Software · webshop
WooCommerce automatiseren en koppelen
WooCommerce is een gratis webshopplugin voor WordPress die je zelf host en beheert.
WooCommerce bij kmo's
WooCommerce draait als plugin op een WordPress-site. De shop staat dus op een eigen hostingpakket en is met extensies sterk aan te passen, wat het populair maakt bij kmo's die een webshop naast een bestaande website willen. Producten, bestellingen en klanten staan in het WordPress-beheer.
Omdat de shop zelf beheerd wordt, zijn er meer losse onderdelen dan bij een gehost platform. Bestellingen worden overgetypt in de boekhouding, de voorraad klopt niet met het magazijn, bestelvragen belanden in de mailbox en rapporten worden uit exports gemaakt. Op die plaatsen helpt automatisering.
Wat we automatiseren
Bestellingen doorgeven aan facturatie en boekhouding
Elke bestelling zetten we als factuur of boeking klaar in jullie facturatie- of boekhoudpakket. Een medewerker kijkt uitzonderingen na, zoals bestellingen met een btw-nummer of naar het buitenland.
Voorraad synchroniseren
Voorraadwijzigingen in jullie ERP, voorraadlijst of leveranciersbestand zetten we door naar de shop. Zo wordt niet meer verkocht wat er niet is.
Vragen over bestellingen voorbereiden
Mails over de status van een bestelling lezen we uit en we zoeken de bestelling erbij. Zo komt er een antwoordconcept klaar dat een medewerker nakijkt voor het vertrekt.
Uitbetalingen en betalingen afletteren
We koppelen betalingen en uitbetalingen van de betaalprovider aan bestellingen en facturen, zodat de boekhouding een duidelijk overzicht krijgt.
Verkoopoverzicht per week
Omzet, aantal bestellingen en best verkopende producten komen op een vast moment in een overzicht, zonder dat iemand een export maakt.
Hoe we koppelen
WooCommerce heeft een REST API en kan via ingebouwde webhooks melden dat er een bestelling is binnengekomen of gewijzigd. De toegang loopt via API-sleutels die jullie zelf in het beheer van de shop aanmaken en kunnen intrekken. De shop zelf staat bij jullie hostingpartij of beheerder. Een paar zaken zijn daardoor afhankelijk van de installatie: de beveiliging, updates van WordPress en plugins, en welke extensies er draaien. Dat controleren we bij de start. Bestellingen en klantgegevens blijven in jullie shop.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Klantvragen beantwoordenWe zetten een assistent in die terugkerende vragen beantwoordt met jullie eigen informatie en al het andere doorgeeft aan een collega.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
WooCommerce koppelen met
- BillitEen WooCommerce-bestelling wordt een factuur in Billit en de betaalstatus komt terug in de shop. Niemand hoeft bestellingen nog over te typen in het facturatieplatform.
- Exact OnlineWooCommerce draait op jullie eigen WordPress-site, Exact Online bevat de boekhouding. Dit zijn de gegevens die tussen beide kunnen lopen en de keuzes die eerst gemaakt worden.
- OctopusWooCommerce staat op jullie eigen WordPress-site, Octopus bevat de boekhouding. Dit zijn de gegevens die tussen beide kunnen lopen en wat afhangt van jullie versie van Octopus.
- OdooWooCommerce-bestellingen komen als verkooporder in Odoo en voorraad en prijzen gaan de andere kant op. Bestaat er een connector die volstaat, dan gebruiken we die.
- MollieMollie heeft zelf een plugin waarmee klanten in WooCommerce betalen. Wij nemen het werk na de betaling over: uitbetalingen afletteren, mislukte betalingen opvolgen en terugbetalingen laten goedkeuren.
- YukiWooCommerce staat op jullie eigen WordPress-site, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Dit zijn de gegevens die kunnen doorstromen en de keuzes die daarvoor eerst nodig zijn.
Veelgestelde vragen
Nee. De shop blijft bij jullie hostingpartij of webbouwer. Wij hosten en onderhouden de automatiseringen en de koppeling. Wijzigt een update van WordPress of een plugin iets aan de gegevens die we gebruiken, dan zien we dat en passen we de koppeling aan.
Meestal niet. De REST API zit in WooCommerce en vraagt enkel een sleutel die jullie aanmaken. Soms stellen we een kleine aanpassing voor, bijvoorbeeld als bepaalde gegevens in een extensie staan. Dat bespreken we vooraf met jullie en de beheerder van de shop.
De gegevens blijven in jullie shop. We werken met API-sleutels die jullie op elk moment intrekken en met enkel de rechten die de automatisering nodig heeft.
De scan van een halve dag op locatie wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Werken jullie met WooCommerce? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.