Drukkerijen en signalisatie
Webshop, productie en boekhouding koppelen voor drukkerijen
Bestellingen uit een webshop of orderportaal worden omgezet in productieorders, facturen en verzendinformatie. Een medewerker keurt het drukbestand goed voor het werk start.
Hoe het nu gaat
Bij veel drukkerijen en signalisatiebedrijven bestaat het werk uit meerdere systemen die elkaar niet kennen. Er is een webshop of bestelformulier, een kalkulatiebestand, een planning in Excel of op een bord, het pakket voor facturatie en een bestandsserver met de drukklare bestanden van klanten. Een bestelling die online binnenkomt, wordt vaak uitgeprint, overgetikt in de planning en later opnieuw ingegeven bij de factuur.
Het risico zit in de overdracht. Een klant bestelt 500 kaartjes met een bepaald papier en een bepaald bestand, maar in de planning staat een ander formaat. Een bestand dat in de bestelling zat, belandt in de mailbox van een collega. Een spoedbestelling moet voorrang krijgen op de planning, maar niemand heeft de leverdatum in het systeem gezien. Een factuur wordt pas gemaakt als iemand de leverbon terugvindt.
Daarnaast willen klanten weten waar hun order is. Een eindklant of een vaste zakelijke klant mailt om te vragen of het werk al in productie is, en een medewerker moet daarvoor tussen drie plaatsen zoeken. Wat niet in het systeem staat, kan ook niemand teruggeven.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Bestelling en bestand samen binnenhalen
Een bestelling uit de webshop of het orderportaal, met de gekozen specificaties en het geüploade bestand, wordt omgezet in een productieorder. Bij een eenvoudige koppeling gaat dat via de API van de webshop (Shopify of WooCommerce). Bij andere systemen bekijken we in de scan of een export of API beschikbaar is.
- 02
Bestandscontrole door een mens
Het bestand krijgt een status voor controle. De prepress-medewerker keurt het goed of vraagt de klant om een nieuw bestand. De automatisering beoordeelt de drukkwaliteit niet zelf. Pas na goedkeuring gaat het order de planning in.
- 03
Productieorder en planning
Het order komt met formaat, oplage, papier, afwerking en leverdatum in het systeem dat jullie gebruiken voor planning, bijvoorbeeld Odoo of een gedeeld werkblad. Spoedorders worden gemarkeerd en de verantwoordelijke krijgt een melding.
- 04
Verzending en factuur
Is het werk klaar, dan wordt de verzendinformatie klaargezet en gaat de verkoopfactuur als voorstel naar Exact Online of het pakket dat jullie gebruiken. Wat automatisch en wat na goedkeuring gebeurt, bepalen jullie per stap.
- 05
Status terug naar de klant
De klant krijgt bij elke stap een bericht met de status: bestand goedgekeurd, in productie, klaar voor levering. Mismatches tussen systemen, zoals een bestelling zonder bestand, komen op een lijst die iemand elke dag bekijkt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een online bestelling van 500 visitekaartjes en een spoedorder
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. In een drukkerij met vijf medewerkers komen dagelijks ongeveer twintig bestellingen online binnen. In het voorbeeld worden ze automatisch productieorders met het bestand erbij, en de prepress-medewerker keurt of weigert de bestanden in een lijst. Een spoedorder voor de volgende dag krijgt een markering en een melding aan de productieleider. Bij levering staat de factuur als voorstel klaar. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
De koppeling past gegevens alleen aan volgens regels die jullie vooraf hebben goedgekeurd. Voor stappen met gevolgen, zoals het aanmaken van een verkoopfactuur, kiezen jullie of dat automatisch gebeurt of eerst ter goedkeuring. Conflicten tussen twee systemen komen op een lijst die iemand beoordeelt.
Werkt met
Meer voor drukkerijen en signalisatiebedrijven
Software koppelen in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van het platform. Heeft het een API of een export van bestellingen en bestanden, dan kunnen we er mee werken. Heeft het die niet, dan zoeken we in de scan een alternatief, bijvoorbeeld een mailbox of een gedeelde map. We beloven pas een prijs als we gezien hebben wat het platform toelaat.
Jullie prepress-medewerker. De koppeling zet het bestand klaar voor controle, maar beslist niet of het bruikbaar is. Pas nadat een medewerker het goedkeurt, gaat het order verder naar de planning.
Dan komt het verschil op een controlelijst en wordt niets stilzwijgend overschreven. We leggen vooraf vast welk systeem het leidende is voor leverdata. Een medewerker lost een afwijking op en de rest gaat automatisch verder.
Koppelingen tussen meerdere systemen zijn meestal een grotere klus. Wat het kost, hangt af van het aantal systemen en de gegevensstromen. Een eenvoudige koppeling tussen twee pakketten is een kleinere klus. Je krijgt de prijs per koppeling na de scan van een halve dag. De scan wordt verrekend als je binnen 30 dagen bestelt. Voor hosting, monitoring en onderhoud komt er daarna een maandelijks beheerbedrag.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.