Software · webshop
Shopify automatiseren en koppelen
Shopify is een gehost webshopplatform waarmee kleine en middelgrote bedrijven online verkopen.
Shopify bij kmo's
Met Shopify bouwen kmo's een webshop die Shopify host en onderhoudt. Producten, bestellingen, klanten en voorraad staan in het beheerpaneel, en betalingen en verzending worden via apps of eigen instellingen aangesloten. De shop zelf draait dus stabiel zonder eigen server.
Het handwerk zit achter de shop. Bestellingen worden overgetypt in het facturatie- of boekhoudpakket, de voorraad klopt niet met wat in het magazijn ligt, klanten vragen waar hun pakket blijft en de uitbetalingen van de betaalprovider moeten aan facturen gekoppeld worden. Daar nemen we werk over.
Wat we automatiseren
Bestellingen doorgeven aan facturatie en boekhouding
Elke bestelling zetten we als factuur of boeking klaar in jullie facturatie- of boekhoudpakket, met de juiste btw en klantgegevens. Een medewerker kijkt uitzonderingen na, zoals bestellingen naar het buitenland.
Voorraad synchroniseren met magazijn of leverancier
Wijzigingen in jullie voorraadlijst, ERP of leveranciersbestand zetten we door naar Shopify, zodat de shop geen producten verkoopt die er niet meer zijn.
Vragen over bestellingen voorbereiden
Vragen zoals waar een pakket blijft, lezen we uit de mailbox en we zoeken de bestelling erbij. Zo komt er een antwoordconcept klaar met de juiste status dat een medewerker nakijkt voor het vertrekt.
Uitbetalingen afletteren
We halen de uitbetalingen van de betaalprovider op en koppelen ze aan de bestellingen en facturen, zodat de boekhouding een duidelijk overzicht krijgt en niet bij elk bedrag moet zoeken.
Verkoopoverzicht per week
Omzet, aantal bestellingen en best verkopende producten komen in een vast overzicht op een afgesproken moment, zonder dat iemand een export uit het beheerpaneel moet maken.
Hoe we koppelen
Shopify heeft een Admin API en kan via webhooks melden dat er een bestelling of voorraadwijziging is. We verbinden via een eigen app die in jullie Shopify-account wordt aangemaakt, met enkel de nodige rechten. Jullie kunnen die app op elk moment verwijderen. De winkel, de klantgegevens en de bestellingen blijven in Shopify, op jullie account. Welke gegevens we kunnen lezen of aanpassen, hangt af van de rechten van de app en soms van jullie Shopify-abonnement.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Klantvragen beantwoordenWe zetten een assistent in die terugkerende vragen beantwoordt met jullie eigen informatie en al het andere doorgeeft aan een collega.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
- Aankoopfacturen inlezenWe lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
Shopify koppelen met
- BillitShopify verwerkt de bestellingen, Billit maakt en verstuurt de facturen. Dit zijn de gegevens die tussen beide kunnen lopen en de keuzes die daarvoor eerst nodig zijn.
- Exact OnlineShopify verwerkt bestellingen en betalingen, Exact Online de boekhouding. Hier staat welke gegevens tussen beide kunnen lopen en wat jullie vooraf beslissen.
- OctopusShopify verwerkt de bestellingen, Octopus bevat de boekhouding. Deze pagina legt uit welke gegevens tussen beide kunnen lopen en wat afhangt van jullie versie van Octopus.
- OdooShopify-bestellingen komen als verkooporder in Odoo en voorraad en productgegevens gaan de andere kant op. Bestaat er een connector die volstaat, dan gebruiken we die.
- YukiShopify verwerkt de bestellingen, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Hier staat wat er tussen beide kan lopen en wat vooraf beslist wordt.
Sectoren
Veelgestelde vragen
Er zijn apps voor veel pakketten. Waar zo'n app volstaat voor jullie situatie, raden we die zelf aan. We bouwen pas iets als de app niet doet wat nodig is, bijvoorbeeld bij Belgische btw-regels, specifieke tarieven of een pakket zonder app.
Nee, we passen het uiterlijk of de producten niet aan. De koppeling leest bestellingen en voorraad en schrijft enkel gegevens terug waarvoor jullie toestemming gaven, zoals voorraad of een trackingnummer.
Shopify publiceert nieuwe versies van zijn API en bouwt oudere af. We bewaken de automatiseringen en passen de koppeling aan wanneer dat nodig is. Dat onderhoud zit in het maandelijkse bedrag.
De scan duurt een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Werken jullie met Shopify? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.