Marketing- en communicatiebureaus
CRM, uren en boekhouding koppelen voor marketing- en communicatiebureaus
Een gewonnen offerte wordt een project met budget, uren gaan naar de factuur en de factuur naar de boekhouding. Afwijkingen tussen systemen komen op een controlelijst.
Hoe het nu gaat
Een bureau werkt met meerdere tools die elk iets goed doen. Een CRM voor offertes, een planning of projecttool voor wie aan wat werkt, een aparte plek voor uren, een boekhoudpakket voor facturen en een gedeelde schijf voor bestanden. Elk daarvan heeft zijn eigen versie van de klant en het project. Een nieuwe klant moet vier keer worden aangemaakt, en bij een naamswijziging moet hetzelfde vier keer.
Het meeste werk zit in het overtypen tussen die tools. Wanneer een offerte wordt aanvaard, maakt iemand een project aan, vult het budget in, voegt de uren van de offerte toe aan de planning en maakt de eerste factuur klaar in de boekhouding. Dat gebeurt meestal een paar dagen later, wanneer het werk al begonnen is. Daardoor ontbreken projecten bij de uren en budgetten bij de projecten.
Elke afwijking leidt tot een gesprek achteraf. Een factuur gaat uit met het verkeerde btw-nummer. Een klant bestaat in het CRM als 'Bakkerij Janssens' en in de boekhouding als 'Janssens BV'. Een freelancer wordt uitbetaald voor een project dat niet meer bestaat. Wie de cijfers per klant wil bekijken, moet ze uit twee bronnen samenbrengen.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Eén bron per gegeven
Eerst leggen we vast welk systeem leidend is voor welk gegeven. De klantgegevens staan bijvoorbeeld in het CRM, de uren in de urenregistratie, de facturen in de boekhouding. De koppeling overschrijft niets stilzwijgend: afwijkingen komen op een lijst.
- 02
Van offerte naar project
Wordt een offerte in Teamleader of Odoo op aanvaard gezet, dan ontstaat een project met het budget, de uren per profiel en de klant, in de tool die jullie voor planning gebruiken. Kan die tool niet worden gekoppeld, dan staat het project als taak met alle gegevens klaar.
- 03
Van uren naar factuur
Geregistreerde uren en doorgerekende kosten worden verzameld per klant en gaan als factuurvoorstel naar het boekhoudpakket. Voor retainers komt dat maandelijks. Een medewerker keurt het voorstel goed voor het uitgaat.
- 04
Facturen terug naar het project
Een verstuurde factuur en de betaalstatus komen terug in het projectoverzicht. De projectleider ziet zo wat gefactureerd en betaald is en hoeft daarvoor niet in de boekhouding te kijken.
- 05
Controle van afwijkingen
Elke dag toont een lijst wat niet overeenkomt: een klant met twee namen, uren zonder project, een factuur zonder gekoppeld project. Een medewerker lost ze op, en de koppeling past de regels aan als het vaker gebeurt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: van aanvaarde offerte naar eerste factuur
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een bureau aanvaardt een offerte van €18.000 voor een nieuwe website, in drie fasen. In het voorbeeld ontstaat het project met de drie fasen en het budget in de planning, en staat het voorschot als factuurvoorstel klaar. Na de oplevering van fase één komen de uren en een doorgerekende fotokost op het volgende voorstel. Een klant met twee verschillende namen in CRM en boekhouding staat op de controlelijst. De bedragen zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
De koppeling past gegevens alleen aan volgens regels die jullie vooraf hebben goedgekeurd. Voor stappen met gevolgen, zoals het aanmaken van een verkoopfactuur, kiezen jullie of dat automatisch gebeurt of eerst ter goedkeuring. Conflicten tussen twee systemen komen op een lijst die iemand beoordeelt.
Meer voor marketing- en communicatiebureaus
Software koppelen in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Als die een API of een geschikte export heeft, ja. Dat verschilt sterk per tool, dus we bekijken het in de scan voor we een prijs geven. Biedt de tool geen toegang, dan houden we een eenvoudige overdracht via een gedeeld overzicht.
Dan komt het verschil op een controlelijst voor een medewerker. De koppeling beslist niet welk bedrag het juiste is. We leggen vooraf wel vast welk systeem voor welk bedrag de bron is.
Dat hangt af van hoeveel overtypwerk er nu is. Soms is één koppeling genoeg, bijvoorbeeld van offerte naar project. In de scan bepalen we welke stap het meeste oplevert en beginnen we daar, in plaats van alles tegelijk te bouwen.
Koppelingen tussen meerdere systemen zijn meestal een grotere klus. De kosten hangen af van het aantal systemen en de gegevensstromen. Een eenvoudige koppeling tussen twee pakketten is een kleinere klus. Je krijgt de prijs per koppeling na de scan van een halve dag. De scan wordt verrekend als je binnen 30 dagen bestelt. Daarbovenop komt een maandelijks beheerbedrag voor hosting, opvolging en onderhoud.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.