Hebben we een bepaald Exact-abonnement nodig?

Dat hangt af van de modules en mogelijkheden in jullie abonnement. Tijdens de scan controleren we welke gegevens we via de koppeling kunnen lezen en aanmaken, en we zeggen vooraf wat niet kan, zodat je niet pas na de bouw ontdekt dat een module ontbreekt.

Boekt de automatisering zelf zonder dat iemand kijkt?

Standaard niet. Aankoopfacturen en andere boekingen worden klaargezet en een medewerker keurt ze goed voor ze definitief zijn. Voor vaste leveranciers met altijd dezelfde gegevens kunnen jullie later beslissen om minder te controleren, maar dat is een keuze van jullie.

Wat als Exact iets aan de koppeling verandert?

We bewaken de automatiseringen. Loopt er een vast na een wijziging aan Exact-kant, dan zien we dat en passen we de koppeling aan. Dat onderhoud zit in het maandelijkse bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.

Wat kost een koppeling met Exact Online?

Voor de scan komen we een halve dag op locatie langs. Die wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.

Exact Online automatiseren en koppelen

Exact Online bij kmo's

Voor veel kmo's is Exact Online het systeem waarin de boekhouding staat. Aankoopfacturen, verkoopfacturen, bankverrichtingen en btw lopen er samen, en omdat veel Belgische boekhoudkantoren met Exact werken, zit jullie boekhouder vaak in dezelfde omgeving als jullie. Alles wat er ingegeven wordt, komt dus rechtstreeks bij de boekhouder terecht.

Het handwerk zit vooral rond Exact. Aankoopfacturen komen als pdf in een mailbox en iemand typt leverancier, bedrag en btw over. Verkoopfacturen worden in een ander programma gemaakt en daarna opnieuw ingegeven. De lijst met openstaande facturen leeft in een Excel-bestand dat niemand actueel houdt. Op die plaatsen werken wij.

Wat we automatiseren

Aankoopfacturen uit de mailbox klaarzetten in Exact
We lezen pdf's uit een gedeelde mailbox, halen leverancier, factuurnummer, bedrag, btw en datum eruit en zetten de boeking klaar in Exact. Een medewerker bekijkt de voorgestelde gegevens naast het document en keurt goed voor er iets definitief wordt.
Openstaande facturen opvolgen
We lezen de openstaande posten uit Exact en bereiden per klant een herinnering voor, met de juiste facturen en de betalingsgegevens. Jullie beslissen per klant of de herinnering vertrekt, zodat een klant die gisteren betaalde geen aanmaning krijgt.
Klanten en verkoopfacturen aanmaken vanuit een aanvaarde offerte
Zodra een offerte aanvaard is in jullie CRM of offertetool, maken we de klant aan in Exact als die er nog niet is en zetten we de verkoopfactuur klaar. De gegevens worden dus één keer ingegeven, op de plek waar ze ontstaan.
Wekelijks overzicht uit Exact
We halen cijfers zoals omzet, openstaande facturen en kosten per periode uit Exact en zetten ze in een vast overzicht dat elke week in jullie mailbox of in een gedeeld document staat. Niemand hoeft nog een export te openen en te kopiëren.

Hoe we koppelen

Exact Online heeft een publieke API waarmee externe toepassingen gegevens kunnen lezen en wegschrijven. Daarvoor wordt een koppeling geregistreerd bij Exact en loopt de toegang via een login op jullie eigen Exact-omgeving, met rechten die jullie zelf beheren en kunnen intrekken. Welke gegevens we kunnen lezen of aanmaken en hoeveel aanroepen Exact toelaat, bepaalt Exact zelf en kan per abonnement en module verschillen. Waar de API niet volstaat, werken we met exports of via de mailbox. De gegevens blijven in jullie Exact-omgeving, op jullie account.

Automatiseringen

Exact Online koppelen met

Sectoren

Veelgestelde vragen

Dat hangt af van de modules en mogelijkheden in jullie abonnement. Tijdens de scan controleren we welke gegevens we via de koppeling kunnen lezen en aanmaken, en we zeggen vooraf wat niet kan, zodat je niet pas na de bouw ontdekt dat een module ontbreekt.
Standaard niet. Aankoopfacturen en andere boekingen worden klaargezet en een medewerker keurt ze goed voor ze definitief zijn. Voor vaste leveranciers met altijd dezelfde gegevens kunnen jullie later beslissen om minder te controleren, maar dat is een keuze van jullie.
We bewaken de automatiseringen. Loopt er een vast na een wijziging aan Exact-kant, dan zien we dat en passen we de koppeling aan. Dat onderhoud zit in het maandelijkse bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Voor de scan komen we een halve dag op locatie langs. Die wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.

Werken jullie met Exact Online? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.

Plan een gesprek Of doe eerst de gratis check

20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.