Woordenlijst
Peppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven gestructureerde documenten, zoals e-facturen, veilig rechtstreeks van het ene systeem naar het andere versturen.
Peppol werkt als een gedeeld postsysteem voor zakelijke documenten. Je verstuurt een factuur niet per e-mail, maar via een erkende Peppol-aanbieder, een zogenaamd access point. Die bezorgt het document bij het access point van de ontvanger, dat het in diens boekhoudpakket laat binnenkomen. Beide partijen zijn geregistreerd met een Peppol-ID, dat voor Belgische bedrijven op het ondernemingsnummer gebaseerd is.
Het document zelf is een gestructureerd bestand, in de praktijk UBL, en geen pdf. Daardoor kan de software van de ontvanger de factuur verwerken zonder te moeten overtypen. In België moeten btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 hun facturen aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen als gestructureerde e-factuur versturen, en die uitwisseling loopt in de praktijk via Peppol.
Voor een kmo komt dit neer op twee dingen. Je boekhoud- of facturatiesoftware moet via Peppol kunnen verzenden en ontvangen, en je moet je registreren bij een access point, vaak via de softwareleverancier zelf. Daarna wordt het inboeken van aankoopfacturen eenvoudiger, omdat de gegevens al gestructureerd binnenkomen.
Een aannemer ontvangt een factuur van een leverancier via Peppol. De factuur komt als UBL-bestand binnen in het boekhoudpakket, met leverancier, bedrag, btw en betalingsgegevens al ingevuld. De boekhouder controleert de gegevens en keurt goed. Vroeger werd dezelfde pdf uit een mailbox gehaald en overgetypt.
Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige ondernemingen in België hun B2B-facturen aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen als gestructureerde e-factuur versturen, en dat loopt in de praktijk via Peppol. Voor uitzonderingen en sancties raadpleeg je de FOD Financiën of je boekhouder.
Verkoop aan particulieren valt niet onder de verplichting voor B2B-facturen. Ontvang je wel facturen van andere bedrijven, dan kunnen die voortaan via Peppol binnenkomen. Je boekhouder kan nagaan wat voor je bedrijf van toepassing is.
Meestal via je boekhoud- of facturatiesoftware of via een erkende Peppol-aanbieder. Die registreert je ondernemingsnummer in het netwerk, waarna andere bedrijven je kunnen vinden en facturen naar je kunnen sturen.
Wil je weten wat dit voor jullie bedrijf betekent? Plan een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.