Per rol
Wat een office manager in een kmo kwijt is aan mails, documenten, afspraken en personeelsadministratie, en welke automatiseringen helpen.
Een office manager houdt het kantoor draaiend: de gedeelde mailbox, de agenda, de post, leveranciers, personeel en alles wat niemand anders oppakt. Het werk is gevarieerd, verspreid over de dag en voortdurend onderbroken door vragen van collega's. Een deel ervan is terugkerend en volgt dezelfde stappen.
Dat terugkerende deel is het deel dat te automatiseren valt. Mails sorteren, documenten herkennen en opbergen, afspraken bevestigen en verlof registreren zijn taken met een vaste volgorde. Wat oordeel vraagt, blijft bij de office manager: de automatisering zet het klaar of geeft het door.
De gedeelde mailbox
Alles komt binnen op info@: offertevragen, facturen, sollicitaties, klachten. Iemand moet elke mail lezen, doorsturen en onthouden wie wat oppakt, en wat niet wordt doorgestuurd, blijft liggen.
Documenten ontvangen en opbergen
Contracten, bestelbonnen en attesten komen binnen als bijlage of als scan. Ze moeten worden gelezen, benoemd en op de juiste plaats bewaard, en later terugvinden kost opnieuw tijd.
Afspraken heen en weer mailen
Een afspraak vastleggen betekent mails of telefoons over beschikbaarheid, een bevestiging en een herinnering. Wijzigt er iets, dan begint dat opnieuw en moet de agenda van iemand worden bijgewerkt.
Personeelsadministratie tussendoor
Een nieuwe medewerker heeft een checklist nodig, verlofaanvragen komen binnen via mail of papier en vervaldata van attesten moeten bijgehouden worden. Het is veel kleine taken, die elk net te belangrijk zijn om te laten liggen.
Dezelfde klantvragen steeds opnieuw
Openingsuren, leveringstermijnen, de status van een bestelling: dezelfde vragen komen elke week terug en worden telkens opnieuw beantwoord, vaak met een antwoord dat elders al staat.
Een overzicht van hoe het werk nu loopt, en toegang tot de programma's die erbij horen. De scan van een halve dag op locatie gebruiken we om dat samen in kaart te brengen. Die scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen.
De grootste inbreng is het uitleggen van het proces en het nakijken van de eerste resultaten. In het begin keur je meer goed, later kun je kiezen dat routinegevallen vanzelf verlopen. Hoeveel tijd het precies vraagt, hangt af van de automatisering.
Na de scan krijg je per automatisering een prijs op maat. Daarbovenop komt een maandelijks beheerbedrag voor hosting, monitoring en onderhoud.
Dan loopt het niet ongemerkt verder. We bewaken de uitvoeringen, herstellen fouten binnen het maandbedrag en een persoon van jullie keurt goed waar het ertoe doet. Documenten of gegevens waarvan de automatisering niet zeker is, komen in een lijst om na te kijken.
Herken je dit? In 20 minuten kijken we waar jullie het eerst tijd terugwinnen.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.