Per rol
Wat een financieel verantwoordelijke in een kmo kwijt is aan facturen, betalingsopvolging en rapporten, en wat daarvan te automatiseren valt.
In een kmo is de financieel verantwoordelijke vaak een bediende boekhouding, een administratief medewerker of de zaakvoerder zelf. De externe boekhouder zorgt voor de aangiftes en de jaarrekening. Wat daaraan voorafgaat, gebeurt intern: facturen invoeren, betalingen opvolgen, cijfers samenstellen en bewijsstukken bijhouden.
Veel van dat werk is invoeren en nakijken. Een automatisering kan facturen inlezen en als boeking klaarzetten, herinneringen voorbereiden en cijfers samenbrengen. De boeking en de beslissing blijven bij een persoon. Een automatisering boekt standaard niets definitief en rekent geen aangifte door.
Aankoopfacturen intikken
Facturen komen binnen als pdf in een mailbox of via een platform. Leverancier, datum, bedragen en btw worden overgetikt in het boekhoudpakket, en elke vergissing kost later tijd om op te sporen.
Verschillende bronnen voor dezelfde cijfers
Verkoop zit in het CRM of de webshop, betalingen in de bank en de boekingen in het boekhoudpakket. Om te weten waar jullie staan, worden gegevens uit meerdere plaatsen samengebracht in een bestand.
Betalingsopvolging die afhangt van geheugen
Welke klant te laat is, moet iemand nakijken, waarna een herinnering wordt geschreven en verstuurd. Dat gebeurt vaak in golven, vlak voor de maandafsluiting of wanneer de kas krap staat.
Rapporten samenstellen voor boekhouder of bank
Maandrapporten en overzichten voor de boekhouder of de bank worden telkens opnieuw opgebouwd. Het kost uren, en de cijfers verschillen soms omdat de bronnen op een ander moment zijn uitgelezen.
Bewijsstukken terugvinden
Een contract, een bestelbon of een attest ligt ergens in een map of een mailbox. Bij een controle of een vraag van de boekhouder gaat tijd verloren aan zoeken.
Standaard niet. Ze zet facturen klaar als boeking in het boekhoudpakket en jullie of jullie boekhouder keuren ze goed, zeker in de eerste weken. Pas als jullie dat willen, kan een routinefactuur van een bekende leverancier later vanzelf verwerkt worden. Dat kiezen jullie zelf.
Onder meer met Exact Online, Yuki, Octopus, Billit, Teamleader en Odoo. Wat precies kan, hangt af van het pakket, de versie en het abonnement, want elk pakket bepaalt zelf wat een koppeling mag lezen en schrijven. Tijdens de scan bekijken we dat voor jullie pakket en zeggen we eerlijk wanneer iets niet haalbaar is.
Elke automatisering heeft na de scan een prijs op maat. Voor hosting, monitoring en onderhoud komt er daarna een maandelijks beheerbedrag.
Ja, als jullie dat willen. De boekhouding blijft in jullie pakket, op jullie account of dat van jullie boekhouder. Je kunt afspreken dat de boekhouder de klaargezette boekingen goedkeurt, en de aangifte blijft bij hem of haar.
Herken je dit? In 20 minuten kijken we waar jullie het eerst tijd terugwinnen.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.