Per rol
Wat een operationeel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan planning, werkbonnen, uren en klantvragen, en wat daarvan te automatiseren valt.
Een operationeel verantwoordelijke zorgt dat het werk in de praktijk gebeurt: ploegen plannen, werkbonnen opvolgen, leveringen bewaken en klanten op de hoogte houden. Bij een installateur, een transportbedrijf, een schoonmaakbedrijf of een productiebedrijf is dat de persoon die vaak onderweg is en tegelijk de administratie achter zich aan heeft.
Die administratie volgt op wat in het terrein gebeurt: uren, materiaal, status en facturatie. Een automatisering laat medewerkers dat eenvoudig doorgeven en zet het om in werkbonnen, urenstaten en factuurvoorstellen. De planning en de beslissingen blijven bij de verantwoordelijke, die goedkeurt waar het ertoe doet.
Planning die telkens wijzigt
Een afspraak verschuift, een medewerker is ziek of een klant belt om te wijzigen. Dan moeten agenda's, collega's en klanten worden aangepast, meestal via telefoon en berichten.
Uren en werkbonnen van het terrein
Medewerkers noteren uren en materiaal op papier of sturen een bericht. Wie dat achteraf moet ontcijferen en overtikken, verliest tijd en maakt fouten.
Van uitgevoerd werk naar factuur
Wat is uitgevoerd moet in een factuur komen. Als de gegevens laat of onvolledig binnenkomen, wordt er later gefactureerd en blijft werk onbetaald.
Klanten die bellen voor de status
Klanten vragen wanneer iemand komt of waar hun bestelling is. De verantwoordelijke of de binnendienst zoekt het op en belt of mailt terug, terwijl het antwoord al in een planning of systeem staat.
Overzicht over wat er gebeurt
Hoeveel uren een opdracht kostte, welke werken openstaan en waar het stokt: die cijfers staan in verschillende bestanden. Een overzicht maken kost uren, dus het gebeurt zelden.
Ja, via een eenvoudig formulier waarin ze uren en materiaal doorgeven. Dat formulier stemmen we af op wat jullie medewerkers gewend zijn, zodat het geen extra werk wordt. Wat ze invullen, komt terecht in werkbonnen en urenstaten die een verantwoordelijke goedkeurt.
Dat hangt af van het pakket en wat het toelaat via een API of een export. Tijdens de scan bekijken we dat voor jullie programma's. Bestaat er geen koppeling, dan kijken we of het via een bestand of de mailbox kan, en zeggen we eerlijk als dat niet haalbaar is.
Na de scan weet je per automatisering wat de prijs op maat is. Voor hosting, monitoring en onderhoud betaal je daarna een maandelijks beheerbedrag.
Een persoon van jullie. Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt, en een factuur blijft een concept tot iemand ze verstuurt. Accounts en gegevens blijven op naam van jullie bedrijf.
Herken je dit? In 20 minuten kijken we waar jullie het eerst tijd terugwinnen.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.