echte voorbeelden.
Ja. Schrijf de stappen op, noteer per stap het programma, de persoon en hoe vaak het gebeurt, en markeer waar je gegevens overtypt of op iemand wacht.
Wil je weten wat dit voor jullie bedrijf betekent? Plan een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.