Woordenlijst
Dubbele invoer is hetzelfde gegeven meer dan één keer met de hand invoeren, bijvoorbeeld in een offertepakket en daarna nog eens in de boekhouding.
Het ontstaat wanneer programma's niet gekoppeld zijn. Klantgegevens staan eerst in het CRM, daarna in het factuurprogramma en nog eens in een mailingtool. Elke keer overtypen kost tijd.
Daarnaast geeft het fouten en verschillen. Er zijn dan twee versies van een klantadres, of een bedrag in de offerte dat afwijkt van de factuur. Achteraf is het zoeken welke juist is, en niemand weet nog welke bron klopt.
De oplossing is om per gegeven één bron te kiezen, de plek waar het ingevoerd wordt, en de andere pakketten het te laten overnemen via een koppeling of een import. Breng eerst in kaart waar het gebeurt met een procesanalyse, en begin bij de plek waar het het vaakst voorkomt.
Een bouwbedrijf typt elke nieuwe klant in het offertepakket, daarna in de boekhouding en nog eens in de planning. Na een koppeling wordt de klant één keer ingevoerd in het offertepakket en nemen boekhouding en planning de gegevens automatisch over. Een adreswijziging gebeurt op één plek.
Vraag medewerkers welke gegevens ze in meer dan één programma intypen of kopiëren. Plekken waar iemand heen en weer schakelt tussen twee schermen of bestanden, zijn meestal dubbele invoer.
Meestal wel, als iemand gegevens uit het ene pakket in een sheet zet en daarna in een ander programma invoert. Elke extra stap met de hand kan nieuwe fouten geven.
Wil je weten wat dit voor jullie bedrijf betekent? Plan een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.